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什麼是專案管理手冊的內容架構?

 專案管理制度導入系列文章 > 4. What-什麼是企業的專案管理手冊? 作者:賴志宏 博士   出處:Kris專案管理顧問   日期:2011/1/18 

 

 

專案管理手冊的內容架構

     專案管理手冊之內容分為三個主要部分,包含前頁(front matter)、主要內文(major body)、補充資料(supplementary)等。前頁和補充資料主要包含一般性的引導、介紹及補述說明內容,在此就不進一步的說明。主文的內容是根據專案管理系統的構成要素與作用功能及專案管理手冊的功能目的所架構而成,其內容大綱如圖4.1所示。而其各章節的內容摘要說明如表4.2

     以上表格的內容架構是一個較完整的版本,也許對許多組織而言是有點複雜。因此,個別的組織可根據其實際的需求來增減架構手的內容,例如:組織可以暫時省略圖4.1中那些有星號註記的章節項目,等日後組織的專案管理能力逐漸成熟時,再將需要的部分加上去。至於,各章節的內容多寡或深淺則沒有一定的標準,要看每個組織的作業性質及規模大小來決定。最重要的是要符合專案管理手冊的主要功能與目的(如表4.1),並確實地的做到「寫你所做、做你所寫」,因為,專案管理的制度是做出來的,並不是寫出來的。如果僅在手冊上規定一堆做不到的標準或規範,那根本達不到任何成效。

 
章節大綱
4.1 什麼是專案管理手冊?
4.2 哪些是專案管理手冊的功能和目的?
4.3 什麼是專案管理手冊的內容架構?

專案管理流程單元的內容架構

     在專案管理手冊的內容中,以流程為導向的章節,如「專案管理流程、持續稽核與改善、文件架構與改善」等,其主要的目的在將一個完整的作業流程運用系統化的流程及表單來架構出不同的標準作業程序(standard operating procedures)或工作規範(work instructions),以做為相關人員執行工作時的參考與指導依據。而在撰寫這些標準作業程序或工作規範時,為求其具有一致及嚴謹的架構,通常會根據一個標準的架構模式來做為撰寫的依據。根據一般程序書撰寫的原理,每個專案管理流程單元的架構都應具有下列四個共同的部分,其說明如下:

  • Why-為什麼需要這個流程單元?
    摘要說明該流程單元的需求背景、意義、效用、重要、影響、及缺乏此流程可能會產生的問題。並概述該流程單元的主要目的及預期達成的任務。此部分的目的在確認該流程單元存在的必要性及重要性。

  • What-甚麼是這個流程單元的內容?
    概述該流程單元適用的作業範圍、對象、介面、時機、及相關限制及假設條件等,並解說該流程單元內容中重要的名詞定義。此部分的目的在確認該流程單元內所有活動的適用性及介面關係。

  • Who-哪些是參與及負責這個流程單元的人?
    說明所有流程活動之承辦、協辦、審查、及核准相關人員的角色及責任。此部分的目的在確認該流程單元內各活動的作業權責關係。

  • How-如何進行這個流程單元之相關活動?
    此部分的主要項目包含:敘述該流程單元中各步驟重要項目、內容、方法、工具技術運用、負責人員、輸入及產出資訊文件、及必要的注意重要事項等;表列該流程單元所有活動所必要的重要輸入資訊、工具技術、及輸出文件等;概述該流程單元適用的作業範圍、對象、介面、時機等;表列該流程單元各步驟執行之重要注意事項;繪出該流程單元之詳細作業流程圖;列出該流程單元相關產出文件表單。以上是應用「流程分析」的工具和方法來建構該流程單元的作業方法,以確保該流程單元具有必要的功能性及效用性。

     綜合上面的四大部分的說明,下表列出及摘要各流程單元所共同包含的項目。

圖4.1:專案管理手冊的內容大綱

表4.2:專案管理手冊的功能和目的

表4.3:專案管理流程單元的共同內容架構

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