功能組織、矩陣組織、專案化組織的比較

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企業組織根據不同的專案需求,可採用功能性、矩陣式及專案化等三種架構來成立其專案團隊。這三種架構可能單獨、或其中兩個、或三者同時存在於一個組織中。以下解釋這些組織架構的運作方式。

功能性組織

按不同專業功能的需求,來設立部門單位的一種組織架構方法(如下圖所示)。功能單位主要從事例行性作業,並產出重複性的產品或服務。其人員大部分具有相同的專業背景,並接受部門主管的指揮和調度,例如:生產、銷售、人資、研發、財務等部門單位。在功能性組織下,組織還是會有一些臨時性的專案工作,但由於缺少正式的專案組織架構,部門的主管通常會指派某一位同仁來擔任類似專案經理的角色。但該同仁的責任僅限於訊息連絡的工作,而真正的專案控管及決策,還是屬於部門主管的權限。

當功能性組織內的專案變得越來越重要時,就需要一種更有效的跨部門協調和整合機制來管理專案,於是矩陣式的專案組織架構就因應而生。矩陣式組織是一種暫時性的專案組織,由跨部門單位與跨專業領域的人員所組成,並由一位專案經理來負責溝通、協調及控管的工作。根據專案經理的權限大小,矩陣式組織又可分為:弱矩陣、平衡矩陣、及強矩陣等三種類型。有關這三種矩陣式組織的摘要說明如下:

 

functional

弱矩陣組織

當專案的規模很小、效益重要性低、參與人員的專業類別少時,專案經理的權限通常很弱,因此這種專案組織被叫做弱矩陣(如下圖所示)。在此種組織架構下,專案經理的權責僅限於溝通協調的工作,至於人員指派、資源分配、預算核准、績效考核的權限則屬於部門經理,亦即專案經理必須完全聽令於部門經理。同時,專案經理和專案管理行政人員通常是兼職的(part-time)。

 

weakmatrix

 

平衡矩陣

當專案的規模更大、效益重要性更高、參與人員的專業類別更多時,專案經理的權限通常需要和部門經理是對等的,因此這種專案組織被叫做平衡矩陣(如下圖所示)。在此種組織架構下,專案經理和部門經理需就人員指派、資源分配、預算核准、績效考核等事宜來共同協調及決定。同時,專案經理通常是全職的(full-time),而專案管理行政人員通常是兼職的。

 

balancedmatrix

 

強矩陣組織

當組織內部具有愈來愈多的經常性專案,而它們對組織的營運策略目標和利益非常重要。加上這些專案必須共用組織的有限資源(如:有限的專業技術人力、特殊的設備或預算等)。此時,為了有效的統合和管理這些專案,組織通常會成立一個專職的專案部門,以統籌所有專案的共同策略目標、利益、執行政策、管理方法及有限資源等。例如,新事業投資發展專案部們、新產品研發專案部門、軟體資訊發展專案部門等。

在這種專案組之下,專案經理的權限通常比部門經理還要強,因此這種專案組織被叫做強矩陣(如下圖所示)。專案經理具有人員指派、資源分配、預算核准、績效考核等事宜的主要決策權限,而部門經理則具有部分的建議和參考權限。同時,專案經理和專案管理行政人員通常是全職的(full-time),並編屬於獨立的專案管理部門或專案辦公室。

 

strongmatrix

 

專案化組織

除了功能性組織和矩陣組織外,當組織的營運作業完全以專案的形式來運作時,功能性的部門已經不重要了,取而代之的是專案化組織。這是一種常駐型的組織架構(如下圖所示)。這種專案組織適用於專門承接外部顧客合約專案的企業組織,例如:土木營建、飛機船舶製造、研發機構、軟體代工開發、工程顧問服務公司等。

在專案化組織下,專案經理幾乎擁有對專案人事、資源、預算、績效的完全管理權限。專案經理和專案管理行政人員通常是全職的(full-time)且固定的職務。由於專案化的組織以從事外部顧客合約專案為主。因此,對達成專案利潤和成本的目標通常最為重視。在專案管理上,凡是會會影響到專案利潤和成本的事情都被特別的重視,例如,履約管理、變更管理、產出驗收及請款作業等。

 

projectized

不同專案組織的特性比較

最後我們把上面所敘述的重點,歸納於下表內。這樣你就可更清楚他們的主要特性。而瞭解了各種組織在專案運作上的特性後,你就可以更清楚在什麼樣之架構下,專案經理有什麼樣的權限及應扮演的角色。

例如,在功能性組織中,專案經理的主要職責是擔任訊息聯絡的工作,而重要的跨部門的決策,還是必須透過由各功能部門主管見的溝通和協調。相對地,如果在專案化的組織中,專案經理具有專案決策及控管上的完全的權限。

基本上,專案經理的權限大小和專案本身對組織的重要性高低成正比。專案愈重要,專案經理的權限就愈大,反之亦然。瞭解了這個道理之後,你就會比較能在專案中認清自己和主管及專案成員間應有的互動關係,如此才不會陷入組織的權力爭奪(power struggle)中,進而可以避免一些不必要的摩擦和衝突。

 

不同專案組織的主要特性比較

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(作者賴志宏 博士   出處Kris專案管理學院)

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