專案管理培訓規劃五部曲(二):定義企業主管必備的專案管理能力

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從職能需求的角度來看,企業主管專案管理能力需求是根據他們的專案管理角色、任務、專案規模、專業程度等來考量,例如,管理軟體研發專案、大型營建專案、及飛機製造專案,三者的能力需求絕對不同。而每個企業的組織規模大小、功能差異、及企業管理文化與環境,對企業主管專案管理能力需求也有很大的影響。基本上,影響企業主管專案管理能力需求的因素包含以下幾個主要的因素:

  • 公司產業別:製造、工程、軟體、金融、設計、服務..等。
  • 公司規模大小:大、中、小。
  • 公司的組織架構:功能式、矩陣式、混合式等。
  • 主管的專案角色:專案的擁有者、贊助者、處長、經理、工程師、組長、行政支援等。
  • 主管的階層:基層主管、中層主管、高層主管等。
  • 主管從事的專案類型:行銷、設計、工程、資訊、生產、品管、採購、人資..等。
  • 主管從事專案的規模:大、中、小。
  • 主管從事專案管理的頻率:多、中等、少。
  • 主管現有的專案管理能力:很好、尚可、不好。
  • 主管現有的專案管理能力不足之處:定義、組織、計畫、執行、控管、領導。

雖然影響企業主管專案管理能力的因素很多,但我們可以簡單的根據主管的層級、專案管理的角色、職責來辨認。例如,我們可以歸納出不同層級的主管對專案管理的能力需求重點:

  • 對基層主管而言,專案管理職能應偏重在技術工作的執行督導及產出品質查核的能力,因此較不需要很高深的計劃及控管技巧,同時也不需要太多的團隊建立及領導激勵的技巧。
  • 對中層主管而言,通常擔任專案經理的角色,故 專案管理職能需要更多的組織、計劃及控管的技巧,因此也不需很高深的投資組合與組合管理或工作分包控管的能力。
  • 對高層主管而言,專案管理職能應專注於專案在策略層面的需求定義、決策指導及人事授權的工作。因此也不需很高深的計劃及控管技巧。

根據「不同層級主管的主要專案管理責任責任」及「企業主管必備的的核心專案管理能力」,我們可以歸納出「不同層級主管在專案管理能力的需求與程度」(見表1)。專案管理能力的需求程度可分為高、中、低等三種,需求程度高的項目,代表是該主管必要的專案管理能力。有效的確認主管們必要的專案管理能力,可以做為企業主管在專案管理能力發展即培訓課程規劃時的參考依據。

 

表1:不同層級主管在專案管理能力的需求與程度

 

接著,我們將專案組織的不同(如:功能性組織或專案型組織),將企業主管再區分成「功能型」及「專案型」兩種,說明如下:

  • 「功能型」的基、中層主管:通常負責少量的小型及短期專案,主要任職於支援性的功能單位或例行作業單位,例如:行銷、財務、人資、採購、生產、品管等。
  • 「專案型」的基、中層主管:通常負責多量的各型專案,主要任職於以專案為導向的功能單位,例如:研發設計及軟體資訊等。

最後,我們再將「功能型」及「專案型」兩種專案組織中的「基層、中層及高層」主管,在「負責專案類型」、「任職單位」、「 專案管理任務」、及「專案管理角色」等相關因素上作分析比較,來歸納出不同層級及專案組織的企業主管,在專案能力上的實際需求。藉此我們可以進一步的來規劃符合主管們真正需要的專案管理培訓課程,以確保培訓能夠達成預期得目標及應用效益。

 

表2:「不同層級」及「不同專案組織」的企業主管所需要的專案管理能力

(作者賴志宏 博士   出處Kris專案管理學院)

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