專案管理流程的客製化方法

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為什麼需要客製化專案管理的流程及表單?

「我們的專案時間不到三個月,真正參與工作的人不到5個。加上只有我一個專案經理要做一堆溝通協調的雜事。哪有時間去使用一堆專案管理的流程和表單呢?」專案經理說。

接著又說:「因此,我覺得我們的專案實在不需要一堆複雜的流程和表單,我們只要那些最基本的和最簡單的。否則,我們的工程師一定會反彈。因為要叫他們去填一堆多出來的專案管理表單,他們哪有時間去做正事呢?」

在從事專案管理的顧問工作中,上面的說法是我最常聽到的。不但來自專案經理們,也來自公司的高層主管。因為他們認為:如果要花很多人力在從事專案管理的工作,就會增加專案人員的負擔,進而延誤正常工作的進度。

針對上面的說法,我也經常回問他們:公司內部現有的專案管理有哪些重大的問題呢?通常,我最常聽到的回答是:

  • 專案的需求定義不清,同時不斷在變。
  • 專案組織的角色和權責定義不清楚。
  • 專案的計畫不夠仔細,經常忽視很多必要的細節。
  • 專案的工作品質經常未達要求標準,而延誤預定時程。
  • 專案的議題、變更和風險管理不善。
  • 專案的溝通和會議管理不善。

因為有這些問題,所以他們希望導入正式的專案管理流程,但又不希望耗費太多時間和人力。所以他們希望能夠儘量使用最基本和簡單的流程和表單。這樣在實務上運用上似乎比較可行。

我很認同他們的想法。任何公司組織在開始導入正式的專案管理流程時,最好是由簡單的開始,這樣可以讓使用者慢慢適應新的工作方法,而不會產生抗拒的心理。當他們漸漸適應後,能力跟著提升,同時可以看到實際的效益。這時候再來導入更複雜的方法,就會比較容易被接受了。

專案管理流程的複雜程度,一定要根據公司組織的專案管理能力來規畫,否則使用的效果一定會打折扣。而這就是為什麼要客製化專案管理流程的首要原因。

再者,不同類型的專案需要不同複雜程度的管理流程,例如,簡單的專案可能只需要專注在時程的管理。再複雜一點的專案,則可能需要同時注重時程、成本及品質的管理。而更複雜的專案則可能還要注重範疇需求、資源、風險、效益等方面的管理。而這就是為什麼要客製化專案管理的流程的的第二個主要原因。

專案管理流程客製化的方法

瞭解了為什麼要客製化專案管理流程的原因後,接著讓我們來探討一下專案管理流程客製化的方法。首先,我們可以把一般公司組織的專案分為“簡單型、中等型及複雜型”三種,其定義說明如下:

  • 簡單專案:這類專案的主要特性為:時程短、預算低、風險低、範疇小、需求變更少。簡單專案在管理需求上複雜程度低,適合使用弱矩陣的組織及簡單的專案管理流程。例如,例行性的小型活動或問題解決專案等。
  • 中等專案:這類專案的主要特性為:時程中等、預算中等、風險中等、範疇中等、需求變更中等。中等專案在管理需求上的複雜程度中等,適合使用平衡矩陣的組織及中等複雜程度的專案管理流程。例如,中型的問題解決或改善專案等。
  • 複雜專案:這類專案的主要特性為:時程長、預算高、風險高、範疇大、需求變更大。複雜專案在管理需求上的複雜程度高,適合使用強矩陣或專案化的組織及高複雜程度的專案管理流程。例如,策略性的創新、開發、建置及工程等相關專案。

根據這三種專案類型的特性,可以把它們在各專案管理知識領域的控管需求程度,歸納於下表,以做為專案管理流程中,必要活動及文件的需求分析依據。

 

表1:不同類型專案的控管需求程度分析

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當然,上述的分歸和分析方式,並不一定完全適用於某些個案。但基本上要如何分類或都可以,只要符合個別公司組織的需求就可以了。就算不想分類也沒關係,只要運用表1的方法,來針對個別專案的控管需求做分析,就可以決定哪些是專案流程中必要的活動和文件。

當完成表1的分析後,接著可以使用表2來選取專案管理流程中必要的活動及文件。原則上,專案在某個專案管理知識領域的控管需求程度越高,相對在這個領域的活動和文件需求也會越高。例如,某個專案在風險領域的控管需求程度很高,那麼它就需要“從事風險計畫”及“追蹤及評估風險”等兩項活動及相關的文件。

下表內所勾選的項目只是根據個人的經驗所選取的結果,並不一定完全適用你的專案。你可以把它們當作參考,之後再根據個別專案的需求來增減必要的項目。

除此之外,你也可以客製化專案管理的文件表單內容,以符合實際的需求。例如,同一個文件可以有“簡單”和“複雜”兩種版本。相同地,你也可以客製化專案管理流程中,任何一個活動的作業程序。例如,同一個活動項目,可以有“簡單“和”複雜”的作業程序。以上兩種方法,都是在從事專案管理流程客製化時,最常被忽略的。

由於每個專案經理的能力和經驗不同,所以,就算是相同的專案,每個人對的專案管理流程的需求也會不同。因此,並沒有最佳的,而只最適合的專案管理流程。相信,當你的專案管理能力和經驗愈好時,你在從事專案管理流程客製化的分析和判斷上,就會愈來愈精準了。

表2:專案管理流程的活動及文件需求分析表

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結論

當你接觸到更多不同的國際專案管理標準或其他專家所發展的專案管理方法論(project management methodology)之後,你會感到疑惑:為什麼他們所提供的專案管理流程架構都不一樣呢?而到底哪一個架構才是最好的呢?

相信讀完本文之後,你應該了解:雖然從表面看來,他們都各自有不同的流程架構,包含不同的流程階段、活動內容,方法步驟及產出文件等。但他們的基本的架構原理都是一樣的。

也就是:原理雖然是不變的,但方法架構是可變的。專案管理流程是可以根據不同的專案類型、組織環境、專案經理能力來調整的。而最簡單的方法就是透過個別專案的特性分析,來決定不同知識領域所需的控管需求。接著選取必要的階段活動和產出文件。

一旦你有能力來客製化適合的專案管理流程,你就可以不用再煩惱你要的專案管理流程是複雜還是簡單。因為你已經了解,「方法是死的,人是活的」,沒有哪一種方法是最好的,只有最適合你的,才是最實用的。

但在此之前,你還是先要把基本的原理和方法融會貫通,同時透過實務的運用來證驗和修正,最後才能達到及舉一反三及突破創新程度。也就是不要抱著一種知識標準不放。重要的是要想辦法活用它,並獲取個人的實務經驗和能力,進而才能創造出一套獨特的實用專案管理流程架構。

(作者賴志宏 博士   出處Kris專案管理學院)

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