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什麼是組織專案管理能力成熟度發展模式?

 專案管理制度導入系列文章 > 1. 什麼是企業組織的專案管理制度? 作者:賴志宏 博士   出處:Kris專案管理顧問   日期:2011/1/18 

 

 

個人與組織專案管理能力的差異

     經常我們在討論管理系統時,很容易將「個人的能力」和「組織的能力」的意義混淆,同時也說不清「能力」到底是由哪些要素所構成的。因此,在討論本節的內容前,我們先確認他們的意義,以幫助讀者更容易的瞭解文章內容,包含:

  • 個人」意指:在企業組織中之所有階層及角色的個別人員。

  • 組織」意指:並不單是整個企業組織才稱為組織。其下的各事業單位,功能單位、部門、團隊等的群體組合單元也可以稱作組織。亦即,任何群體組合的團體皆可被稱作組織。

  • 個人的專案管理能力」意指:這些「個人」的專案管理能力。

  • 組織的專案管理能力」意指:「組織」用以指導、溝通、協調、整合、支援與控管這些「個人」、使發揮組織整體專案管理最佳績效的能力。亦即專案管理系統整體運作的能力,而專案管理制度則為專案管理系統的最高指導規範。

  •  所謂的「能力(competency)」是「知識(knowledge)」、「技術(skill)」與「績效(performance)」等三者的總合。「知識是指:知道怎麼去做好一件事」,「技術是指:能夠真正去實踐一件事」,「而績效則是:能夠把一件工作做得好」。

 
章節大綱
1.1 什麼是專案管理制度?
1.2 什麼是專案管理系統?
1.3 什麼是組織專案管理能力成熟度發展模式?

     專案成員大多是從功能部門被暫時調派來負責或支援專案,直到被指派的工作完成後才回到其原屬單位,而這些專案成員經常是半職的。雖然,也有些企業組織因某些特定的專案已成常態的運作(例如:產品研發專案),特別配置全職的專案經理人來負責此類專案的管理,藉此提高專案管理運作的效率。但不管是全職的或半職的專案成員,基本上,專案成員大多是來自功能部門。如果,這些專案成員的專案管理能力不好,肯定組織的專案管理能力也會不好。

     因此,要建立良好的組織專案管理能力,最直接的方法就是發展員工的專案管理能力。首先,提供必要的課程來訓練他們的專案管理理論、觀念、方法及技術。接著,鼓勵與要求他們在實際的工作中應用所學,如此,便能漸漸地提升他們的專案管理的能力。等到大家都成為專案管理的專家,那麼企業組織的專案管理能力也自然會跟著提升。然而事實呢?許多企業組織每年都在辦理專案管理的訓練,卻無法確認:訓練是否真正提升了員工的專案管理能力呢,或是否提升了組織整體的專案管理能力,為何如此呢?

     根據系統思考的觀念,系統是由一群相互作用和依賴的份子,按一定規則結合而成的特定功能整體(whole),同時能完成個別份子所不能單獨完成的工作。在系統理論中,特別強調幾個重要的觀念,包含:

  • 觀念1:「所有組成份子的總合並不等於整體 (The sum of the parts does not equal the whole)。」

  • 觀念2:「整體的功能比個別組成份子的總合功能更大 (that the whole is greater than the sum of its parts)。」

  • 觀念3:「所有組成份子都求自身功能的完美,將陷整體的運作功能於全盤的混亂 (total perfection of individuals is total chaos)。」

     因此,若將上述三個系統觀念拿來比擬個人與組織專案管理能力的關係,可以推論出以下的觀念:

     「所有個人的專案管理能力之總合並不等於組織整體的專案管理能力」,組織是所有個人或部門依一定規則所結合的功能整體,缺乏那些規則,個體間是無法發揮其互相作用的整體功能,而這些規則就是組織的制度規範。若缺乏有效的系統制度及架構,即使個人或部門的專案管理能力再好,也無法發揮整體組織最佳的運作功能。

     「組織整體專案管理的功能比所有個人專案管理的總合功能更大」,當組織具有良好的制度系統,能夠鼓勵及統合個別組織份子間的互利合作,便能發揮出比所有個人或部門總合更大的專案管理功能,這就是「1+1=3」或「團結力量大」的道理。

     「所有個人都求自身專案管理功能的完美,將陷組織整體的專案管理功能於全盤的混亂」,當個人或部門把自身的專案管理的功能重要性擺在第一,而忽視與其它個人或部門間的互相作用或互相依賴關係,將會造成彼此間利益衝突,進而抵消彼此的合作效能,最後,使組織整體的專案管理功能陷於全盤的混亂,這就是「1+1=1」或「「1+1=0」的道理。

     根據上面的推論來看,個人的專案管理知識可以從課堂訓練中獲得,技術可以從實作中來精煉,但績效除了和個人的知識及技術有關,最大要的影響因素則是個人所處的組織環境。所謂的組織環境就是企業組織所存在的專案管理系統的架構及功能。換言之,縱使組織中的每個份子都是專案管理的專家,若缺乏一個有效能的組織環境來支持個人能力的發揮,那麼個人的專案管理績效也難有所達成。因為若缺乏良好的組織系統整合能力,如跨功能的溝通、協調及控管機制等,將會嚴重地阻礙個人的能力在組織運作中的有效發揮。其結果,整體的組織專案管理能力當然無法有效發展。

組織專案管理能力成熟度發展模式

     根據企業組織專案管理能力成熟度發展的程度差異,可分為五個不同的成熟度等級,即「非正式」、「個別的」、「制度化」、「數據化」、及「持續改善」。其分別定義如下:

  • Level 1-非正式 (Informal)
    組織中無任何正式的專案管理方法及工具。專案的管理的方法及工具使用是根據專案負責人的個別需要來決定,為一種臨時性的(Ad hoc)的選擇模式,沒有固定的流程方法及系統架構可以來重複使用在未來的專案管理上。

  • Level 2-個別的 (Individual)
    專案負責人或部門個別擁有一套自行發展的專案管理流程及方法。而這些流程及方法通常是經由個人的經驗或部門慣例所形成。主要並偏重於技術流程的控管,並運用簡單的軟體工具來輔助 (如Excel或MS- Project)。整個企業組織並無一套整合的專案管理流程方法。

  • Level 3-制度化 (Institutionalized)
    企業組織的專案管理系統被制度化及標準化。將專案管理的政策方針、組織架構、流程工具、及人員發展正式地載明於企業組織的專案管理手冊中,以作為全體人員從事專案管理必須遵循的指導規範。

  • Level 4-數據化 (Quantitative)
    發展專案管理績效量測方法及工具,用以評核個別、部門及企業整體專案的執行成效。使專案進行的每個過程狀況及績效皆能被有效地量測、分析、及控管。進而,確保每個專案的最終目標及效益能夠穩定而一致地被實現。同時,發展個人及組織的專案管理能力(Capability)的量測方法及指標,用以評核個人、部門及整體組織的專案能力程度,以作為持續改善的客觀依據。

  • Level 5-持續改善 (Continuous Improvement)
    運用問題分析及診斷的工具(如因果分析法、失效模式分析法、或關聯法等)來找出組織流程(Organizational Process)的問題產生現象、影響及根本原因。同時,運用創意思考的方法(如SCAMPER檢核表法、KJ法、或階層分析法等)構思可能的解決方案。此階段的任務主要專注於潛在問題的防範及流程的持續改善,以達到最佳化的專案管理系統效率。

     運用上述的等級定義,可以初步地判定個別企業組織現有專案管理能力成熟度發展的狀態,以作為逐步改善及升級的目標依據。然而,為了進一步的落實專案管理系統的發展成果,並訂定具體的改善行動計畫,還需進一步的瞭解每個成熟度等級中,專案管理系統五個子系統相對的能力狀態 (如表1.1)。

表1.1:組織專案管理能力成熟度發展模式

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