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企業缺少專案管理制度會有什麼問題?

 專案管理制度導入系列文章 > 2. Why-為什麼企業組織要有PM制度? 作者:賴志宏 博士   出處:Kris專案管理顧問   日期:2011/1/18 

 

 

     企業組織在專案管理能力成熟度Level1及Level2時,並沒有一套正式的制度來規範專案管理共同的方法架構、流程工具、或組織模式。此時,專案經理大多只能運用其個人的知識及經驗來從事專案管理的工作,因此,若遇到一些簡單、重複、或屬於個別部門內部的專案,那麼只要專案經理的經驗及能力不差,基本上都可以順利完成專案的工作。然而,當專案的規模及組織變大時,就會產生許多專案經理無法應付的狀況,例如:

  • 專案的需求及範疇變得更複雜,相對地專案的目標及效益也變得更模糊。

  • 專案的重要利害關係人變得更多,相對地他們的介面關係也變得更複雜。

  • 專案的組織變得更大,相對地專案成員的專業及責任分工也變得更細。

  • 專案資源的需求變得更多,相對地其取得的決策程序也變得更複雜。

  • 專案的不確定因素變得更多,相對地專案的潛在風險也變得更高。

 
章節大綱
2.1 專案管理對企業的營運有何重要性?
2.2 專案管理制度導入與組織變革有何關係?
2.3 企業缺少專案管理制度會有什麼問題?
2.4 什麼是專案管理制度導入的成本與效益?
2.5 什麼是促使專案管理制度導入的原因?

     針對上述的複雜狀況,一般缺乏全面化的專案管理制度的企業組織,在跨部門及跨階層的溝通、協調及控管機制上,很難發揮垂直及水平的整合綜效。尤其在:專案優先排序、限制資源分配、商業案例(Business Case)評估、及策略計劃等的管理決策效率上,其影響特別重大。再者,由於缺乏專責的專案管理部門(如專案管理辦公室),企業的專案管理制度將無法有效地被導入,建置、發展及維護。進而,專案管理的行政及輔導支援,專案人才的培育、組織專案管理的能力發展、及專案管理資訊系統的建置等工作將無法執行(見圖2.4)。

     這些狀況的處理已經不能單靠專案經理個人的經驗和能力,因為其涉及的溝通、協調、及決策層面變得更複雜,必需透過正式的制度規範來統合不同利害關係人的意見及行動,才能有效解決跨部門間之複雜人事介面所造成的各種問題。然而,人們大多只從個別專案的角度來思考問題的解決方法,例如:專案管理的問題大多是專案經理個人能力不好所造成的。所以,只要加強專案管理人員的教育訓練就可以予以解決。這種見樹不見林的做法顯然效果有限。因此,必需從「個別專案」及「策略專案」的管理等兩個層面來探討,如此才能徹底瞭解專案管理制度對事業經營真正的重要性。

對個別專案管理會有何問題及影響?

     許多個別的專案其實是某個策略投資組合的部份專案,這些個別專案藉由密切的相互依存與相互作用,以達成整個策略投資組合的共同目標及效益。因此,對這些個別專案而言,一方面需要追求個別的最大績效,另一方面也需要注重彼此間的有效配合,如此才能讓整體的策略的投資組合獲得最佳的效益。

     再者,個別專案的成員大多來自不同專業的功能部門,這些個別的專案成員藉由密切的合作來達成整個專案共同的目標及效益。因此,對這些個別專案成員而言,一方面需要追求個人最大的績效,另一方面也要加強彼此間相互的合作,如此才能讓整體專案的績效達到最佳。

     明顯地,導入正式的專案管理制度,將會提升個別專案及個別專案成員之間相互合作的效率。但若缺乏專案管理制度,個別專案的管理將會面臨相當嚴重的問題。這些問題基本上是與缺乏整合及協調的機制有密切的關係,但卻經常被誤認為是技術流程或專案經理能力的問題。於是,在這種錯誤的事實認知下,人們若繼續抱持著舊的思維,或錯誤的觀念試圖來解決這些問題,最終的結果必然徒勞無功(見圖2.5)。

對策略專案管理會有何問題及影響?

     所謂的「策略專案管理(strategic project management)」是指「經營計劃中的組合投資管理(portfolio management)」,通常這是由高層主管所組成的「組合投資管理委員會(portfolio management committee)」來負責所有決策的工作,並由「策略專案辦公室(strategic project office)」來協助實際執行及控管的工作。他們的主要任務在確保經營計劃中所有的投資組合、群組專案與個別專案:

  • 皆能密切地與公司組織的策略需求及目標密切關聯。

  • 皆能被客觀地評估選擇及優先排序。

  • 皆能被有效地被執行及控管。

  • 所產出的實際效益被有效地分析檢討,以做為策略調整的依據。

     為了有效執行上述的四項任務,必須制訂正式的策略專案管理組織架構及流程方法,以做為「策略專案委員會」及「策略專案辦公室」任務運作所參考及遵循的規範,而這些運作的規範也是「專案管理制度」內容的一部分。若缺乏這些規範將導致以下列的幾項主要問題 (見圖2.6):

圖2.4:缺乏正式專案管理制度的企業專案管理組織架構

圖2.5:缺乏專案管理制度對個別專案管理所造成的問題及影響

圖2.6:缺乏專案管理制度對策略專案管理所造成的問題及影響

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