Kris專案管理學院    
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  1. 介紹
1.0 本手冊的介紹
1.1 本手冊的目的與應用
1.2 什麼是專案?
1.3 什麼是專案管理的工作?
1.4 什麼是專案管理流程?
1.5 Kris專案管理流程的架構
1.6 KPMP六大流程的子流程及文件

  2. Kris專案管理流程
2.1 提案流程
  2.1.1 確認問題與需求
  2.1.2 構想問題解決方案
  2.1.3 評估及篩選解決方案
  2.1.4 製作商業案例報告
  2.1.5 撰寫及審核專案提案書

2.2 起始流程
  2.2.1 製作專案核准文件
  2.2.2 建立專案管理團隊
  2.2.3 分析利害關係人
  2.2.4 確認專案需求及實現方法
  2.2.5 製作專案範疇說明書
  2.2.6 確認專案管理流程文件需求
  2.2.7 召開啟動會議

2.3 計劃流程
  2.3.1 確認專案計畫書內容
  2.3.2 定義產出需求規格
  2.3.3 定義專案工作
  2.3.4 發展品質計畫
  2.3.5 發展資源計畫
  2.3.6 發展時程計畫
  2.3.7 發展採購計畫
  2.3.8 發展預算計畫
  2.3.9 發展風險計畫
  2.3.10 發展溝通計畫
  2.3.11 規劃專案控管辦法
  2.3.12 彙整及審核專案計畫書

2.4 執行流程
  2.4.1 進行準備
    2.4.1.1 規劃開工前準備
    2.4.1.2 進行開工前準備
    2.4.1.3 舉辦開工說明會
  2.4.2 獲取資源
    2.4.2.1 獲取人力資源
    2.4.2.2 進行採購簽約
    2.4.2.3 進行採購驗收
  2.4.3 查核驗收
    2.4.3.1 查核工作
    2.4.3.2 驗收工作
  2.4.4 監督交付
    2.4.4.1 監督工作
    2.4.4.2 交付工作

2.5 控管流程
  2.5.1 控管進度
    2.5.1.1 分析及預測進度狀況
    2.5.1.2 報告及檢討現況
    2.5.1.3 規劃及進行更正行動
  2.5.2 控管問題
    2.5.2.1 管理議題
    2.5.2.2 管理變更
    2.5.2.3 管理風險
  2.5.3 控管溝通
    2.5.3.1 管理溝通訊息
    2.5.3.2 管理會議
  2.5.4 控管文件
    2.5.4.1 交付及簽核文件
    2.5.4.2 儲存及歸檔文件

2.6 結案流程
  2.6.1 審核及準備結案
  2.6.2 進行完工驗收
  2.6.3 進行完工移交
  2.6.4 進行合約行政結案
  2.6.5 進行專案行政結案
  2.6.6 進行結案後檢討改善

2.5.3.2 管理會議

Manage Meetings

 Kris專案管理流程手冊 > 2.5.3.2 管理會議 作者:賴志宏 博士   出處:Kris專案管理顧問   日期:2019/3/6 

原理

專案進行的過程中,有很多重要利害關係人的溝通活動都是以會議的方式來進行,例如專案管理團隊成立會議、啟動會議、開工會議、進度檢討會議及結案會議等。通常,專案的會議可分為正式及非正式兩種。正式的會議包含:「重要里程碑或階段結束的檢討會議,以及定期的工作或專案進度檢討會議。」而非正式會議則包含:「各種專案計畫、執行及控管活動的說明、報告、討論、檢討及審核等臨時性的會議。」

不論是正式或非正式的專案會議,其主要目的是讓不同專案利害關係人來有效進行「事實了解、構想發展、意見交流及行動決策」的溝通活動。因此,若專案會議缺乏有效管理,那麼就會造成利害關係人溝通不良的現象,例如意見不合、關係不好及決策不良等,進而造成各種專案工作效率及成果不佳的狀況。

管理會議」的主要任務在回答以下的幾個重要問題,包含:

  • 如何有效規劃及準備會議?
  • 如何有效管理及記錄會議?
  • 如何有效整理及分發會議紀錄?
  • 如何有效追蹤後續行動執行狀況?
2532_managemeetings

目的

管理會議」活動的主要目的,包含:

  • 確保會議被有效規劃及準備。
  • 確保會議被有效管理及記錄。
  • 確保會議紀錄被有效整理及分發。
  • 確保決議事項後續行動被有效追蹤。

定義

  • 無。

流程

以下為「管理會議」的流程圖:

「規劃專案控管辦法」流程

活動

以下為「管理會議」各項活動的摘要說明:

「規劃專案控管辦法」各項活動

輸入、工具、產出

以下為「管理會議」各項活動的輸入資料、方法工具及產出的文件:

「規劃專案控管辦法」輸入、工具及產出

權責

以下為「管理會議」流程的主要權責:

「規劃專案控管辦法」主要權責

流程說明 (略):請參閱完整手冊

檢核表 (略):請參閱完整手冊

產出文件 (略):請參閱完整手冊

 

(單元結束)

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