Kris專案管理學院    
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  1. 介紹
1.0 本手冊的介紹
1.1 本手冊的目的與應用
1.2 什麼是專案?
1.3 什麼是專案管理的工作?
1.4 什麼是專案管理流程?
1.5 Kris專案管理流程的架構
1.6 KPMP六大流程的子流程及文件

  2. Kris專案管理流程
2.1 提案流程
  2.1.1 確認問題與需求
  2.1.2 構想問題解決方案
  2.1.3 評估及篩選解決方案
  2.1.4 製作商業案例報告
  2.1.5 撰寫及審核專案提案書

2.2 起始流程
  2.2.1 製作專案核准文件
  2.2.2 建立專案管理團隊
  2.2.3 分析利害關係人
  2.2.4 確認專案需求及實現方法
  2.2.5 製作專案範疇說明書
  2.2.6 確認專案管理流程文件需求
  2.2.7 召開啟動會議

2.3 計劃流程
  2.3.1 確認專案計畫書內容
  2.3.2 定義產出需求規格
  2.3.3 定義專案工作
  2.3.4 發展品質計畫
  2.3.5 發展資源計畫
  2.3.6 發展時程計畫
  2.3.7 發展採購計畫
  2.3.8 發展預算計畫
  2.3.9 發展風險計畫
  2.3.10 發展溝通計畫
  2.3.11 規劃專案控管辦法
  2.3.12 彙整及審核專案計畫書

2.4 執行流程
  2.4.1 進行準備
    2.4.1.1 規劃開工前準備
    2.4.1.2 進行開工前準備
    2.4.1.3 舉辦開工說明會
  2.4.2 獲取資源
    2.4.2.1 獲取人力資源
    2.4.2.2 進行採購簽約
    2.4.2.3 進行採購驗收
  2.4.3 查核驗收
    2.4.3.1 查核工作
    2.4.3.2 驗收工作
  2.4.4 監督交付
    2.4.4.1 監督工作
    2.4.4.2 交付工作

2.5 控管流程
  2.5.1 控管進度
    2.5.1.1 分析及預測進度狀況
    2.5.1.2 報告及檢討現況
    2.5.1.3 規劃及進行更正行動
  2.5.2 控管問題
    2.5.2.1 管理議題
    2.5.2.2 管理變更
    2.5.2.3 管理風險
  2.5.3 控管溝通
    2.5.3.1 管理溝通訊息
    2.5.3.2 管理會議
  2.5.4 控管文件
    2.5.4.1 交付及簽核文件
    2.5.4.2 儲存及歸檔文件

2.6 結案流程
  2.6.1 審核及準備結案
  2.6.2 進行完工驗收
  2.6.3 進行完工移交
  2.6.4 進行合約行政結案
  2.6.5 進行專案行政結案
  2.6.6 進行結案後檢討改善

2.3.2 定義產出需求規格

Define Deliverables Specifications

 Kris專案管理流程手冊 > 2.3.2 定義產出需求規格 作者:賴志宏 博士   出處:Kris專案管理顧問   日期:2019/3/6 

原理

在專案流程的各階段中,各種必要的需求會由高階至詳細的程度,被逐步地確認及定義。根據時間的前後,專案必須確認的需求包含:
  • 問題需求:記載於問題的需求分析文件。
  • 專案需求:記載於專案需求確認文件。
  • 產出需求:記載於產出需求規格文件。
  • 設計需求:記載於產品/系統設計需求文件。
  • 產品規格:記載於產品/系統規格文件。

專案的目的在交付一個獨特的產出(deliverable),以滿足專案的需求,進而產生必要的功能,來獲取事業的利益。因此,專案的產出是專案過程中與完成後,必需交付給內部或外部顧客的「有形產品或無形服務或結果。」 (請參考(c)的定義)。

專案的產出規格是根據內部或外部顧客的需求所制定的。所謂「產出需求規格」是指:產出的「功能需求」及「非功能需求」的說明。「功能需求」描述一個產品或服務應該可以做什麼,「非功能需求」則描述應該要做到什麼程度 (請參考(c)的定義)。

產出需求規格文件是用來描述產出需求的標準文件,通常根據不同的產出類型,可被稱為產品需求文件(product requirements document)、軟體/系統需求規格書(software/systems requirements specification)、或服務需求文件(service requirement document)。一個專案可能同時包含以上的三種產出需求文件。

「定義產出需求規格」的工作就是要明確地定義專案的產出需求規格,以確保符合「專案的需求」。因此,在撰寫專案計畫書時,必須先確認專案所有產出項目,然後再來定義產出需求規格文件的內容及格式,最後進一步來完成產出需求規格文件撰寫的工作。

定義產出需求規格」的主要任務在回答以下的幾個重要問題,包含:

  • 如何有效收集必要的參考資料?
  • 如何有效發展專案的產出架構圖?
  • 如何有效確認需求規格文件的內容?
  • 如何有效撰寫及審核需求規格文件?
2320_deliverablesspecifications

目的

定義產出需求規格」活動的主要目的,包含:

  • 確保必要參考資料被有效收集。
  • 確保專案的產出架構圖被有效發展。
  • 確保需求規格文件的內容被有效確認。
  • 確保需求規格文件被有效撰寫及審核。

定義

  • 專案產出(Project Deliverable):指專案完成後,必需交付給內部或外部顧客之有形(tangible)的產品(product)或無形(intangible)的服務(service)或結果(result)。專案產出的規格是根據內部或/外部顧客的需求所制定的。
  • 產品( Product):指那些具有功能性及可操作性專案的最終產出,例如建築物、電子產品、家具、資訊系統、軟體或電影等。有形產品的價值取決於顧客對產品功能和品質的滿意程度。
  • 服務(Service):指那些以執行過程來創造價值的活動。通常,無形的服務在提供專業知識、技術、勞務,以完成顧客所需要的無形結果。例如,教育訓練、表演活動、顧問服務、金融服務、運輸服務、清潔服務、設備維修等。
  • 結果(Result):指一種期望的狀態、成果或效益。無形服務的價值取決於顧客對服務過程與結果的滿意程度。
  • 功能需求:指一個產品或服務應該具有的操作行為或動作。「功能需求」描述一個產品或服務應該可以做什麼,例如,一個杯子的功能需求就是裝水。
  • 非功能需求:指一個產品或服務所需功能應達到的品質要求。例如性能、效率、美觀、安全、可靠、經濟、環境、支援、維護等需求。「非功能需求」描述一個產品或服務的操作功能應該要做到什麼程度。
  • 產出需求文件:用來描述所有產出需求的文件,通常根據產出的類型,可被稱為產品需求文件(product requirements document)、軟體/系統需求規格書(software/systems requirements specification)、或服務需求文件(service requirements document)。一個專案可能同時包含以上的三種產出需求文件。

流程

以下為「定義產出需求規格」的流程圖:

「定義產出需求規格」流程

活動

以下為「定義產出需求規格」各項活動的摘要說明:

「定義產出需求規格」各項活動

輸入、工具、產出

以下為「定義產出需求規格」各項活動的輸入資料、方法工具及產出的文件:

「定義產出需求規格」輸入、工具及產出

權責

以下為「定義產出需求規格」流程的主要權責:

「定義產出需求規格」主要權責

流程說明 (略):請參閱完整手冊

檢核表 (略):請參閱完整手冊

產出文件 (略):請參閱完整手冊

 

(單元結束)

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