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如何確認適合的專案管理教育訓練方法?

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 專案管理人才培訓系列文章 > 5. How-如何有效規劃企業主管的專案管理培訓課程? 作者:賴志宏 博士   出處:Kris專案管理學院  日期:2011/1/6 

     培訓有最重要的原則就是:要符合受訓者的職務內容和能力程度。但根據個人的觀察,培訓負責人員或需求單位在提出他們專案管理培訓需求時,常犯了以下兩個錯誤:

  • 忽視「因材施教」:不同職級及工作性質的受訓者,所需要的專案管理能力和程度是不一樣的,因此需要不同的培訓方法。但企業的培訓負責人員或需求單位經常忽視受訊者在 專案管理所扮演的角色和職責,而提出不符合受訓者能力程度的培訓需求。例如:一些只負責技術工作協調的工程師,卻被要求來學習進階的專案管理知識和理論,而一些從事簡單專案的主管卻被要求來上一些的複雜的 專案管理工具和技術。

  • 喜歡「揠苗助長」:專案管理的能力的養成需要循序漸進,逐步的由基礎的知識和觀念建立開始,再進入簡單的技術和工具運用,之後再依實際的需求,提供更進階的訓練課程。若提出一些不符受訓者實際能力程度的訓練方法,將造成受訓者無法有效吸收的情況。通常會產生這樣的狀況,大多是他們認為: 專案管理的能力應該是「一兩天就可學會的」,當然如果學員是管理天才的話還好,但偏偏大多數的受訓者連基礎的管理概念都不懂,如何能夠從這種「速食式」的課程來學到東西呢?

 

 

     那麼要如何避免上述的錯誤呢?基本上,要辦好 專案管理培訓課程,除了需要能有效的確認培訓課程的範圍和內容外,最重要的是選擇適合的培訓方法。一般而言,適合的培訓方法需要根據「培訓的目的、培訓對象的相關條件、及 專案管理職能需求」等因素來決定,但最重要的還是要根據受訓者專案管理職能需求的「能力等級」來判斷。所謂的謂的「能力(competency)」是「知識(knowledge)」、「技術(skill)」與「績效(performance)」等三者的總合。「知識是指:知道怎麼去做好一件事」,「技術是指:能夠真正去實踐一件事」,「而績效則是:能夠把一件工作做得好」。「能力等級」愈高,代表培訓對象在某種工作職能上所具有的「知識、技術及績效」程度愈高,反之亦然。

     我們可以應用「能力等級」來界定(define)培訓對象在某種工作職能的能力需求程度,進而決定他們所需的培訓重點及方法。同時我們也可以運用「能力等級」來量測(measure)及評核(assess) 培訓對象於培訓後的能力程度,以做為培訓成效的評估及改善行動依據。基本上,我們可以把「能力」分為四個等級,即Level 1-Level 4。根據這四個等級,我們定義出6個「能力類型」,再依次定義不同能力類型所需的「培訓重點」、「培訓方法」及「教授方法」。相關的定義說明,請見下表(表15)。

     通常在專案管理培訓方法選擇上,建議企業培訓的負責人員除了要做一般的需求問卷調查外,最重要的是要瞭解受訓者的實際工作內容和能力程度。如果,受訓者從來沒有上過 專案管理的課程,最好還是從Level 1 開始,千萬不要因為預算或時間的限制就越級上課,因為那樣的效果肯定不佳。但不論你所決定的培訓方法為何,良好的培訓方法都需具備下列四個特性:

  • 符合目的:培訓的方法必須符合培訓的主要目的,例如:培訓的目的在「知識建立」、「問題解決」、「改善流程」或「制度建立」在訓練方法上是不同的。

  • 程度適中:培訓的方法必須符合被受訓者的能力程度,例如:初學者、進階者和高階者在訓練的內容和方法是不同的。

  • 切合實境:培訓的方法必須符合被受訓者的實際工作情境,例如:基層主管的所從事的 專案管理工作較常遇到技術面的問題,因此需要較多技術面的實務案例演練。而專案經理則較常遇到人際面和組織面的問題需,因此需要更多溝通及分析綜合的能力 。

  • 互動學習:培訓的方法除了講師的授課外,最有效的是學員間的互動學習,例如小組的互動討論、實作練習、簡報分享、或經驗分享等。

     除此之外,我們還可以將培訓方法進一步的區分為五個教學重點,進而來決定它們最適合的分配比例 (參考表1)。當然教學重點並不只限於這五個,我們可以根據實際需求來定義。經驗上,人們通常會要求要多一些實際的案例解說和實作練習,而最好不要太多的觀念和理論,這樣的要求基本上是對的,因為職場上的培訓重視的是能夠在實際工作中應用,而不是一堆無用的觀念和理論。但如果受訓者對基本觀念和理論都不懂,那再多的實作練習也是枉然,因為必要的「知識和理論」是引導「技術及工具」正確使用的指導,沒有基礎的「觀念和理論」,「技術及工具」是無發發揮效用的

     重點是,要有多少比例的「知識和理論」或「技術及工具」才是適合的呢?,那就要看受訓者的能力程度來定。例如,以「方法的教導」為主:受訓者從來沒有上過 專案管理的正式訓練課程,那麼「知識和理論」的比例就要多一點;以「手法的指導」為主:若受訓者已經具有應有的「知識和理論」,那麼「技術及工具」的實作練習比例就要多一點;以「技法的引導」為主:若是受訓者在「技術及工具」上已經有一定的程度,那麼就應該多一點「應用案例」的解說和討論;以「心法的開導」為主:若是受訓者在「知識和理論」及「技術及工具」上已經是到達精煉的程度,那麼就應該多一點「思考觀念」的啟發和分享。

     上述所提供的方法只是讓大家有一個較客觀的參考依據,至於實務上該要如何決定正確的比例,最終還是要根據培訓負責人員、培訓單位主管、受訓對象及、培訓講師、或其他相關利害關係人的需求和期望來決定。最重要的還是培訓負責人員願不願主動的來收集相關的需求資訊,並以客觀的態度來綜合判斷,以做出最佳的選擇。

 

表1:一般企業主管職能的能力等級區分與培訓方法關聯表

表2:培訓課程的教學重點比例分配表案例

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