專案管理對企業的營運有何重要性?

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在外在環境不斷變化下,企業組織將面對各種挑戰和需求,包含:「市場需求」、「營運需求」、「顧客需求」、「技術趨策」、「法規需求」、及「社會需求」等。因此,為了確保其長久的生存及茁壯,必須不斷檢視策略的需求、方法及目標,然後,將這些策略需求轉化成具體的經營計劃。接著,仔細評估及篩選可行的專案計畫(包含投資組合、計畫、及專案等)及作業計畫來實現預期的效益。同時,在執行專案及作業的過程中,定期檢討實際的成果及效益,並作必要的策略調整,以適應外在環境新的變化(見圖1)。

圖1:專案管理與企業營運的相互作用關係

 

在經營計畫中主要分為專案(projects)和作業(operations)兩種類型的任務,彼此相互依存及互相作用,以共同達成企業組織的策略目標及效益。作業主要的運作為例行性的「生產」及「維運」相關的工作,例如:業務、行銷、工程,生產、採購、品管、運儲,財會、人資等功能部門的例行性工作。

而專案的運作則為「開創」、「建置」、「解決」、「改善」等暫時性的工作。當專案被完成後,它的最終產出(deliverables)通常會被轉移(transfer)至相關的功能單位來進行例行作業的運作及維護工作。例如:當產品研發專案的工作完成後,所有的設計產出將會被轉移到生產單位來進行正式量產的工作。

專案在整個營運作業的生命週期中,經常是負責前端流程的工作,以輸出(output)必要的產品、服務或結果,來啟動或改善後端流程的例行性作業。很明顯地,若前端的專案無法提供如範疇、如時、如質、及如預算的產出結果,那麼後端例行性作業的效率將會受到嚴重的影響。

例如:若新產品研發專案的成果不好,將使生產作業的效率不佳,接著影響產品銷售的業績,進而降低企業組織的競爭能力。其它如產品的行銷專案、管理資訊系統的建置專案、辦公及廠房設備的建設專案、或組織改造專案等的成敗,對整個營運作業的效益都會有非常重大程度的影響。

 因此,可以肯定地說:「專案與作業間相互依存及相互作用的關係密不可分。因為,沒有良好的專案管理效率,就沒有良好的作業效率,當然也不會有良好的事業經營效益。」然而,若要有良好的專案管理效率,就必須要有良好的專案管理制度來「整合」專案管理系統的「策略」、「組織」、「流程」、「工具」、及「人才」等五大子系統的運作。如此,才能有效「定義」、「組織」、「計劃」、及「控管」專案的工作,進而提升專案執行的績效,而最終的結果是:「事業經營的策略目標及效益將被具體地實現」(見圖2)。

 

表1:組織專案管理能力成熟度發展模式

 

(作者賴志宏 博士   出處Kris專案管理學院)

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