企業組織需不需要建立「專案管理標準流程」呢?

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現代的企業大多會把組織內部的作業或服務,按照ISO 9000的規定,建立各種標準的作業程序,以提升作業或服務的效率,同時確保產出結果滿足客戶期望的品質需求。

ISO 9000 的品質認證促使企業組織重視作業流程標準化。藉由標準化的過程,建立最佳的步驟程序、方法工具及文件表單。接著再藉由有效地紀錄和量測實際執行過程和結果,來不斷地找出作業流程的問題,以做為持續改善作業流程的依據。

專案雖然不像例行性的作業或服務,具有固定的專案產出流程,然而專案管理流程的方法和邏輯卻是大同小異的。因此建立標準化的專案管理流程,其目的和效益與建立ISO品質管理手冊的道理一樣,都是在提升企業組織的工作執行效率。

那麼企業組織需不需要建立「專案管理的標準流程」呢?缺乏專案管理標準流程究竟會產生甚麼問題呢?首先,我們來看一下,組織內部若缺少標準的專案管理流程,可能會產生哪些的問題?而這必須從「個別專案的管理」與「整體組織的專案管理」兩個層面來看。

首先,以管理個別專案來看,每個專案通常是由一群不同管理階層、專業技術、工作經驗、角色責任的專案團隊成員來共同負責。加上還受到許多具有不同立場、興趣及影響力的利害關係人所關注和影響。若缺乏大家共同遵守的整合及協調的機制,個別專案的管理將會面臨相當嚴重的問題。

因此,有效的個別專案管理,通常必須藉由來自不同功能部門的專案成員之密切合作,來達成整個專案共同的目標及效益。亦即,對這些個別專案成員而言,一方面滿足他們追求個人最大的績效的需要,另一方面也要加強彼此間相互的合作,才能讓整體專案的績效達到最佳。明顯地,建立專案管理的標準流程,將會提升個別專案及個別專案成員之間相互合作的效率。表1列出因缺乏專案管理標準流程,所產生的主要問題與影響。

表1:缺乏專案管理標準流程,對個別專案管理所造成的問題

再者,以整體組織的專案管理來看,每一個單獨的專案都可能是一個大專案下的子專案,而子專案間彼此都有某種程度的關聯,例如:工作範圍的區分、工作介面的銜接、資源的共用、資訊的分享、溝通協調等。因此,每個子專案的執行過程及結果通常是互相作用及影響的。為了有效的管理組織的整體專案,必需確保所有專案都必須能夠:

  • 與組織的策略需求及目標有密切的關聯;
  • 被客觀的評估、選擇及優先排序;
  • 被有效的計畫、執行及控管;
  • 達成必要的目標及產出實際的效益;
  • 被有效的績效檢討,以做為類似專案執行的經驗參考。

為了有效達成上述的需求,組織必須制訂正式的專案管理標準流程,以做為管理組織整體專案的參考及規範,若缺乏專案管理標準流程,將會導致以下列的幾個主要問題 (見表2):

表2:缺乏專案管理標準流程,對組織整體專案管理所造成的問題

 

從以上的分析結果看來,我們可以肯定:企業組織建立標準的專案管理流程是必要的。然而,要如何定義專案管理飄準流程的架構需求、及要如何進行專案管理標準流程建的工作,可能才是企業組織真正需要煩惱的問題。

 

(作者賴志宏 博士   出處Kris專案管理學院)

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