矩陣組織的優缺點

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一般而言,外在環境愈是穩定,組織的運作就會愈注重制度化、系統化和標準化,並採取嚴格的控管模式,以達到最佳的產出效率。這時候功能性組織最適合,特別時對那些從事大量生產或標準服務作業的公司組織。相反的,外在環境變動愈大,愈需要有彈性的組織架構及流程,並採取參與式及自主化的管理模式,以鼓勵更多的創意構想及團隊的共識。這時候矩陣組織則適合,特別是對那些和問題解決、系統改善、創新事業或研究發明等相關的專案。有關功能性組織和矩陣組織的環境及控管需求,請參考下圖

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功能性及矩陣組織的環境及控管需求

矩陣組織的優點

矩陣組織在運作上,有很多優點是為了克服專案特性(如暫時性、獨特性、不確定性、複雜性、衝突性等)所產生的影響(見1.6節)。這些主要優點是包含:

  • 組織架構調整彈性高:因為不確定性因素,造成專案的需求和範疇可能經常會改變。進而需要快速及彈性地調整專案的組織架構。不像固定式的功能性組織架構,矩陣組織隨時可以隨時被彈性調整,以因應外在環境改變的需求。
  • 跨部門溝通協調性佳:矩陣組織的最大優點就是要打破傳統功能部門那種專業性的封閉式溝通壁壘。透過橫向及縱向的溝通協調,來加速決策訊息的整合和流通,進而更有效地來整合不同專業部門的意見和共識。
  • 共用資源運用效率高:功能性組織的專業資源通常是有限的。當跨部門的專案工作支援需求愈來愈多,這些有限的資源在調度及管理的效率上變得非常重要。矩陣組織透過橫向的溝通,能快速的協調有限資源的供需,進而達到更好的共用資源運用效率。
  • 工作流程調整彈性高:功能部門的例行性工作大多根據標準作業流程來進行,如此可以減少失誤,進而提高效率。然而,針對具有獨特產出和流程的專案工作,標準作業流程通常缺乏變化的彈性。而矩陣組織的運作在工作計畫和管理的流程上,具有較好的彈性調整能力。
  • 跨領域成員合作性高:矩陣組織的群體討論和決策機制,有利於整合不同專業領域成員的意見,尤其在創意思考和評估決策上上,更能提升群體決策的品質及共識達成,進而提高跨領域團隊成員的合作意願。
  • 團隊成員自主性高:在矩陣組織中,專案成員通常被賦予較高的自我管理和決策參與權限。因此團隊成員較能決定自己的工作方法,同時也能自由地表達自我的意見,相對地對工作的滿意度會較高。

矩陣組織的缺點

雖然矩陣組織在管理專案上有眾多的優點,但同時也產生了許多缺點,包含:

  • 組織的衝突性高:傳統的功能性組織成員大都具有同一種專業背景,同時也較熟悉彼此的工作方法和合作模式。部門經理一人負責所有成員見的指揮和協調事宜,因此,成員之間的衝突程度較低。相反地,矩陣組織的成員大都具有不同的專案背景和經驗,同時必須聽從專案經理和部門經理的指揮,因此成員之間的衝突程度較高。
  • 組織運作成本高:相對於傳統的功能性組織,矩陣組織在人員的溝通和決策上會較為複雜,進而使得行政和管理的作業也較為複雜。因此在組織運作的成本上會相對較高。
  • 工作流程運作效率差:專案的產出大多是獨特性的,因此很難有標準化的工作步驟和方法,導致需要更多的計劃和控管工作。相對於功能性組織的高度標準化工作流程,矩陣組織的工昨流程效率會比較差。
  • 專業經驗存續度低:矩陣組織是一種暫時性的組織,當專案完成後即被解散。同時專案成員大多具有不同的專案背景和經驗,同時也是兼職的。由於這樣的組織特性,使得專案成員在完成被指派的工作後,很難像功能部門一樣,可以將所獲得的專業經驗有系統的留存在同一單位裏,以做為未來類似工作的參考。
  • 決策速度及效率差:矩陣組織注重成員的個人的意見表達和共識形成,因此很多議題的討論必須要經過比較繁複和冗長的溝通過程。相較時功能性組織,矩陣組織在決策上速度較慢,同時效率較差。
  • 成員角色及責任模糊:矩陣組織的成員大多是兼職的,同時可能參與多個不同的專案,而且還要向不同的老闆報告,例如部門經理和不同的專案經理。因此,在個人在工作角色及責任的定位上,經常會很模糊。
  • 人員績效考核困難:矩陣組織成員的工作經常會因專案的變更而改變,加上與其他成員的工作介面相依性很高,因此工作責任很難區分。由於有兩個老闆的關係,他們對績效標準的認定和考核方法,很難有一致性的看法。
  • 專案成員壓力大:矩陣組織成員的工作自主性較高,但需要跟不同專業領域的人員合作,同時向兩個以上的老闆報告。經常還要應付很多工作介面上的衝突,因此相對於功能性組織的成員,他們工作壓力的較大。

經上面的說明之後,相信你現在已經很清楚矩陣組織的適用和優缺點。基本上,沒有一種組織架構是最好的,任何組織架構都有它最適用的環境。就像車子一樣,雖然轎車和貨車都可以當作運輸的工具,但轎車適合載人,貨車適合載貨,當然你也可以用貨車來載人,問題合不合適呢?這就需要你正確的判斷了。

還有,瞭解了矩陣組織的優缺點後,你也會更清楚它在專案管理上的困難和挑戰,尤其你要有甚麼能力,才能如何有效發揮它的優點與減少它的缺點。這些在後面的章節,我會依序說明。

(作者賴志宏 博士   出處Kris專案管理學院)

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