WBS製作方法(二):建立「產出導向(deliverable-oriented)」的工作分解架構

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什麼是專案產出流程?

專案產出流程」主要包含線性的(linear)、順序性的(sequential)操作或技術性工作,主要用來產出需要交付給顧客的產品、服務或結果。這些工作通常由不同專業的功能部門或外部包商的工作小組所負責。例如,資訊系統發展專案的產出流程通常包含“需求評估、規格定義、程式設計、功能測試、系統上線”等相關的產出工作。產出流程的工作不包含那些例行性及週期性的管理或行政的工作(參考文章:「專案管理流程」與「專案產出流程」的差異)。有關專案管理流程的工作的分解架構,在上一篇文章中已經有詳細的說明。

什麼是專案的產出?

專案的產出(deliverable)是專案完成後,必需交付給內部或外部顧客的有形(tangible)的產品(product)或無形(intangible)的服務(service)或結果(result)。專案產出的規格是根據內部或/外部顧客的需求所制定的。以下說明有形(tangible)產品(product)或無形(intangible)服務(service)或結果(result)的定義。

  • 有形的產品:指那些具有功能性及可操作的專案最終產出,例如建築物、電子產品、家具、軟體或電影等。有形產品的價值取決於顧客對產品功能和品質的滿意程度。
  • 無形的服務或結果:指那些以執行過程來創造價值的活動。通常,無形的服務在提供無形的專業知識、技術、勞務,以完成顧客所需要的無形結果。例如,教育訓練、表演活動、顧問服務、金融服務、運輸服務、清潔服務、設備維修等。所謂的無形的結果通常是指一種期望的狀態、成果或效益。無形服務的價值取決於顧客對服務過程與結果的滿意程度。

專案產出的項目和規格需求決定了專案產出流程的工作方法與項目。因此,在製作專案產出流程的WBS前,專案的產出必須仔細釐清及定義,以確保專案產出流程的WBS在架構上的完整性與正確性。同時,必須要注意的是:專案的產出可能同時包含有形的產品、無形的服務或結果等產出。而這些有形或無形的專案產出都會產生必要工作和成本。通常我們可以運用產品分解圖(product breakdown structure, PBS)來辨識所有專案需要交付的產出項目,以做為近一步確認所有專案工作項目的依據。有關PBS的製作方法,說明如下。

什麼是產品分解架構(PBS)?

一個專案的產出可能同時包含有形的產品、無形的服務或結果等類型的產出。例如,一個資訊系統開發專案的最終產出為一個「資訊系統」。除了交付「軟體產品(有形產出)」之外,專案可能還要交付「上線教育的服務(無形產出)」與「硬體設備改善服務(有形/無形產出)」。所以在分解專案的產出時,必須同時列出有形與無形的產出項目。

1為例,一個ERP資訊系統開發專案的最終產出為「ERP資訊系統」。除了要交付系統程式模組(有形產出)外,還要提供各種不同的服務(無形產出),而這些有形和無形的產出界定了整個「專案的產出範疇」,同時也做為包商在從事估價及報價的依據。

1:產品分解圖架構方法

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專案產出流程的WBS基本架構

專案產出流程的WBS基本架構如2所示。根據2,專案產出流程的WBS製作可被分成兩格階段,第一個階段為製作高層工作分解架構,第二階段為製作細部工作分解架構。高層工作分解架構主要使用在提案及核准階段,以定義「專案的產出範疇」及「專案的工作範疇」,同時做為專案預算及立案審核的依據。。等到專案被正式核准之後,即可根據高層工作分解架構來進一步製作細部工作分解架構。細部工作分解架構主要運用於專案的細部計畫階段,以做為專案各項子計畫的製作依據,例如時程、成本、資源、品質、風險等子計劃。

高層工作分解架構製作是先根據專案的規模大小分層負責的管理需求,將大的專案(又稱計劃, Program)細分成不同的專案。然後,再根據專案的最終產出,進一步地去定義各專案的產品分解架構(product breakdown structure, PBS)。最後,再確認需要完成最低層產出的工作分包(work package)。細部工作分解則高層分解架構找出地的工作分包,再細分為次工作分包,然後再細分為任務(Task)。任務將會指派給最基層的行政、作業或技術人員來負責執行。有關高層及細部工作分解架構的製作方法與步驟,下一節有更詳細的說明。

2:專案產出流程的工作分解架構原理

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高層工作分解架構的製作

以下說明高層工作分解架構的製作方法及重點原則(請參考1,2,3,4):

  • 進行專案分解:根據大型計劃(Program)的大小及分層負責的需求,將計劃分為更小的專案,以提高專案在組織管理的效率性。一個專案是由一個專案團隊來負責完成。專案團隊主要包含專案經理、專案管理團隊及不同的工作小組等。
  • 進行產出分解
    • 確認專案的最終產出(deliverable),並將依序向下分解為次產出(sub-deliverable)或更下層的產出項目,直到最低層的產出(lowest level deliverable)為止。這種以將產出細分的方式叫做產品分解架構(product breakdown structure, PBS)。
    • 一個最低層的產出是專案最小的交付標的。對專案經理來說,這個最低層產出可以是一個單獨的零件(component)或是一個組裝件(assembly parts)。例如,一個電腦主機代工生產專案中,主機板是向某個供應商採購所取得的。對專案經理而言,整個裝配好的主機板就是一個最小交付標的,至於這個主機板上的所有組裝零件則由此供應商自行負責(參考34)。
  • 進行工作分包分解
    • 根據最低層產出項目的規格需求,進一步去確認及定義所必須執行的所有工作分包。例如在4中,主機板的工作分包共包含:設計、採購、製造、組裝、測試等。
    • 每工作分包是由一個獨立的負責人,工作小組長、供應商、或包商來負責經辦工作。而更細的工作則由其他小組成員、下屬或次包商來負責協辦的工作。例如,主機板的設計由電子工程設計小組長經辦採購由採購部人員經辦、製造與組裝由供應商經辦、測試則由廠內的測試人員經辦(參考3)。
    • 工作分包的成本及時程 (duration)通常可被精確的估算,以做為提案階段時,規劃專案時程及預算的根據。同時,每個工作分包都需要有明確定義的範疇、負責人、交付產出、驗收標準。
    • 在製作高層工作分解架構時,工作分包不需要被向下分解成更細的次工作分包(sub work package)。等到專案正式被核准及預算通過後,在製作專案細部計畫時,才來將工作分包進一步的分解成更細的次工作分包及任務。

3:桌上型電腦主機的組裝圖

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(Source: http://www.pcmag.com/article2/0,2817,1600381,00.asp)

4:「桌上型電腦主機EMS專案」產出流程的工作分解架構

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細部工作分解架構的製作

以下說明細部工作分解架構的方法步驟及重點原則(請參考2,4)

  • 進行次要工作分包分解
    • 將工作分包細分為更小的次工作分包,並將工作指派給更小的工作小組負責人。次工作分包還可以被分解為更細的次工作分包,直到最小的工作分包為止。
    • 例如,在4中,主機板測試的工作可被進一步分成以下五個次工作分包。
  • 發展測試計畫。
  • 設計及製作測試夾治具。
  • 安裝自動測試機器。
  • 進行測試工作。
  • QA核准測試結果。
  • 進行更次要工作分包分解
    • 所謂最小的工作分包是工作分包中最小的活動(activity),通常指派給一個人來負責管理產出的工作,同時由其他必要的成員來執行更細的任務(task)。
    • 最高層的工作分包是由一個獨立的工作小組來完成,同時直接向專案經理來交付需要的產出。更小的工作分包是由更小工作小組來完成,同時直接向上一層的工作小組長來交付需要的產出。
    • 例如,在4中,「進行測試工作」又可被細分為「進行測試A」、「進行測試B」、「進行測試C」、「進行測試D」….等更細的次工作分包。
  • 確認最低階層的任務
    • 任務(task)是工作分包分解架構中最小的工作單位,通常是指派給一個單獨的個人來負責執行。
    • 例如,在3中,「進行測試D」的工作分包又再繼續被細分為「任務A」、「任務B」、「任務C」、「任務D」….等更細的任務。

重點摘要及案例

上面各節所述,以下摘要產出導向的專案工作分解圖的製作重點(參考5的案例):

  • 專案的工作包含「專案管理流程」和「專案產出流程」的工作。
  • 專案產出流程的工作分解架構包含「高層工作分解架構」及「細部工作分解架構」。
  • 「高層工作分解架構」製作時,首先製作「產品分解架構PBS」。
  • PBS中的產出必須包含「有形的產出」及「無形的產出」。
  • 根據PBS中做低層的產出項目,找出相關的工作分包,以做為時間及成本估算、工作小組分派或工作發包的依據。
  • 「細部工作分解架構」主要做為專寫專案細部計畫的依據。任務(task)是工作分包分解架構中最小的工作單位,通常是指派給一個單獨的個人來負責執行。

5:「ERP資訊系統專案」的工作分解架構圖

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結論

基本上,上述的高階及細部工作分解架構是根據專案的產品分解架構(PBS)所製作而成,因此我們稱這種分解方法叫做「產出導向(deliverable-oriented)」的工作分解架構。運用這種架構方法可以非常詳盡而完整地辨認出所有的產出、工作分包及任務,進而可以用來定義整個專案的產出範疇和工作範疇,並做為「專案範疇說明書(project scope statement)」的製作依據。然而,這樣的架構方法無法顯示各工作分包及任務在專案生命週期各階段的前後順序。

因此,在製作專案排程的網狀圖甘特圖之前,我們還要根據「產出導向(deliverable-oriented)」的細部工作分解架構,來發展出「流程導向(process-oriented)」的細部工作分解架構。原理上,「流程導向(process-oriented)」的工作分解架構是根據專案生命週期流程的階段,來架構專案任務,其詳細的製作方法,請見下一篇文章的內容。

(作者賴志宏 博士   出處Kris專案管理學院)

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