WBS製作方法(一):建立「專案管理流程」的工作分解架構

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對很多人來說,製作WBS工作分解圖似乎是一件很簡單的工作,因為只要把所有工作都列出來,然後再按照不同階段分類及前後排序,這樣大概就完成了。

然而,以專業的角度來看時,在製作WBS工作分解圖時,常常會看到以下的問題,包含:

  • 缺乏組織的關聯性:經常只列出跟產出流程相關的工作,而忽略跟專案管理有關的工作 (例如:提案、起始、計畫、控管、結案等專案管理團隊負責的工作)。
  • 缺乏分割的系統性:階層的架構缺乏有系統的分類及平衡的分割 (例如:根據組織、產品、流程、方法來分類)。
  • 缺乏責任的獨立性:工作活動缺乏獨立的負責單位或人員。
  • 缺乏產出的獨立性:工作活動缺乏獨立的驗收標準及產出結果。
  • 缺乏成本的獨立性:工作活動缺乏獨立的成本控管基準。

一旦WBS做的不完整或不正確,那麼接下來,所有根據WBS所製作出來的專案計畫項目 (例如時間:、成本、品質、資源,採購、風險及溝通等計畫等),也會不完整及不正確,進而造成事倍功半的狀況。

WBS是專案工作進行必備的基礎架構藍圖,其重要性遠比甘特圖還要大很多。若要製作實際可行的WBS工作分解圖,必須具備良好的資料收集、邏輯分析及關聯架構的能力。而這些能力都是可以經由吸收正確的知識及不斷的練習來加強。

有關WBS工作分解圖製作方法介紹,共分四個單元,包含:

  • WBS製作方法(一):建立「專案管理流程」的工作分解架構。
  • WBS製作方法(二):建立「產出導向(deliverable-oriented)」的工作分解架構。
  • WBS製作方法(二):建立「流程導向(process-oriented)」的細部工作分解架構。
  • WBS製作方法(三):工作分解架構的構想、簡化及檢核方法。

本篇文章針對第一單元來做介紹,其他單元則請閱讀後續的j文章。

WBS的主要目的與原理

WBS(Work Breakdown Structure)工作分解架構的主要功能有下面五項:

  • 找出專案所有必要的工作,以做為定義完整專案工作範疇的依據。
  • 做為管控會計科目(control account)定義及專案成本預算的依據。
  • 做為各階段流程的工作歸類、排序及時程計畫的依據。
  • 做為定義管理團隊及各工作小組的工作分包及分派工作上的依據。
  • 做為細部專案計畫下,各相關子計畫的製作依據。

不管你從事哪種哪一類型或規模的專案,基本上專案的工作都應包含「專案管理流程」及「專案產出流程」的工作(請參考「專案管理流程」與「專案產出流程」的差異),而「專案管理流程」的工作又可被區分為六個主要的階段的活動,亦即「提案」、「起始」、「計畫」、「執行」、「控管」及「結案」(如下圖表所示)。

圖一:專案的「專案管理流程」及「專案產出流程」的兩大類的工作

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表一:「專案管理流程」與「專案產出流程」的工作形質比較

pj-magt-vs-product-processes-table

通常,這些階段的活動是由不同的專案管理團隊的成員來負責。這六個主要階段的目的如下:

  • 提案:正式通過專案的提案。
  • 起始:準備專案進行前的必要事宜。
  • 計畫:進行專案的細部計畫。
  • 執行:執行及驗收專案的產出流程工作。
  • 控管:進行專案各階段執行的監督及控管工作。
  • 結案:完成專案的結案流程作業。

專案的規模不同,在這六個階段的主要活動及負責人員也會不同。因此,我們要根據不同的專案規模大小,先來確認其「專案管理」相關的活動及負責人員,以建立「專案管理流程」的WBS架構。

亦即先確認專案所應該從事的「專案管理流程」工作,接著再進一步地去確認「專案產出流程」的工作。然後再將「專案管理流程」的WBS和「專案產出流程」的WBS兩者整合成一個完整專案的wbs架構。

根據個人的經驗,以下列出大、中、小、微型四種專案在專案管理六個主要階段的活動及負責人員。

大型專案的管理流程WBS架構

以專案的大小來看,大型專案的範疇較大而且組織複雜,因此需要較細的角色分工。通常,大型專案為「強矩陣」或「專案化」的組織架構,例如,大型的國防武器系統開發專案、科學研究計畫、土木工程專案、工程設備建置專案、軟體資訊系統開發專案等。

一般而言,大型專案在六個階段的主要活動及負責人員,如所表列。而根據下表的內容,我們可以製作出大型專案的WBS基本架構(如下圖)。

表二:大型專案的主要管理活動及負責人員

名稱 主要活動 主要負責
1 提案
  • 定義專案問題及需求(視實際需求而定)
  • 構想及評估問題的解決方案(視實際需求而定)
  • 製作及審核專案提案書(視實際需求而定)
  • 專案委員會
  • 專案贊助人
  • 專案經理
2 起始
  • 製作專案範疇說明書
  • 建立專案管理團隊
  • 確認專案利害關係人
  • 召開專案啟動會議
  • 專案贊助人
  • 專案經理
  • 專案管理團隊
3 計畫
  • 定義專案計畫書內容 (內容視實際需求而定)
  • 規劃專案計畫書撰寫工作
  • 執行專案計畫書撰寫工作
  • 審核專案計畫書
  • 專案贊助人
  • 專案經理
  • 專案管理團隊
4 執行 專案管理執行工作

  • 交辦工作分包
  • 查核及驗收產出流程的各階段工作
  • 檢討及審核產出流程的各階段完成結果

專案產出執行工作

  • 專案經理
  • 專案管理團隊
  • 工作小組
5 控管
  • 進行範疇控管
  • 進行時間控管
  • 進行成本控管
  • 進行資源控管
  • 進行專案團隊管理
  • 進行品質控管
  • 進行履約管理
  • 進行風險、議題、變更控管
  • 進行溝通及報告
  • 進行文件控管
  • 專案贊助人
  • 專案經理
  • 專案管理團隊
6 結案
  • 規劃結案事宜
  • 溝通及交辦結案工作
  • 進行結案工作
  • 製作結案報告
  • 舉行結案會議
  • 專案贊助人
  • 專案經理
  • 專案管理團隊

 

圖二:大型專案的管理流程WBS架構

bigpjwbs

 中型專案的管理流程WBS架

中型專案的範疇較小而且組織較簡單,因此有些活動不需要。通常,中型專案為「平衡式矩陣」的組織架構。例如,中型的產品開發專案、工程設備建置專案、軟體開發專案、組織再造專案等。

一般而言,中型專案在六個階段的主要活動及負責人員,如下表所列。而根據下表的內容,我們可以製作出中型專案的WBS基本架構(如下圖)。

表三:中型專案的主要管理活動及負責人員

名稱 主要活動 主要負責
1 提案
  • 定義專案問題及需求(視實際需求而定)
  • 構想及評估問題的解決方案(視實際需求而定)
  • 製作及審核專案提案書(視實際需求而定)
  • 專案贊助人
  • 專案經理
2 起始
  • 製作專案範疇說明書
  • 建立專案管理團隊
  • 召開專案啟動會議
  • 專案贊助人
  • 專案經理
3 計畫
  • 撰寫專案計畫書工作(內容視實際需求而定)
  • 審核專案計畫書
  • 專案經理
  • 專案管理團隊
4 執行 專案管理執行工作

  • 交辦工作分包
  • 查核及驗收產出流程的各階段工作
  • 檢討及審核產出流程的各階段完成結果

專案產出執行工作

  • 專案經理
  • 專案管理團隊
  • 工作小組
5 控管
  • 進行範疇控管(視實際需求而定)
  • 進行時間控管
  • 進行成本控管
  • 進行品質控管
  • 進行履約管理(視實際需求而定)
  • 進行風險、議題、變更控管(視實際需求而定)
  • 進行溝通及報告
  • 進行文件控管
  • 專案贊助人
  • 專案經理
  • 專案管理團隊
6 結案
  • 規劃結案事宜
  • 溝通及交辦結案工作
  • 進行結案工作
  • 製作結案報告
  • 舉行結案會議
  • 專案贊助人
  • 專案經理
  • 專案管理團隊

 

圖三:中型專案的管理流程WBS架構

mediumpjwbs

小型專案的管理流程WBS架構

小型專案的範疇更小而且組織更單純,因此不需要太細的角色分工。通常,小型專案為「弱矩陣」的組織架構。例如,小型的學術研究專案、問題解決專案、活動專案、市場評估開發專案、工程專案等。

一般而言,小型專案在六個階段的主要活動及負責人員,如下表所列。而根據下表的內容,我們可以製作出小型專案的WBS基本架構(如下圖)。

表四:小型專案的主要管理活動及負責人員

名稱 主要活動 主要負責
1 提案
  • 定義專案問題及需求(視實際需求而定)
  • 構想及評估問題的解決方案(視實際需求而定)
  • 製作及審核專案提案書(視實際需求而定)
  • 專案贊助人
  • 專案經理
2 起始
  • 製作範疇說明書(視實際需求而定)
  • 建立專案管理團隊
  • 召開專案啟動會議(視實際需求而定)
  • 專案經理
3 計畫 撰寫專案計畫書工作(內容視實際需求而定)
  • 專案經理
4 執行 專案管理執行工作

  • 交辦工作分包
  • 查核及驗收產出流程的各階段工作
  • 檢討及審核產出流程的各階段完成結果

專案產出執行工作

  • 專案經理
  • 工作小組
5 控管
  • 進行時間控管
  • 進行成本控管(視實際需求而定)
  • 進行品質控管(視實際需求而定)
  • 進行履約管理(視實際需求而定)
  • 進行風險、議題、變更控管(視實際需求而定)
  • 進行溝通及報告
  • 進行文件控管
  • 專案經理
6 結案
  • 進行結案工作
  • 製作結案報告
  • 專案贊助人
  • 專案經理

 

圖四:小型專案的管理流程WBS架構

smallpjwbs

微型專案管理流程WBS架構

微型專案通常被稱為一人專案,因為這種專案通常由一個人來獨力完成。只有少部分的工作需要他人來協助。例如,獨立的學術研究專案、小型問題解決專案、小型活動專案等。

一般而言,微型專案在六個階段的主要活動及負責人員,如下表所列。而根據下表的內容,我們可以製作出微型專案的WBS基本架構(如下圖)。

表五:微型專案的主要管理活動及負責人員

名稱 主要活動 主要負責
1 提案
  • 定義專案問題及需求(視實際需求而定)
  • 構想及評估問題的解決方案(視實際需求而定)
  • 製作及審核專案提案書(視實際需求而定)
  • 專案指導主管
  • 獨立的專案負責人
2 起始
  • 製作範疇說明書(視實際需求而定)
  • 獨立的專案負責人
3 計畫
  • 撰寫專案計畫書工作(內容視實際需求而定)
  • 獨立的專案負責人
4 執行
  • 執行產出流程的各階段工作
  • 獨立的專案負責人
5 控管
  • 進行時間控管
  • 進行成本控管(視實際需求而定)
  • 進行溝通及報告
  • 進行文件控管
  • 獨立的專案負責人
6 結案
  • 進行結案工作
  • 製作結案報告(視實際需求而定)
  • 獨立的專案負責人

 

圖五:微型專案的管理流程WBS架構

micropjwbs

結論

專案愈大,範疇就愈大、組織就愈複雜。分工就愈細,因此專案管理流程相關的活動就會更多,反之亦然。大專案需要靠一大群的專案館團隊來完成,小專案只要幾個人就夠了。因此需要從事的專案管理活動數量相差很多。

在製作整個專案的WBS工作分解圖之前,仔細地了解你所負責的專案在範疇、組織、時間、預算、技術、風險、經驗上的規模大小及複雜程度,並確認出專案管理主要活動及負責人員,以建立適當的「專案管理流程」WBS架構。

接著,再進一步去建立「專案產出流程」的WBS架構。有關建立「專案產出流程」的WBS架構方法,請參閱下一篇文章的內容。

(作者賴志宏 博士   出處Kris專案管理學院)

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