哪些是專案經理必備的能力?

project manager joggling

我常聽到專案經理們抱怨,說他們是有責無權,因為他們似乎從來就沒有被賦予足夠的權限來管理專案。例如,當要找適當的人來做事的時候,常常要A,卻給B或C。或者,當需要一定的資源和預算時,卻常常被七折八扣。或者,當專案完成時,專案成員的考績總是輪不到他們來打。因此,他們覺得這樣的專案經理根本就是跑腿打雜的,哪需要甚麼高深的專案管理能力呢?

在專案管理的世界裡,專案經理們這樣的抱怨確實是有道理。因為很多公司組織在成立專案時,經常是不會仔細考量:什麼樣的專案組織是最適合的,更不會去明確界定專案經理應該要有多少權限。基本上,專案經理是高階主管的傳令兵和打雜工,但卻要扛大部分的成敗的責任。因此,專案經理一職只不過是個苦差事,於是抱怨週而復始,直到有一天做不下去了為止。而這就是很多人不想做專案經理的主要原因之一。

所謂「巧婦難為無米之炊」,如果專案經理只是個有責無權或有權無責的人,那麼即使他有再好的專案管理經驗和能力,也做不出甚麼好的成績。雖然如此,身為一個專案經理,你也必須要知道,如果你的能力不好的話,就算給你再多的權力也沒有用,因為能力和權力是相對的。

基本上,不論專案的規模大小或困難程度,專案經理都必須具備良好的「專業領域能力」,例如•專門技術或行業的知識、技術及經驗。例如行銷、財務、研發、資訊或某工程技術方面的專業能力。除此之外,專案經理還需要良好的「人際管理能力」,亦即:   處理人與人或單位與單位間溝通、協調、關係及問題的能力,例如:溝通、談判、影響、衝突管理、關係管理等方面能力。接著,專案經理還需要有「一般管理能力」,包含:領導、組織、用人、計劃及控管等能力,其定義如下:

  • 領導:使命、價值、目標與需求定義能力,及指揮、鼓舞與激勵團員的能力。
  • 組織:組織架構建立及發展的能力。
  • 用人:人員篩選、任用、培育、考核、去留的能力。
  • 計劃:工作範疇、時間、資源、成本,及執行方法規劃的能力。
  • 控管:工作執行及產出交付之追蹤、督導、審核、問題解決及溝通協調能力。

而在「專案管理能力」上,專案經理則需要以下方面的管理能力,例如:範疇、時間、品質、成本、資源及團隊、進度與績效、溝通及報告、議題及變更、文件及檔案、風險、採購、利害關係人、商業案例、目標需求等。

但由於專案經理在大小不同的專案所扮演的角色和職責不同,因此,其所需的專案管理能力也會不同,通常,負責小型專案的專案聯絡人或專案組長會偏重於處理技術面和人際面的能力。而負責中大型專案的專案經理會偏重於處理人際面、組織面和政治面的能力。

再者,為了要有效的發揮上述的四類能力,亦即:「專業領域能力」、「人際管理能力」、「一般管理能力」與「專案管理能力」等,專案經理必須具備以下兩個重要的「核心思考能力」,亦即:邏輯思考能力與創意思考能力,其摘要定義如下:

  • 邏輯思考:透過觀察、分析、綜合、推理來評估、判斷事情的能力。
  • 創意思考:透過直覺、想像、綜合、預測來發掘問題與找出更新更、有效答案的能力。。

綜合上面的說明,下表列出不同專案規模之專案經理所必備的能力。從這張表格的內容,你就可以清楚哪些是自己所需要的專案管理能力。藉此以也可檢視自己能力的優缺強弱,以做為自我能力不斷提升的參考依據。

不同層級專案經理所必備的能力

project manager's abilities

(作者賴志宏 博士   出處Kris專案管理學院)

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