你會畫「甘特圖」就表示你會做「時間計畫」嗎? 除了甘特圖,還有那些排程技巧更重要呢?

「你好厲害喔!竟然可以用Excel來畫出這麼漂亮的甘特圖。」A說。

「還好吧!我們部門那些PM才厲害咧。他們都會用MS Project來畫出各種專業的甘特圖呢。」B說。

「看到那些專業的甘特圖,你們經理一定非常impressed吧!」A說。

「Well!老實說,我們部門經理啊!他經常說:這些甘特圖是中看不重用。」B說。

「為什麼他會這樣說呢?難道那些看起來很專業的甘特圖不好嗎?」A說。

「我們部門經理認為:雖然那些甘特圖表面看起來很專業!但它們所規劃出來的工作方法、項目、順序、時程和資源,根本是不正確、不完整、不合邏輯及不切實際!」B說。

「原來如此!……」A說。

很多人都會畫甘特圖,不管是用最簡單的Excel、或是專業一點的MS Project、還是更專業的Primavera。但會畫甘特圖就代表會做「時間計畫」嗎?當然不是,就像大家都會用Excel來做各種好看的分析報表,但不代表做出來的報表夠專業和實用。市面上有無數的專案排程軟體,其介面功能雖有不同,但背後的重要操作原理卻是相同。因此,若要有效地應用各種專案排程軟體來進行時間計劃的工作,除了必須要熟悉排程軟體的操作介面及功能外,還有學會以下幾個重要的時間計劃技巧,包含:

  • 工作分解架構(WBS-Work Breakdown Structure):從事排程之前,依照專案生命週期的架構,來有系統及邏輯地定義專案的工作分解架構圖。以確保專案在排程之前,工作範疇被正確定義及工作內容被清楚確認。
  • 要徑圖法(CPM-Critical Path Method):透過工作時間前後相依的邏輯關係,運用網狀圖及時間運算公式,來計算出工作進行的時間及要徑,以做為甘特圖製作的依據。
  • 資源規劃技巧:在進行工作排程時,若忽略實際資源的需求,將會產出不合理的時間估算和工作順序安排。由於資源的規格、數量及來源會直接影響工作進行方式和所需時間。因此,學習做好資源的規劃工作,對排程工作的有效進行很重要。
  • 時程估算技巧:如果缺乏正確及合理的工作時間估算,那麼再怎樣好看的時程甘特圖都是沒用。時間估算法是學習運用各種工時及工期估算的技巧,來正確定義工作時間和預留時間(Buffer),以確保排程時間輸入的正確性及合理性。
  • 時程壓縮技巧:經常在範疇需求、時間、資源、品質的限制條件下,會被要求來規劃出符合要求的時程。這些要求有時很難做到,但又不能不做到。那麼如何有效運用各種時間壓縮的技巧來做出最佳的時間計畫,將是這部分學習的重點。
  • 進度追蹤及分析技巧:在進行進度追蹤時,經常花很多時間在收集、更新及分析錯誤的資料。這不但造成許多時間的浪費,更產出了毫無用途的進度資料,甚至還會誤導利害關係人對進度現況的判斷。因此,如何使用正確的進度資料收集、更新及分析方法,是這部分學習的重點。
  • 排程圖表製作技巧:通常,可運用排程軟體來製作出各種圖表,以做為時程分析、規劃、更新、檢討及更正的依據。然而,圖表格式和內容是否正確、適當、有效、完整,將會影響使用者的判斷結果。因此,學習如何選擇製作良好及符合需要的時程圖表,是這部分學習的重點。

有關上述各種時間計劃及排程技巧的詳細說明和案例,請參考賴志宏博士的「專案管理實戰手冊」一書內容。若想要知道本書的內容介紹及購買辦法,請按以下的連結。

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(出處Kris專案管理學院)