Kris專案管理學院    
登入 | 註冊
 

  1. 介紹
1.0 本手冊的介紹
1.1 本手冊的目的與應用
1.2 什麼是專案?
1.3 什麼是專案管理的工作?
1.4 什麼是專案管理流程?
1.5 Kris專案管理流程的架構
1.6 KPMP六大流程的子流程及文件

  2. Kris專案管理流程
2.1 提案流程
  2.1.1 確認問題與需求
  2.1.2 構想問題解決方案
  2.1.3 評估及篩選解決方案
  2.1.4 製作商業案例報告
  2.1.5 撰寫及審核專案提案書

2.2 起始流程
  2.2.1 製作專案核准文件
  2.2.2 建立專案管理團隊
  2.2.3 分析利害關係人
  2.2.4 確認專案需求及實現方法
  2.2.5 製作專案範疇說明書
  2.2.6 確認專案管理流程文件需求
  2.2.7 召開啟動會議

2.3 計劃流程
  2.3.1 確認專案計畫書內容
  2.3.2 定義產出需求規格
  2.3.3 定義專案工作
  2.3.4 發展品質計畫
  2.3.5 發展資源計畫
  2.3.6 發展時程計畫
  2.3.7 發展採購計畫
  2.3.8 發展預算計畫
  2.3.9 發展風險計畫
  2.3.10 發展溝通計畫
  2.3.11 規劃專案控管辦法
  2.3.12 彙整及審核專案計畫書

2.4 執行流程
  2.4.1 進行準備
    2.4.1.1 規劃開工前準備
    2.4.1.2 進行開工前準備
    2.4.1.3 舉辦開工說明會
  2.4.2 獲取資源
    2.4.2.1 獲取人力資源
    2.4.2.2 進行採購簽約
    2.4.2.3 進行採購驗收
  2.4.3 查核驗收
    2.4.3.1 查核工作
    2.4.3.2 驗收工作
  2.4.4 監督交付
    2.4.4.1 監督工作
    2.4.4.2 交付工作

2.5 控管流程
  2.5.1 控管進度
    2.5.1.1 分析及預測進度狀況
    2.5.1.2 報告及檢討現況
    2.5.1.3 規劃及進行更正行動
  2.5.2 控管問題
    2.5.2.1 管理議題
    2.5.2.2 管理變更
    2.5.2.3 管理風險
  2.5.3 控管溝通
    2.5.3.1 管理溝通訊息
    2.5.3.2 管理會議
  2.5.4 控管文件
    2.5.4.1 交付及簽核文件
    2.5.4.2 儲存及歸檔文件

2.6 結案流程
  2.6.1 審核及準備結案
  2.6.2 進行完工驗收
  2.6.3 進行完工移交
  2.6.4 進行合約行政結案
  2.6.5 進行專案行政結案
  2.6.6 進行結案後檢討改善

2.5.4.2 儲存及歸檔文件

Save and Archive Files

 Kris專案管理流程手冊 > 2.5.4.2 儲存及歸檔文件 作者:賴志宏 博士   出處:Kris專案管理顧問   日期:2019/3/6 

原理

在專案進行中,所有專案文件的檔案都需要被有效的存檔,以確保文件檔案在「存放、搜尋、查閱及取用」上的方便性、即時性及安全性。如此,將可提升專案工作執行及溝通的效率。而在專案結束後,所有重要的文件檔案都需要被有效歸檔,以確保日後在「調閱、存查及管理」上的方便性、完整性及安全性。如此,將可以有效保存專案的寶貴經驗及組織的智慧資產。

若無法有效儲存及歸檔專案文件,那麼將大幅降低專案工作執行及溝通的效率。同時,專案的經驗及智慧資產將無法被有效保留。為了有效進行文件儲存及歸檔的管理工作,專案成員必需運用良好的文件管理方法及資訊系統,來進行文件儲存及歸檔的工作。

儲存及歸檔文件」的主要任務在回答以下的幾個重要問題,包含:

  • 如何有效存放產出流程文件?
  • 如何有效存放管理流程文件?
  • 如何有效提交及點收歸檔文件?
  • 如何有效登錄及存放歸檔文件?
2542_archivefiles

目的

儲存及歸檔文件」活動的主要目的,包含:

  • 確保產出流程文件被有效存放。
  • 確保管理流程文件被有效存放。
  • 確保歸檔文件被有效提交及點收。
  • 確保歸檔文件被有效登錄及存放。

定義

  • 無。

流程

以下為「儲存及歸檔文件」的流程圖:

「彙整及審核專案計畫書」流程

活動

以下為「儲存及歸檔文件」各項活動的摘要說明:

「彙整及審核專案計畫書」各項活動

輸入、工具、產出

以下為「儲存及歸檔文件」各項活動的輸入資料、方法工具及產出的文件:

「彙整及審核專案計畫書」輸入、工具及產出

權責

以下為「儲存及歸檔文件」流程的主要權責:

「彙整及審核專案計畫書」主要權責

流程說明 (略):請參閱完整手冊

檢核表 (略):請參閱完整手冊

產出文件 (略):請參閱完整手冊

 

(單元結束)

Top

Tel: (02) 8797-3158   |   Email: syner.link@msa.hinet.net   |  聯絡我們
© 2020 Synerlink Int'l Co., Ltd. All Rights Reserved. (版權所有,禁止擅自轉貼節錄)
Kris專案管理學院 由 仕德國際有限公司 (Synerlink Int'l Co., Ltd.) 主持 
             
  關於我們 >> 培訓課程 >> 培訓案例 >>

 

PM流程建立顧問服務 >> PMO成立顧問服務 >> HR教育訓練文件下載 >> 專案管理知識架構 >> 專案管理工具及文件 >>  
•領導

•團隊管理

•衝突管理

•溝通管理

•利害關係人管理

•決策管理

•政治

•文化

•價值