專案管理的五大流程定義與架構

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專案管理流程的定義

在瞭解了專案管理流程的基本架構原理之後,接著我們來完整的說明專案管理五大流程的定義與架構。

首先,讓我們來給「專案管理流程」下個正式的定義。所謂「專案管理流程是指:在專案的生命週期中,不同管理階層人員,所必須共同從事的一系列專案管理活動。」在這個定義中,重要名詞的解釋如下:

  • 專案的生命週期:從專案正式成立到結案的期間。專案的正式成立通常是指:專案的提案書被正式審核通過,或者專案經由任何形式的授權而正式成立。
  • 不同管理階層人員:專案管理組織內的不同決策階層人員,主要包含專案委員會、專案贊助者、專案管理團隊成員、及工作小組組長等。
  • 一系列專案管理活動:包含「啟始、計劃、執行、控管、及結案」等五大階段流程的管理活動。

基本上,這些「啟始、計劃、執行、控管、及結案」的活動主要包含三大類別,摘要如下:

  • 週期性(cyclic)的控管活動:定期的進度追蹤、績效審核、進度報告、工作會議及訊息發布等控管活動。
  • 重複性(Iterative)的控管活動:不定期的議題、變更、風險之登錄、評估、審查及處理等活動;或專案計劃的持續更新及審查等活動;或產出文件登錄、審核、存檔、版本控管等活動。
  • 順序性(sequential)的管理活動:如在啟動、計劃、執行及結案等各階段,依前後順序進行的活動。

專案管理的五大流程架構

根據上面的定義,我們發展出專案管理的五大流程架構(見下圖)。有關此流程架構的說明,摘要如下:

  • 專案成立前:在分析及評估組織的問題或機會後,專案贊助者(project sponsor)撰寫專案的提案書,並提呈專案委員會來審核,以決定是否需要成立正式的專案。若審核通過,專案就會被正式成立。通常,立案前的工作並不在專案管理的流程範疇內。
  • 專案成立後:當專案正式成立後,專案管理流程可被細分為「啟始、計劃、執行、控管、及結案等五大階段流程。其內容摘要說明如下:
    • 啟始 (initiating):啟始階段的主要管理活動包含:製作專案授權書、確認利害關係人、建立專案管理團隊、 召開專案啟動會議等。啟始階段的主要目的在確保專案計畫及執行的前,所有必要的準備工作被確實地完成,並取得全體專案管理成員的共識和承諾。啟始的工作主要由專案經理來負責完成,並由專案管理團隊成員來協辦。專案贊助者及專案委員會則負責指導及審核的工作。
    • 計畫 (planning):計畫階段的主要管理活動在製作細部的專案計畫書,包含範疇、工作、品質、資源、時程、預算、風險、溝通等相關的子計畫。計畫階段主要的目的在確保專案執行前,所有的產出及管理工作被仔細的規劃。計畫的工作主要由專案經理及專案管理團隊成員來負責完成,並由各工作小組組長來協辦。專案贊助者及專案委員會則負責指導及審核的工作。
    • 執行 (executing):執行階段的主要管理活動為:管理產出交付。此活動又可被細分為:接受、督導及交付工作分包等(工作分包的定義請參考第17章的內容)。執行階段的主要目的在確保所的工作小組能按計劃來交付必要的工作產出。工作分包的管理工作由各工作小組的組長來負責。
    • 控管 (controling):控管階段的主要管理活動包含:管理分派接收、 收集與分析現況資料、製作及檢討現況報告,管理議題與變更、管理風險、 管理溝通與文件、管理專案會議等。控管階段的主要目的在確保專案的所有進度狀況及問題被有效地追蹤記錄、分析評估、及檢討處理。控管的工作由專案經理及專案團隊成員來負責。專案贊助者及專案委員會則負責指導及審核的工作。
    • 結案 (closing):結案階段的主要管理活動包含:完成最終產出驗收、進行合約及行政結束、進行結案報告及會議、 進行專案後檢討等。結案階段的主要目的在確保專案的最終產出被確實驗收,同時結案相關的工作被有效完成。結案的工作由專案經理及專案團隊成員來負責。專案贊助者及專案委員會則負責指導及審核的工作。

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    專案管理的五大流程架構

    (作者賴志宏 博士   出處Kris專案管理學院)

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