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專案管理對企業的營運有何重要性?

 專案管理制度導入系列文章 > 2. Why-為什麼企業組織要有PM制度? 作者:賴志宏 博士   出處:Kris專案管理顧問   日期:2011/1/18 

 

 

「企業組織的高層主管習慣以垂直整合的作業管理模式來看待以橫向整合的專案管理,認為只要將技術面的流程管理做好,專案自然就會被順利完成。殊不知專案的問題大多是受到跨部門的組織權責不清、不同技術背景人員的溝通不良、或不同利害關係人立場差異等所影響..。」

 
章節大綱
2.1 專案管理對企業的營運有何重要性?
2.2 專案管理制度導入與組織變革有何關係?
2.3 企業缺少專案管理制度會有什麼問題?
2.4 什麼是專案管理制度導入的成本與效益?
2.5 什麼是促使專案管理制度導入的原因?

     在外在環境不斷變化下,企業組織將面對各種挑戰和需求,包含:「市場需求」、「營運需求」、「顧客需求」、「技術趨策」、「法規需求」、及「社會需求」等。因此,為了確保其長久的生存及茁壯,必須不斷檢視策略的需求、方法及目標,然後,將這些策略需求轉化成具體的經營計劃。接著,仔細評估及篩選可行的專案計畫(包含投資組合、計畫、及專案等)及作業計畫來實現預期的效益。同時,在執行專案及作業的過程中,定期檢討實際的成果及效益,並作必要的策略調整,以適應外在環境新的變化(見圖2.1)。

 

     在經營計畫中主要分為專案(projects)和作業(operations)兩種類型的任務,彼此相互依存及互相作用,以共同達成企業組織的策略目標及效益。作業主要的運作為例行性的「生產」及「維運」相關的工作,例如:業務、行銷、工程,生產、採購、品管、運儲,財會、人資等功能部門的例行性工作。而專案的運作則為「開創」、「建置」、「解決」、「改善」等暫時性的工作。當專案被完成後,它的最終產出(deliverables)通常會被轉移(transfer)至相關的功能單位來進行例行作業的運作及維護工作。例如:當產品研發專案的工作完成後,所有的設計產出將會被轉移到生產單位來進行正式量產的工作。

     專案在整個營運作業的生命週期中,經常是負責前端流程的工作,以輸出(output)必要的產品、服務或結果,來啟動或改善後端流程的例行性作業。很明顯地,若前端的專案無法提供如範疇、如時、如質、及如預算的產出結果,那麼後端例行性作業的效率將會受到嚴重的影響。例如:若新產品研發專案的成果不好,將使生產作業的效率不佳,接著影響產品銷售的業績,進而降低企業組織的競爭能力。其它如產品的行銷專案、管理資訊系統的建置專案、辦公及廠房設備的建設專案、或組織改造專案等的成敗,對整個營運作業的效益都會有非常重大程度的影響。

     因此,可以肯定地說:「專案與作業間相互依存及相互作用的關係密不可分。因為,沒有良好的專案管理效率,就沒有良好的作業效率,當然也不會有良好的事業經營效益。」然而,若要有良好的專案管理效率,就必須要有良好的專案管理制度來「整合」專案管理系統的「策略」、「組織」、「流程」、「工具」、及「人才」等五大子系統的運作。如此,才能有效「定義」、「組織」、「計劃」、及「控管」專案的工作,進而提升專案執行的績效,而最終的結果是:「事業經營的策略目標及效益將被具體地實現」(見圖2.2)。

圖2.1:專案管理與企業營運的相互作用關係

表1.1:組織專案管理能力成熟度發展模式

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