哪些是企業主管的核心「專案管理」能力?

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專案是指那些非例行性的臨時任務,通常具有事先定義的目標、需求及預算,並由跨部門的團隊來執行,以產出預期的結果、服務或產品」。而所謂的「核心專案管理職能就是:企業主管的用以管理各種專案必備的基本能力」。通常,我們可以將企業主管必備的專案管理職能分成「定義」、「組織」、「計劃」、「執行」、「控管」、「領導」等六大區域的能力,其摘要如下:

  • 定義能力:專案問題發掘及需求定義的能力。
  • 組織能力:專案組織架構建立及團隊管理的能力。
  • 計劃能力:規劃專案"人、事、時、地、物、財"的能力。
  • 執行能力:工作交辦、督導及查驗的能力。
  • 控管能力:追蹤記錄、分析評估、溝通報告、及問題解決的能力。
  • 領導能力:專案團隊溝通協調、問題解決、群體決策及影響激勵的能力。

具有良好的專案管理能力,可以確保您有效的掌控專案的「範疇」、「時間」、「成本」、「資源」、「品質」、「風險」、「議題」、「變更」、「溝通」、「文件」等重要活動元素,最終的目的是讓您「如時」、「如質」、「如預算」、「如範疇」的產出最佳的專案成果與績效。

專案管理的能力大多專注於系統方法、流程、技術及工具的應用技巧。因此,大部分是以邏輯架構及理性思考為主的硬性技巧(Hard Skills),其中包含各種分解及關聯的方法工具,來協助有效分析、架構、評估及決策的專案管理工作。除了專案管理的硬性技巧之外,企業主管還需要專案領導的能力的人際軟性技巧(interpersonal soft skills)。所謂的人際的軟性技巧包含:

  1. 人際溝通能力:專案團隊及利害關係人的人際溝通能力。
  2. 衝突解決能力:專案團隊及利害關係人衝突解決的能力。
  3. 問題解決能力:專案問題辨識、分析、評估及方案執行的能力。
  4. 群體決策能力:專案群體構想、評估及決策的能力。
  5. 領導激勵能力:專案團隊及利害關係人的影響及激勵能力。

     專案領導能力是以感性及直覺為本的溝通、決策與激勵能力,主要著重於人際關係互動及影響的軟性技巧。相較於硬性的管理技巧,軟性的領導技巧在增加共識、改變態度、化解歧見、激勵士氣與促進合作上更為重要。根據上述的分類和定義,歸納出一般企業主管的必備的核心 專案管理職能。

     綜合而言,主管們在專案管理能力的提升將有助於提升他們的「專業管理能力」和「一般管理能力」。由於不同層級的企業主管在 專案管理的角色和職責不同,因此他們在專案管理能力在實際運用的需求程度上也會有不同。

企業主管的必備的核心專案管理能力

 

(作者賴志宏 博士   出處Kris專案管理學院)

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