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哪些是專案管理手冊的功能和目的?

 專案管理制度導入系列文章 > 4. What-什麼是企業的專案管理手冊? 作者:賴志宏 博士   出處:Kris專案管理顧問   日期:2011/1/18 

 

 

     專案管理手冊的內容不外乎是要讓使用的人瞭解:

     (1) 為什麼要導入專案管理制度?

     (2) 誰是負責專案管理制度運作的管理人員?

     (3) 甚麼是專案管理的原理定義及手冊架構方法?

     (4) 如何執行專案管理的流程工作?

     根據上述的四個構面,我們可進一步的探討專案管理手冊應有的功能和目的,說明如下:

 
章節大綱
4.1 什麼是專案管理手冊?
4.2 哪些是專案管理手冊的功能和目的?
4.3 什麼是專案管理手冊的內容架構?

  • 為什麼要導入專案管理制度?

    主要功能:分析組織現有的專案管理環境背景,包含過去的專案執行績效及可能問題,進而從策略管理的角度上來確認專案管理制度導入的主要原因和需求目的,並明確地擬定組織在專案管理系統發展的政策方針及目標,以做為制度導入及實施的最高指導依據。

    主要目的:專案管理制度的導入是一件非常重要的組織變革專案,牽涉到各階層人員的不同興趣及期望,因此必須要有非常充分的理由來說明此專案起始的正當性,才能獲的眾人的認同與支持。同時必須透過明定的政策方針來宣示高層主管對專案管理制度導入的期望目標,以做為眾人行動落實的依循準則。

  • 誰是負責專案管理系統運作的管理人員?

    主要功能:首先,清楚地規劃未來專案管理系統運作時的組織架構,並確認相關管理階層人員所應扮演的角色及應負的責任。同時,明確地說明各階管理人員對專案管理系統運作應有的承諾。接著,清楚地規劃專案管理資源持續發展的方法步驟,包含:專案管理人才的需求規劃、能力評核、及教育訓練,與專案管理組織與工具的需求規劃、建置、及改善等。

    主要目的:高層主管需透過正式的組織建立及資源投入,具體展現出其勢在必行的決心,以破除大家可能的懷疑及抗拒,並有效鼓舞眾人主動參與的行動。而在未來專案管理人才、組織、及工具的發展上,勾勒出具體可落實的藍圖,以確保組織的專案管理能力可以持續的提升至更高的成熟度等級。

  • 甚麼是專案管理的原理定義及架構方法?

    主要功能:清楚地定義組織本身的專案類型、專案管理方法論、與專案管理系統等,以做為整個制度規劃及建置的基礎架構藍圖。接著,說明整個手冊的適用範圍、內容架構、主要參考的標準等,並進一步敘述所有相關文件的架構及管制方法等。

    主要目的:每個企業組織的產業性質、經營環境、及專案類型的差異甚多,所以必須根據這些差異來定義其專案管理的流程方法、系統架構、及適用範圍,才能規劃出真正適用的專案管理制度。而整個手冊的文件架構及管制方法也要有標準的更新作業規範,才能讓手冊的內容隨專案管理系統的實際發展狀況被有效更新。

  • 如何執行專案管理的流程工作?

    主要功能:根據組織專案管理的實際運作需求,制定專案管理生命週期各個階段所有的標準作業流程、工作規範(work instruction),與相關的標準文件等。同時,規劃個別專案及整體專案執行及管理績效量測、分析及持續改善的作業流程及管理辦法。

    主要目的:專案管理制度的原理及方法必須透過標準作業流程、工作規範及標準文件的有效制定,才能做為所有員工在從事專案管理活動的指導依據。同時,也可做為專案管理人員及組織能力評核方法、專案管理人才教育訓練發展、及專案管理資訊系統架構的基本藍圖。

     綜合上述的說明,可進一步歸納出專案管理手冊主要的功能及目的(見表4.1),以做為架構專案管理手冊內容的重要參考依據。

表4.1:專案管理手冊的功能和目的

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