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什麼是促使專案管理制度導入的原因?

 專案管理制度導入系列文章 > 2. Why-為什麼企業組織要有PM制度? 作者:賴志宏 博士   出處:Kris專案管理顧問   日期:2011/1/18 

 

 

什麼是專案管理制度導入不受重視的原因?

     至此,本章探討了專案管理對企業組織策略及營運管理的重要性,同時也說明了專案管理與作業管理兩者之間相互依存及作用的密切關係。接著,探討專案管理制度導入的實際成本代價,並說明了缺乏專案管理制度對個別專案及策略專案的問題、影響、及效益。這些探討清楚說明了「專案管理制度的導入雖有代價,但卻有其更有價值的效益性」。然而,綜觀現有的企業界、政府機構或非營利組織,除了那些本身是從事專案型(project-oriented)生產或服務的企業組織外(如軟體開發,營建、研發,工程等),鮮少會主動導入專案管理的制度。這種冷淡的現象似乎和目前人們對國際專案管理師認證的熱情不成正比,更不用說是與ISO 9000品質系統導入或六標準差(6 Sigma)的導入熱潮相比。

 
章節大綱
2.1 專案管理對企業的營運有何重要性?
2.2 專案管理制度導入與組織變革有何關係?
2.3 企業缺少專案管理制度會有什麼問題?
2.4 什麼是專案管理制度導入的成本與效益?
2.5 什麼是促使專案管理制度導入的原因?

     為甚麼專案管理制度導入普遍不受企業組織的重視呢?針對這個問題的原因,搜尋過去及現有可能的文獻報告,似乎沒有任何相關的資料可供參考及佐證,因此作者僅能根據觀察的事實來推論,或許結果並不是絕對的客觀,但對於初步瞭解上述問題的發生原因會有相當程度的幫忙,圖2.12列出並摘要說明幾個較重要的可能原因,當然,除了這五個主要的原因外,應該還有其它的可能因素。然而,不論甚麼原因,要強調的是:「就像ISO 9000國際品質管理系統或CMMI的導入一樣,任何企業組織的專案管理系統之規模大小、複雜程度、建置時程是可以依其獨特的需求來量身訂做的。」至於需不需要導入其實已不是問題。

什麼是促使專案管理制度導入的原因?

     在哪些情況下,會引起企業組織對專案管理制度導入的興趣呢?首先,從問題解決的系統思考模式來看,任何管理系統的需求大多源自於外在的壓力及內在的問題。當「壓力及問題的威脅」超過人們的忍受範圍,就會產生必要的促發動力,來引起人們的注意、興趣、渴望、或行動(AIDA-attention, interest, desire, action),亦即企業組織便會開始注意到專案管理能力改善的重要性,例如:

  • 當企業組織因外部客戶因合約需求或國際標準認證要求,必須具備正式的專案管理制度及系統時;

  • 或當企業組織的大多專案在執行時,常發生嚴重的時程落後、預算超支、品質不量,進而造成客戶的抱怨,產品銷售不佳,資源運用效率不良時。

     然而,由於專案管理問題的解決需求通常具有一定的時間急迫程度,因此,除非這種「壓力及問題的威脅」持續存在或加強,否則企業組織雖然感受到專案管理能力改善需求的高度重要性,但不一定會感受到同樣高度的急迫性。換言之,企業組織專案管理能力的改善行動意願是受到其重要利害關係人之「重要性」及「急迫性」感受程度的驅動。按照「重要性」及「急迫性」的高低程度相對比較,企業組織通常對其專案管理制度導入可能的需求原因、行動及程度可歸納如下表(表2.2)。

     在此我們必須特別強調的是:專案管理制度的導入最終目的在改善企業組織的專案管理能力,但由於各企業組織所面臨的專案問題的嚴重程度皆不相同,故對專案管理能力改善的需求也不相同。亦即,個別企業組織在考量如何倒入專案管理制度時,必須根據其內部專案問題解決的「重要性」及「急迫性」程度來判定,並參照「組織專案管理能力成熟度發展模式」來確認其真正的需求及行動,如此才會產生對企業組織最大的導入效益。

圖2.12:專案管理制度導入不受重視的主要原因

表2.2:促使專案管理制度導入的需求原因

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