專案管理的組織架構與角色責任

project roles

通常,在專案管理的組織中,分成三個管理階層的人員,包含:專案上層決策人員、專案管理人員及工作小組組長等,其定義如下:

  • 專案上層決策人員:指那些負責專案政策訂立、需求定義、預算核准、組織建立、重要人員指派、重要議題等事項之決定、指導、監督及審核的高層主管。主要包含:專案委員會及專案贊助者等。
  • 專案管理人員:指那些負責專案組織、計劃、執行、控管及、結案的控管、稽核及行政工作的人員,主要包含:專案經理、專案稽核人員及專案管理行政人員等。
  • 工作小組組長:指那些負責專案工作分包(work package)實際執行之指揮及監督的現場主管,如工作小組組長。

根據上述的分類,下圖列出一般專案管理組織的架構及角色責任。以管理報告的層級來看,專案委員會是專案的最高指單位,接著是專案贊助者,然後是專案經理,最後才是專案管理行政人員及工作小組組長。而專案稽核人員則直接向專案贊助者報告。

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專案管理組織架構與角色責任

通常,事業單位或部門主管並不被列為專案管理組織的成員,因為事業單位或部門主管並不需要向任何專案組織成員直接報告,他們主要扮演協助者的角色。專案組織成員是靠溝通或協調的方式來和事業單位或部門主管互動。

實務上,並非每個專案都需要上列的所有專案管理組織成員,而是需要視專案的規模大小來決定。下表說明不同規模大小之專案所需的專案管理人員及角色責任。以下則進一步說明專案管理組織成立的過程中,如何決定必要的組織成員:

  • 專案成立前
    • 通常,針對規模大及重要性高的專案,組織的高層主管會暫時指派一位專案贊助者來負責專案的需求定義及專案實現方法的可行性研究。
    • 接著,專案贊助者會指派一位專案經理來協助他完成上述的工作。必要的話,專案經理還可透過專案贊助者來尋求相關部門或單位人員的共同協助。
    • 對於一些中小型的專案,大多時候是不需要專案贊助者,只需專案經理來負責專案成立前的需求定義及評估工作即可。
  • 專案成立後:
    • 對於那些規模大及重要性高的專案,為了有效整合及平衡不同組織或部門的需求及利益,通常會由專案贊助者提出各組織的代表名單,來組成一個專案委員會,以做為專案團隊的最高指導及審核機構。
    • 同時必要的話,專案贊助者會根據需求,指派必要的專案稽核人員來從是專案監視、查核及督導的工作。對於一些中小型的專案則不需要成立專案委員會及指派專案稽核人員。
    • 接著,由專案經理來確認必要的專案管理行政人員名單。同時,確認負責各工作分包的工作小組組長。
    • 由於一些專案的規模實在太小了,因此,並不需要任何專案管理行政人員及團隊組長。專案經理必須負責所有專案行政作業及執行督導的工作。

不同專案大小所需的專案組織成員

project roles needs

(作者賴志宏 博士   出處Kris專案管理學院)

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