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課程內容說明

會議規劃及管理技巧實務課程 (7小時/1天)

課程簡介

經理人除了從事一般的監督及報告工作外,時間花費最多的地方不外乎在溝通及協調各種不預期的狀況議題。議題是指:未解決的爭議 、事件、並可能造成工作目標的衝擊及變更。這些衝擊及變更可能是風險,但也可能是機會。必須有效地予以辨認及評估各種可能的影響及代價。同時計劃因應的行動措施,並經過各管理階層的核准授權。然後,執行必要的行動。

而最直接的議題協調方法,除了非正式的私下溝通外,正式的會議算是最有效的。包括定期與不定期的各種會議,讓不同階層及不同單位的利害關係人能夠面對面的分享資料、表達意見、提出構想及做出決議。

那麼:如何有效地溝通及控管議題呢?如何有效地準備、參加、主持及評估各種會議呢?本課程單元將提供經理人必要而有效的理論知識及實務應用技巧,以增進或改善其問題解決、構想發展、及決策判斷的能力。

課程大綱

主題
內容大綱
時數
1 課程說明
  • 課程簡介及說明
1
2 會議管理的概念
  • 會議的類型及功能
  • 會議舉行的時機
  • 會議主導的方式及角色風格
  • 會議管理的重要性及常見的問題
  • 會議管理成功的基本要素
3 會議中參與者的角色及責任
  • 領導者 (Leader)
  • 協調者 (Facilitator)
  • 記錄者 (Recorder)
  • 參加者 (Participants)
  • 領導者及協調者應有及應避免的態度及行為
  • 案例說明及問答討論
1
4 會議的準備
  • 設定會議的議題(Agenda)及目的
  • 決定參加者
  • 計劃相關的人事時地物
1
5 會議的參加
  • 主動參與
  • 資料的準備
  • 聆聽的方式
  • 重點摘要記錄
  • 意見表達
  • 處理人我爭論
  • 瞭解自己的溝通性格
  • 案例說明及問答討論
1
6 會議的主持及結束
  • 會議的開始
  • 建立共同的遊戲規則
  • 時間的掌控
  • 評估會議的品質
  • 處置會議中的干擾及不當行為
  • 創造開放氣氛及鼓勵主動參與
  • 解決衝突及爭論
  • 會議結束要領
  • 後續的追蹤行動
  • 案例說明及問答討論
1.5
7 不同類型會議的管理要領
  • 資訊型會議的管理
  • 交流型會議的管理
  • 問題解決型會議的管理
  • 決策型會議的管理
1
8 總結與討論
  • 結論及問答
0.5
(為提昇課程品質,本公司保留局部或全部內容之修改權利)

課程效益

  1. 瞭解何謂議題管理,其目的、重要性及角色責任等。
  2. 熟悉議題管理的標準作業流程及方法工具之應用。
  3. 瞭解制度化與人性化議題管理之差異。
  4. 認識會議管理的主要類型功能及常見的問題。
  5. 瞭解會議各參與者的角色及責任。
  6. 熟悉會議管理之流程步驟及其應有的態度、方法及執行技術。
  7. 學習如何管理四種不同類型的會議。

課程訓練對象及執行

適合對象 企業主管、專案主管、研發人員、企劃人員、及對會議管理有興趣者
培訓重點 會議規劃及管理的理論架構、方法技巧、技術工具的應用等
培訓方法 案例說明、樣本解說、問答討論等
時間/時數 09:00-12:00.13:00-17:00、7小時、1天班


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