再多的時間也不夠用 – 帕金森定律在專案管理的應用

no time

Parkinson’s Law:Work expands so as to fill the time available for its completiont
(作者:賴志宏 博士   出處:Kris專案管理學院   日期:2015/7/6)


定律起源
西里爾•諾斯古德•帕金森(Cyril Northcote Parkinson, 1909-1993)是一位英國學者、教授、海軍史學家和作家。他從倫敦大學國王學院獲得歷史系博士學位。一位多產的作家,他寫了60多本書,多數是有關他海軍歷史的專業領域,但也有好幾本熱門小說。根據他在二戰期間當任英軍少校的經驗,他寫了一篇有關時間管理及軍事官僚機構的諷刺文章,於1955年發表在「經濟學人」雜誌。他寫道:「一位老太太可以花一整天來寫一張明信片,而一個很忙的人卻只需要花三分鐘來做同樣的事情。

帕金森定律的直譯是:「工作總會填滿它可用的完成時間。」它真正的意思是說:「就算給他再多的時間,人們總會在最後一分鐘才完成。」例如,有些人你給他三個月的時間來寫一份報告,他們總會在報告繳交期限的前一天才開始寫。通常,他們的藉口是;還有其他更重要的工作要做。當然,也有人會因為工作太無聊或困難,而把工作拖延到最後一刻。

工作拖延的原因

雖然這種「最後一分鐘症狀(last minute syndrome)」會讓人暫時減輕壓力,但社會心理學家,霍爾沃森博士(Dr. Heidi Grant Halvorson),在她發表於「哈佛商業評論」的文章裏指出:研究發現,長期拖延者會感到更焦慮,而一般來說他們的工作效率比較差。

那麼人們為什麼會有拖延的習慣呢?是真的因為手上的工作太多,還是涉及到心理因素呢?霍爾沃森博士認為有兩種主要心理因素是造成拖延的習慣:

  • 目標影像變大效應(Goal looms larger effect)」:當一個目標接近你時,你想達到目標的意志會增加。目標的影像在你的腦海中會漸漸變大,變得清晰和迫切。所以你會努力去實現它。當目標離你很遠,你的意志會降低。你會去追求其他更接近的目標。
  • 計劃謬誤(Planning fallacy)」:當我們在估算未來工作的時間時,我們經常會遭遇到所謂的「樂觀偏見(optimism bias)」。這可能歸於幾個原因。例如,在計劃時,我們通常會忘了過去失敗的經驗,而傾向依據「最好的經驗」來做工作計劃及時間估算。因此,我們會忽視可能存在的風險、其他突然插入的工作、或超時的會議等。

除了上面兩種心理的原因之外,尼爾•菲奧雷博士(Dr. Neil Fiore)也在他暢銷的“The Now Habit” (已經賣超過20萬冊,同時被翻譯11種不同語言的版本) 一書中指出,許多原因會造成工作拖延的情況,例如:

  • 忽視細節」:在規劃工作時,忽視工作細節常常會讓人們只記得要做的正事,而忘記許多雜事,例如計畫、準備、溝通、審核及修改等。因此,當我們在估算工作時間時,只會估算主要任務本身的時間,而忘了許多次要任務的時間。例如,我們認為寫一份報告的時間就只是在鍵盤上打字的時間。而我們卻忘記還要花時間去做一些事前的研究、諮詢利害關係人的意見、或主管們會將報告修改一次、兩次或三次的時間
  • 缺乏動機」: 當人們對工作沒有興趣時而開始拖延時,通常是因為缺少鼓勵行動的動機,因此他們就會設法盡量拖延,直到非做不可而止。例如,當我們被要求去參加一個跟自己專業無關的訓練課程時,我們經常會以現有工作太忙為由來拖延。
  • 工作困難」: 當工作的內容過於困難或複雜,或缺乏足夠的能力和經驗時,人們通常會不知如何著手,因此產生拖延的狀況。例如,當我們把一件工作交給新人時,常常會發現他們會花很多時間在猶豫或觀望,而遲遲無法動手。
  • 害怕失敗」:人們也會因為害怕失敗而不斷拖延必要的決定或行動。通常,這是一種鴕鳥的心理,藉由不作為來暫時逃避壓力,但往往卻錯失最佳行動時機,例如,當我們面對未知的工作風險,又缺乏必要的資訊時,通常會害怕失敗而產生猶豫不決的狀況。
  • 雜事太多」: 當一個人雜事太多,又不知道如何設定優先順序時,做事通常會很容易分心,因而造成工作拖延的狀況。例如,雖然我們一天只有8小時的正常上班時間,但扣除工作前的準備、電話的干擾、開不完的會議、主管的訓示、心情的調適、及私事的處理,剩下可以專心工作的時間,大概不到50%的時間。
  • 完美主義」:工作的品質和時間目標經常是衝突的。當我們不斷追求更完美的品質時,往往會忽略時間的限制 ,因此造成了拖延現象。例如,我們經常以20%的時間來獲取80%的成果,但為求完美,卻花費另外80%的時間,只為了獲得額外的20%成果。
  • 獨行主義」:有很多人在接受主管交辦的工作後,經常會獨自埋頭苦幹,很少向主管做回饋和諮詢的動作。直到自己以為做完了,才發現一開始的方向做錯了。因此造成工作必須重作,而導致時間的延遲。
  • 反抗權威」:雖然有些人的工作能力很好,但內心卻有一種不願接受約制的反叛態度,因而會不自覺的延遲工作。例如,當主管要求我們要按規定來做事時,總是有些人會把主管的話當耳邊風。原因無他,就是不喜歡被人約束、命令或強迫。而造成反叛權威行為的主要是因為:害怕失去工作的自我控制權力、或害怕在主管不當指揮成下為犧牲者。
  • 懶散個性」:有些人個性懶散,同時缺乏工作責任感。因此,就算明明知道工作的完成是很重要和急迫。他們還是能夠拖拖拉拉,毫不在乎。

專案工作拖延的解決方法

拖延雖然可以暫時逃避一些工作壓力,但長期來看會使自己產生焦慮或罪惡的感覺,因而使得工作的意願和效率更低。而我們如何不讓自己在專案的工作中掉入拖延的陷阱呢?針對上述造成拖延狀況的原因,以下是我建議的解決方法:

  • 設定里程碑」:為了避免「目標影像漸漸變大效應」所產生的拖延,我們可把大目標分解成小目標,這樣我們就不會老是覺得目標還離我們很遠,而缺乏急迫的感覺。例如,如果你的工作完成要花費15天的時間,那麼你可以將你的工作分成三個里程碑目標來完成。首先,在第五天時完成初稿給主管看,接著在第十天完成複稿,再給主管看,最後在第十五天交付最後的報告。將報告完成的期限分為三個里程碑,可以讓目標的影像經常保持近的距離,而不會有目標變小的感覺。同時,也可以讓我們隨時保持強的急迫感,而不至於拖延到最後一方鐘才要完成工作。
  • 考慮最壞狀況」:為了避免「樂觀偏見」所造成的「計劃謬誤」,在計劃比較不確定的工作時,除了要考慮最樂觀(optimistic)的情況之外,也要考慮最可能(most likely)及最悲觀 (pessimistic)的情況。這樣最可以讓計劃的人將所有可能的風險因素納入計畫的考量,以設定更客觀的目標。
  • 詳細規劃工作」: 為了避免「忽視細節」所造成的工作拖延我們可以運用WBS工作分解架構法來將大的任務分解成更細的子任務。同時仔細地想清楚:哪些雜事是必要的,同時把他們需要的工作放進工作計畫中,例如必要的準備、規劃、審核、溝通及會議等雜事。這樣工作的計畫就會更完整,而工作的時間估算也會更實際。
  • 找出有效的激勵因素」:為了避免「缺乏動機」所造成的工作拖延,我們需要找出那些可以激發工作動力的因素,這些因素可能是;挑戰、意義、榮譽、自尊、認同、獎賞、懲罰等。對不同的人需要不同的激勵方式,例如有人喜歡更高的挑戰目標,而有人喜歡更高的績效獎金等。只要能了解自己或他人需要的激勵方式,那麼就能很容易地激發工作的動力。
  • 設定較容易的目標」: 為了避免「工作困難」所造成的工作拖延,我們可先以設定較容易達成的目標,來讓獲得初步的信心和成就感,進而鼓舞更多的決心來挑戰更困難的目標。這和登高山的道理一樣,如果眼睛一直看著遙遠的山頂,心理就會感到害怕。但如果把目標切做幾個小段來完成,相對地就會覺得簡單很多。
  • 收集更多資料」: 為了避免「害怕失敗」所造成的工作拖延,我們可收集更多資料,來評估不確定因素所產生的風險,以增加在決策和行動的信心,如此就比較不會產生害怕或猶豫的感覺。收集資料的方式包含:查閱類似的歷史案例、聽取專家的意見、或參考類似工作的經驗。甚至還可以運用各種可行性評估方法或模型實驗的方式來獲得更客觀的評估數據,以建立決策及行動必要的信心。
  • 減少不必要的雜事」: 為了避免「雜事太多」所造成的工作拖延,我們需要增加有效的工作時間。最好的方式就是儘量減少雜事和外在的干擾,因為雜事通常會耗掉我們很多做正事的時間,同時也會造成分心而使得工作效率變差。因此,我們最好檢討一下:是不是不重要不緊急的多雜事太多?是不是時間的運用支離破碎?是不是工作的方法是過於繁複?是不是個人的私事太多?
  • 簡化工作」: 為了避免「完美主義」所造成的工作拖延,最好的方式就是:凡事要有優先順序(priority)、同時要專注於必要的(must have)需求及簡單的工作方法。這樣可以讓工作的更容易執行、錯誤更減少,進而使工作的目標更容易實現。
  • 主動回饋及檢討」: 為了避免「獨行主義」所造成的工作拖延,最好的方式就是隨時及主動地向主管回饋工作現況,並請示其意見。必要時也可以定期與主管檢討工作,如此就可以儘早發現及修正進行中的工作問題,並和和主管在進度和認知上保持同步。
  • 鼓勵自主管理」:當人們對工作的目標和內容不了解或不認同時,通常會產生懷疑或抗拒的心態。因此,如果自己有「反抗權威」的心態時,應設法了解工作的目的和意義,並主動爭取參與工作目標的設定,同時以積極合作的態度來代替消極抵抗的心態。而若要避免專案成員「反抗權威」的心態,最好的方式就是鼓勵他們自主管理,並授予必要的權力,如此就可以避免他們因害怕有責無權而產生反抗權威的心態。這包含在工作計劃時,讓他們參與工作目標設的定及計劃;在工作執行中,讓他們參與工作的控管與檢討;在工作的完成後,讓他們參與自我的工作績效檢討與改善等。
  • 培養有紀律的習慣」: 為了避免「懶散個性」所造成的工作拖延,最好是從日常生活中培養有紀律的習慣,例如持續的運動習慣、做計劃的習慣、遇問題立刻解決的習慣等。如果能讓自己養成有紀律的習慣,那麼自然就會減少懶散的狀況。如果專案成員在工作上有懶散的狀況,那麼就需要透過適當的輔導、訓練和紀律要求,來避免他們形成懶散的風氣。

結語
帕金森定律的另一種思路是:「其實很多任務需要比我們想像中更少的時間。」如果我們花一點腦筋,我們總是可以縮短任務的時程。而這是一件好事,因為我們可以有更多的休息、放鬆和恢復體力的時間。休息片刻實際上是有益工作的。托尼•施瓦茨(Tony Schwartz),在他的「哈佛商業評論」文章寫道,最有效率的人工作90分鐘後會休息15-20分鐘。根據「收益遞減規律」,輸入更多的時間在一個任務上是不會讓任務完成的更好。事實上,到某些時刻,放入太多的時間在一個任務上可能會降低效率。

回到帕金森定律:「工作總會填滿它可用的完成時間。」我們看到,無論給予一個專案多少時間,它將會在最後期限完成。心理因素會造成人們傾向於拖延工作到最後一分鐘。但可用一些技巧來減少這些影響,例如:更保守的時間估算、里程碑控管、工作分解、工作簡化及團隊領導技巧等。因此,在專案的生命週期中,記住帕金森定律的話,我們就可以更準時地來完成一個切合實際的專案計畫了。

相關諺語:

  • 最忙的人才有空閒的時間。(諺語,作者不詳)
    “It is the busiest man who has time to spare.” (Proverb, author unknown)
  • 如果你等到最後一分鐘,做事情只需要一分鐘。(斯托克-桑福德)
    “If you wait until the last minute, it only takes a minute to do.” (Stock–Sanford)
  • 你永遠找不到時間做任何事情。如果你想要時間,你必須創造時間。(查爾斯•巴克斯頓)
    “You will never find time for anything. If you want time you must make it.” (Charles Buxton)
  • 管理時間而不設定優先順序,就如胡亂射擊,並把任何擊中的東西叫做目標。(彼得•圖爾拉)
    “Managing your time without setting priorities is like shooting randomly and calling whatever you hit the target.” (Peter Turla)
  • 如果沒有最後一分鐘,很多事情就無法完成。(邁克爾•特雷勒)
    “If it weren’t for the last minute, a lot of things wouldn’t get done.” (Michael S. Taylor)
  • 常人只想如何消磨自己的時間,智者則努力利用時間。(叔本華)
    “Ordinary people think merely how they will spend their time, a man of intellect tries to use it.” (Schopenhauer)
  • 人們大部分的壓力,不是來自有太多的事情要做,而是來自沒有完成他們已經開始的事情。(大衛•艾倫)
    “Much of the stress that people feel doesn’t come from having too much to do. It comes from not finishing what they started.” (David Allen)
  • 生產力最低的人通常是最贊成舉行會議的人。(托馬斯•索維爾)
    “The least productive people are usually the ones who are most in favor of holding meetings.” (Thomas Sowell)
  • 昨天已去,明天還未到來。我們只有今天,所以讓我們開始吧。(特蕾莎修女)
    “Yesterday is gone. Tomorrow has not yet come. We have only today. Let us begin.” (Mother Teresa)

參考文獻:

(作者賴志宏 博士   出處Kris專案管理學院)

Leave a Comment

你的電子郵件位址並不會被公開。 必要欄位標記為 *