Kris專案管理學院    
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  1. 介紹
1.0 本手冊的介紹
1.1 本手冊的目的與應用
1.2 什麼是專案?
1.3 什麼是專案管理的工作?
1.4 什麼是專案管理流程?
1.5 Kris專案管理流程的架構
1.6 KPMP六大流程的子流程及文件

  2. Kris專案管理流程
2.1 提案流程
  2.1.1 確認問題與需求
  2.1.2 構想問題解決方案
  2.1.3 評估及篩選解決方案
  2.1.4 製作商業案例報告
  2.1.5 撰寫及審核專案提案書

2.2 起始流程
  2.2.1 製作專案核准文件
  2.2.2 建立專案管理團隊
  2.2.3 分析利害關係人
  2.2.4 確認專案需求及實現方法
  2.2.5 製作專案範疇說明書
  2.2.6 確認專案管理流程文件需求
  2.2.7 召開啟動會議

2.3 計劃流程
  2.3.1 確認專案計畫書內容
  2.3.2 定義產出需求規格
  2.3.3 定義專案工作
  2.3.4 發展品質計畫
  2.3.5 發展資源計畫
  2.3.6 發展時程計畫
  2.3.7 發展採購計畫
  2.3.8 發展預算計畫
  2.3.9 發展風險計畫
  2.3.10 發展溝通計畫
  2.3.11 規劃專案控管辦法
  2.3.12 彙整及審核專案計畫書

2.4 執行流程
  2.4.1 進行準備
    2.4.1.1 規劃開工前準備
    2.4.1.2 進行開工前準備
    2.4.1.3 舉辦開工說明會
  2.4.2 獲取資源
    2.4.2.1 獲取人力資源
    2.4.2.2 進行採購簽約
    2.4.2.3 進行採購驗收
  2.4.3 查核驗收
    2.4.3.1 查核工作
    2.4.3.2 驗收工作
  2.4.4 監督交付
    2.4.4.1 監督工作
    2.4.4.2 交付工作

2.5 控管流程
  2.5.1 控管進度
    2.5.1.1 分析及預測進度狀況
    2.5.1.2 報告及檢討現況
    2.5.1.3 規劃及進行更正行動
  2.5.2 控管問題
    2.5.2.1 管理議題
    2.5.2.2 管理變更
    2.5.2.3 管理風險
  2.5.3 控管溝通
    2.5.3.1 管理溝通訊息
    2.5.3.2 管理會議
  2.5.4 控管文件
    2.5.4.1 交付及簽核文件
    2.5.4.2 儲存及歸檔文件

2.6 結案流程
  2.6.1 審核及準備結案
  2.6.2 進行完工驗收
  2.6.3 進行完工移交
  2.6.4 進行合約行政結案
  2.6.5 進行專案行政結案
  2.6.6 進行結案後檢討改善

2.5.3.1 管理溝通訊息

Manage Communication Messages

 Kris專案管理流程手冊 > 2.5.3.1 管理溝通訊息 作者:賴志宏 博士   出處:Kris專案管理顧問   日期:2019/3/6 

原理

在專案計畫階段時,專案經理根據利害關係人的溝通分析需求,仔細發展了專案的溝通計畫,其目的在規劃必要的溝通活動、資訊、對象、用途、時間、方式及負責等,以確保專案利害關係人間的良好溝通,進而提升專案的執行效率。專案溝通活動主要包含:專案階段重要的溝通活動、定期或不定期的工作管理溝通活動、及定期或不定期的專案控管溝通活動等三種類型。

在專案工作執行時,為了要確保溝通活動的有效進行,專案管理團隊必須規劃及準備有效的溝通工具及資訊系統,來從事溝通訊息發收、處理及存取的工作。同時運用有效的控管機制來進行溝通活動管理、追蹤及記錄的工作。若缺乏有效的溝通工具、資訊系統及控管機制,那麼專案的溝通活動將無法被有效的進行,致使專案利害關係人之間的溝通不良,進而造成專案工作執行及管理的效率不佳。

管理溝通訊息」的主要任務在回答以下的幾個重要問題,包含:

  • 如何有效準備溝通工具及資訊系統?
  • 如何有效進行溝通前的準備事宜?
  • 如何有效進行及管理溝通活動?
  • 如何有效追蹤及記錄溝通活動?
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目的

管理溝通訊息」活動的主要目的,包含:

  • 確保溝通工具及資訊系統被有效準備。
  • 確保溝通前的準備事宜被有效進行。
  • 確保溝通活動被有效進行及管理。
  • 確保溝通活動被有效追蹤及記錄。

定義

  • 無。

流程

以下為「管理溝通訊息」的流程圖:

「發展溝通計畫」流程

活動

以下為「管理溝通訊息」各項活動的摘要說明:

「發展溝通計畫」各項活動

輸入、工具、產出

以下為「管理溝通訊息」各項活動的輸入資料、方法工具及產出的文件:

「發展溝通計畫」輸入、工具及產出

權責

以下為「管理溝通訊息」流程的主要權責:

「發展溝通計畫」主要權責

流程說明 (略):請參閱完整手冊

檢核表 (略):請參閱完整手冊

產出文件 (略):請參閱完整手冊

 

(單元結束)

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