「專案管理流程」與「專案產出流程」的差異

許多專案經理常以為:「專案的產出流程」就是「專案的管理流程」,因此,當我們建議他們來建立專案管理的流程時,他們的回答總是:「我們早就有一套完整的專案管理流程了,何必要再建立一套新的流程呢?」

事實上,他們以為的專案管理流程其實只是專案的產出流程而已。因此為了避免大家對專案管理流程與專案產出流程的誤解,特以本節來予以比較說明。請在閱讀下面的說明時,參考下圖的內容。

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專案管理流程與產出流程的比較

專案的工作可被區分為管理的工作及產出工作。管理的工作是由相關的專案管理人員來負責,包含:專案委員會、專案贊助者、專案經理、專案管理團隊成員、及工作小組組長等。我們稱這些專案管理人員的工作流程為“專案管理流程”。

專案管理流程主要是例行性 (routine)、重複性(repetitive)、或週期性(cyclic)的管理及行政工作,並由不同職級的專案管理人員來負責。由於專案管理主要包含「定義、組織、用人、計畫、控管」等相關的工作,因此、通常不涉及技術面或操作面的產出工作。專案管理人員通常會全程參與專案的工作,直到專案正式結束後才會解散。

相對地,專案產出流程主要是性(linear)、順序性(sequential)的操作或技術相關的產出工作。這些工作通常由不同專業的功能部門或外部包商的工作小組所負責。例如,資訊系統的產出流程通常包含“技術評估、規格定義、構想設計、功能測試、系統建置、系統維護”等相關的產出工作。按個別工作的時程計畫,不同的專案技術團隊會在不同的期間參與專案的工作,直到他們工作完成後,就會回到原來的部門單位。

由上述的說明,我們可以知道:整個專案的工作實際包含“專案管理流程”和“專案產出流程”的工作。兩者分別由專案管理團隊和工作小組來負責。有關“專案管理流程”和“專案產出流程”的差異比較,請參考下表的內容。

一般企業組織的主管在專案的執行上,為什麼經常重技術而輕管理呢?主要原因之一是:專案經理大多出身技術背景,熟知技術面的作業流程,因此,他們通常認為只要把技術工作做好,專案自然會成功。

當然,如果專案經理所從事的專案是:規模小、時程短、預算低、風險低、技術成熟度高的。那麼就算他們不用正式的專案管理流程及方法,也可以順利完成專案。相反地,若他們遇到一些規模大、風險性高、同時在人際面及組織面很複雜的專案,那麼單靠好的技術能力,絕對無法有效完成專案。

專案經理雖具有足夠的技術經驗和能力,但卻大多缺乏橫向整合的領導、組織、用人、計畫及控管的能力,致使專案經常因為不良的管理而造成失敗的情況。

因此,建議想要從事專案管理的人,一定要仔細清楚專案管理流程和專案技術流程的差別,如此才能瞭解專案管理流程的重要性和必要性。同時,也希望所有的企業組織都應該建立標準化專案管理流程,以做為各單位在管理專案的共同標準依據,進而提升組織的專案管理效率。

 

「專案管理流程」與「專案產出流程」的差異比較

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(作者賴志宏 博士   出處Kris專案管理學院)