對很多人來說,製作WBS工作分解圖似乎是一件很簡單的工作,因為只要把所有工作都列出來,然後再按照不同階段分類及前後排序,這樣大概就完成了。
然而,以專業的角度來看時,在製作WBS工作分解圖時,常常會看到以下的問題,包含:
- 缺乏組織的關聯性:經常只列出跟產出流程相關的工作,而忽略跟專案管理有關的工作 (例如:提案、起始、計畫、控管、結案等專案管理團隊負責的工作)。
- 缺乏分割的系統性:階層的架構缺乏有系統的分類及平衡的分割 (例如:根據組織、產品、流程、方法來分類)。
- 缺乏責任的獨立性:工作活動缺乏獨立的負責單位或人員。
- 缺乏產出的獨立性:工作活動缺乏獨立的驗收標準及產出結果。
- 缺乏成本的獨立性:工作活動缺乏獨立的成本控管基準。
一旦WBS做的不完整或不正確,那麼接下來,所有根據WBS所製作出來的專案計畫項目 (例如時間:、成本、品質、資源,採購、風險及溝通等計畫等),也會不完整及不正確,進而造成事倍功半的狀況。
WBS是專案工作進行必備的基礎架構藍圖,其重要性遠比甘特圖還要大很多。若要製作實際可行的WBS工作分解圖,必須具備良好的資料收集、邏輯分析及關聯架構的能力。而這些能力都是可以經由吸收正確的知識及不斷的練習來加強。
有關WBS工作分解圖製作方法介紹,共分四個單元,包含:
- WBS製作方法(一):建立「專案管理流程」的工作分解架構。
- WBS製作方法(二):建立「產出導向(deliverable-oriented)」的工作分解架構。
- WBS製作方法(二):建立「流程導向(process-oriented)」的細部工作分解架構。
- WBS製作方法(三):工作分解架構的構想、簡化及檢核方法。
本篇文章針對第一單元來做介紹,其他單元則請閱讀後續的j文章。
WBS的主要目的與原理
WBS(Work Breakdown Structure)工作分解架構的主要功能有下面五項:
- 找出專案所有必要的工作,以做為定義完整專案工作範疇的依據。
- 做為管控會計科目(control account)定義及專案成本預算的依據。
- 做為各階段流程的工作歸類、排序及時程計畫的依據。
- 做為定義管理團隊及各工作小組的工作分包及分派工作上的依據。
- 做為細部專案計畫下,各相關子計畫的製作依據。
不管你從事哪種哪一類型或規模的專案,基本上專案的工作都應包含「專案管理流程」及「專案產出流程」的工作(請參考「專案管理流程」與「專案產出流程」的差異),而「專案管理流程」的工作又可被區分為六個主要的階段的活動,亦即「提案」、「起始」、「計畫」、「執行」、「控管」及「結案」(如下圖表所示)。
圖一:專案的「專案管理流程」及「專案產出流程」的兩大類的工作
表一:「專案管理流程」與「專案產出流程」的工作形質比較
通常,這些階段的活動是由不同的專案管理團隊的成員來負責。這六個主要階段的目的如下:
- 提案:正式通過專案的提案。
- 起始:準備專案進行前的必要事宜。
- 計畫:進行專案的細部計畫。
- 執行:執行及驗收專案的產出流程工作。
- 控管:進行專案各階段執行的監督及控管工作。
- 結案:完成專案的結案流程作業。
專案的規模不同,在這六個階段的主要活動及負責人員也會不同。因此,我們要根據不同的專案規模大小,先來確認其「專案管理」相關的活動及負責人員,以建立「專案管理流程」的WBS架構。
亦即先確認專案所應該從事的「專案管理流程」工作,接著再進一步地去確認「專案產出流程」的工作。然後再將「專案管理流程」的WBS和「專案產出流程」的WBS兩者整合成一個完整專案的wbs架構。
根據個人的經驗,以下列出大、中、小、微型四種專案在專案管理六個主要階段的活動及負責人員。
大型專案的管理流程WBS架構
以專案的大小來看,大型專案的範疇較大而且組織複雜,因此需要較細的角色分工。通常,大型專案為「強矩陣」或「專案化」的組織架構,例如,大型的國防武器系統開發專案、科學研究計畫、土木工程專案、工程設備建置專案、軟體資訊系統開發專案等。
一般而言,大型專案在六個階段的主要活動及負責人員,如所表列。而根據下表的內容,我們可以製作出大型專案的WBS基本架構(如下圖)。
表二:大型專案的主要管理活動及負責人員
序 | 名稱 | 主要活動 | 主要負責 |
1 | 提案 |
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2 | 起始 |
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3 | 計畫 |
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4 | 執行 | 專案管理執行工作
專案產出執行工作 |
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5 | 控管 |
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6 | 結案 |
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圖二:大型專案的管理流程WBS架構
中型專案的管理流程WBS架構
中型專案的範疇較小而且組織較簡單,因此有些活動不需要。通常,中型專案為「平衡式矩陣」的組織架構。例如,中型的產品開發專案、工程設備建置專案、軟體開發專案、組織再造專案等。
一般而言,中型專案在六個階段的主要活動及負責人員,如下表所列。而根據下表的內容,我們可以製作出中型專案的WBS基本架構(如下圖)。
表三:中型專案的主要管理活動及負責人員
序 | 名稱 | 主要活動 | 主要負責 |
1 | 提案 |
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2 | 起始 |
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3 | 計畫 |
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4 | 執行 | 專案管理執行工作
專案產出執行工作 |
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5 | 控管 |
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6 | 結案 |
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圖三:中型專案的管理流程WBS架構
小型專案的管理流程WBS架構
小型專案的範疇更小而且組織更單純,因此不需要太細的角色分工。通常,小型專案為「弱矩陣」的組織架構。例如,小型的學術研究專案、問題解決專案、活動專案、市場評估開發專案、工程專案等。
一般而言,小型專案在六個階段的主要活動及負責人員,如下表所列。而根據下表的內容,我們可以製作出小型專案的WBS基本架構(如下圖)。
表四:小型專案的主要管理活動及負責人員
序 | 名稱 | 主要活動 | 主要負責 |
1 | 提案 |
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2 | 起始 |
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3 | 計畫 | 撰寫專案計畫書工作(內容視實際需求而定) |
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4 | 執行 | 專案管理執行工作
專案產出執行工作 |
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5 | 控管 |
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6 | 結案 |
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圖四:小型專案的管理流程WBS架構
微型專案的管理流程WBS架構
微型專案通常被稱為一人專案,因為這種專案通常由一個人來獨力完成。只有少部分的工作需要他人來協助。例如,獨立的學術研究專案、小型問題解決專案、小型活動專案等。
一般而言,微型專案在六個階段的主要活動及負責人員,如下表所列。而根據下表的內容,我們可以製作出微型專案的WBS基本架構(如下圖)。
表五:微型專案的主要管理活動及負責人員
序 | 名稱 | 主要活動 | 主要負責 |
1 | 提案 |
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2 | 起始 |
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3 | 計畫 |
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4 | 執行 |
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5 | 控管 |
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6 | 結案 |
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圖五:微型專案的管理流程WBS架構
結論
專案愈大,範疇就愈大、組織就愈複雜。分工就愈細,因此專案管理流程相關的活動就會更多,反之亦然。大專案需要靠一大群的專案館團隊來完成,小專案只要幾個人就夠了。因此需要從事的專案管理活動數量相差很多。
在製作整個專案的WBS工作分解圖之前,仔細地了解你所負責的專案在範疇、組織、時間、預算、技術、風險、經驗上的規模大小及複雜程度,並確認出專案管理主要活動及負責人員,以建立適當的「專案管理流程」WBS架構。
接著,再進一步去建立「專案產出流程」的WBS架構。有關建立「專案產出流程」的WBS架構方法,請參閱下一篇文章的內容。
(作者:賴志宏 博士 出處:Kris專案管理學院) |