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什麼是專案管理制度導入的成本與效益?

 專案管理制度導入系列文章 > 2. Why-為什麼企業組織要有PM制度? 作者:賴志宏 博士   出處:Kris專案管理顧問   日期:2011/1/18 

 

 

     企業主管若想要提升組織的專案管理能力,一方面須加強員工的教育訓練,以建立其專案管理的正確觀念及共同語言。另一方面須導入專案管理的制度,以建立其專案管理運作時的共同流程及共同組織。對教育訓練而言,基本上企業組織都非常支持,因為近年來專案管理已被企業組織公認是主管職必備的核心職能。但若談到專案管理制度的導入,企業主管的態度就變得相當保守,尤其對可能的成本代價及實質效益有相當程度的質疑,特別當他們聽到:「專案管理標準作業流程的建置,似乎不會減輕專案團隊的工作負擔,反而會讓他們花更多額外的時間來填一堆新的報告表單」的時候。

 
章節大綱
2.1 專案管理對企業的營運有何重要性?
2.2 專案管理制度導入與組織變革有何關係?
2.3 企業缺少專案管理制度會有什麼問題?
2.4 什麼是專案管理制度導入的成本與效益?
2.5 什麼是促使專案管理制度導入的原因?

      這種可能「未蒙其例,先受其害」的看法,相當普遍,特別是出自那些技術背景的專案工程師或經理。通常他們缺乏實質的「人事指派權」及「績效考核權」上,因此常認為專案管理最重要的就是去處理及解決技術上的問題,至於組織介面或人事協調的問題則交由更上層的主管去操心就好了。所以,專案管理不過是運用一些簡單的方法及工具就好了,如果還要使用一大堆流程和表單,無異是讓他們的工作負荷增加。

     當然,從基層專案管理人員的立場來看,上述的想法是正確的,因為他們所需要負責的本來就是以技術層面為主的工作。但對於那些更高階的專案管理主管,他們所需負責的就不只是技術層面的工作,而是領導、組織、用人、計劃、控管的管理工作,因此會用到更複雜的專案管理流程及方法。換言之,專案管理的流程及方法是讓不同階層的專案管理者來應用在不同規模的專案的,並非僅用來管理那些以技術為主的小專案而已。因此,如果企業組織的高層主管不能以整體組織的專案管理的需求為考量,當然他們會有類似這種「建置專案管理標準流程及表單會增加工作負擔及成本」的不正確看法。

     雖然前面的內容不斷試圖釐清專案管理制度對事業經營的重要性,並詳細列舉缺乏專案管理制度會遭遇的問題與影響。但似乎這種「只見小害,不見大利」的思考模式,對高層主管的影響更大。從投資的角度來看,「專案管理制度的導入本來就是一種投資專案,其目的是透過合理資源及成本的投入,來完成計劃的工作,以產出符合企業組織需求的專案管理運作系統,進而達成設定的目標,並獲得預期的效益。」因此,若能客觀及合理地說明專案管理制度導入將獲得的「實質效益」會遠大於需要付出的「成本代價」,相信,較能讓企業組織的各階主管對此投資較有正確的認知和態度,並在實際導入的行動中予以必要的承諾和支持。

     由於各企業組織的生產或服務型態、規模大小、專案類型、及專案管理能力需要等各有所異,因此在評估個別專案管理導入所需成本時,必須依據個別的實際需求範疇,才能獲得較實際的投資評估數據。然概括來看,專案管理制度導入的主要成本項目包含「建置成本」與「操作成本」兩大類,其說明如下表所示:

     在建置成本方面,通常除了外部顧問外,專案管理制度導入的工作大部分由組織內部的員工來兼職,雖然多少會增加他們一些工作負擔,但若人力資源及時間計劃恰當,實際上對他們的日常作業並不會有太大的影響。而這部分的人事費用屬於經常性的固定費用,企業組織並不需要太多額外的支出。再者,以投資的角度來看,只要是投資的預期收益遠大於成本代價,這部分的成本對企業組織在決定是否要導入專案管理制度的影響實在不大。

     在操作成本方面,當專案管理制度導入後,隨著專案管理的效率增加,專案的潛在風險會變少(見圖2.7),雖然個別專案的管理成本會因新增加流程及文件而增加,但所需的問題除錯成本也會隨之減少。從上述的分析中可以看出,專案管理制度的導入並不會增加個別專案的操作成本,相反地會降低,而當組織專案管理能力等級逐漸增高時,專案的操作成本更會逐漸的降低(參考圖2.8)。這說明「建置專案管理標準流程及表單會增加工作負擔及成本的看法是錯誤的,因為,即使專案管理人員的管理工作負擔真的增加了,但整體的操作成本卻反而減少

     再者,以專案成功及失敗的機率來看,當組織專案管理能力成熟度等級愈高時,專案管理的效率也會逐漸提高。同時由於專案的風險及失誤逐漸減少。進而使專案成功的比率逐漸增加,相對的專案失敗的比率會逐漸減少(見圖2.9)。一旦專案的成功機率普遍增加,企業組織的策略效益將隨之提高,進而使整體事業的營運效益及競爭能力也相對提升。

     從專案管理制度導入的成本與專案失敗的損失來比較,專案管理制度導入的成本是相對的少很多。因為,任何一個事業投資專案、產品開發專案,組織變革專案、或設備建置專案失敗所造成的成本浪費及利益損失,都要比專案管理制度導入的成本要多上好幾倍,甚至有可能是數拾或數百倍。因此,企業組織的高層主管若從投資報酬率的觀點來看,專案管理制度得導入是非常有值得的,因為,相對地它的投資的成本很低,而潛在的投資效益卻是很高。問題是:為什麼企業組織的高層主管大多要等到其組織的專案一再發生嚴重的失誤或失敗,才會想到專案管理可能的好處。而這些真正好處究竟的是什麼呢?圖2.10顯示專案管理制度導入對個別專案管理的實質效益,而圖2.11顯示專案管理制度導入對對策略專案管理的實質效益。

表2.1:專案管理制度導入的主要成本項目

圖2.7:組織專案管理能力提升與專案風險程度的關聯

圖2.8:組織專案管理能力提升與個別專案「管理成本」及「除錯成本」的關係

圖2.9:組織專案管理能力提升與專案成功及失敗機率的關係

圖2.10:專案管理制度導入對個別專案管理的實質效益

圖2.11:專案管理制度導入對對策略專案管理的實質效益

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