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如何決定組織適合的專案管理流程架構之類型

 專案管理流程建立 > 6. 如何決定組織適合的專案管理流程架構之類型 作者:賴志宏 博士   出處:Kris專案管理顧問   日期:2011/7/13 

 

 

       通常,在制定專案管理流程架構時,必須考慮它的「適用性」及「專業性」兩種特性。「適用性」可分為「專用型」及「泛用型」兩個類型,而「專業性」可分為「複雜型」及「簡單型」兩個類型。根據「適用性」及「專業性」的兩個特性及其下的四個類型,可以將專案管理流程架構區分為四種不同的類型。亦即:專用&複雜型(A1);專用&簡單型(A2);泛用&複雜型(B1);泛用&簡單型(B2)等(見圖6.1)。通常辨別「適用性」的類型時,必須考慮組織之「作業型態」、「專案類別」及「組織類型」等因素;而辨別「專業性」的類型時,必須考慮組織之「組織規模」、「專案規模」及「技術困難度」等因素。首先,我們先說明「適用性」及「專業性」的定義,及相關的影響因素。接著,再說明四種不同專案管理流程架構類型的特性及應用範圍。

  • 何謂專案管理流程架構之「適用性」?

    通常,不同組織因作業性質、組織規模或專案種類不同,所需的專案管理流程架構類型也會不同。當專案管理流程架構被建立來適用某種特定類型的專案時,我們可將它歸類為「專用型」。相對地,當它被建立來同時適用多種類型的專案時,我們可將它歸類為「泛用型」。這種以「適用特定或多種專案」來區分專案管理流程架構類型的特性稱為「適用性」。例如,一個以特定專案為主要服務作業的軟體設計公司,所需要的專案管理流程架構為「專用型」。相對的,一個非以特定專案為主要營業作業的電腦製造公司,所需要的專案管理流程架構為「泛用型」。

    「適用性」是區分專案管理流程架構類型的一種簡單方法。「專用型」的專案管理流程架構在方法、流程、工具、及表單上是完全按照特定類型專案的作業來量身訂做的,因此,在實際的使用上並不需要被進一步地調整或裁剪。相對地,「泛用型」的專案管理流程架構在實際的使用上必需被進一步地調整或裁剪,以適應不同專案的作業特性需求。

  • 何謂專案管理流程架構之「專業性」?

    對相同作業型態的組織(如專案型與作業型),當組織所從事的專案在環境面、組織面、及技術面都相當複雜時,其專案管理的風險性及困難度相對較高。此時,負責專案管理的人員必須具備更專業的知識、技術及工具來有效執行專案的工作。因此,組織所需的專案管理方法、流程、技術、工具、及表單必須具有更專業的水準。我們可以將組織所需要的專案管理流程架構歸類為「專業型」。相對地,若組織所從事的專案在環境面、組織面、及技術面的複雜度及困難度都相當簡單時,它所需要的專案管理流程架構,我們可以將它歸類為「簡單型」。

    例如,管理一個大型的工程專案,可能需要5-10年的工期,幾十億的預算,加上幾百個不同技術背景的專業工作團隊,因此,所需要的專案管理流程架構為「專業型」。而管理一個小型的室內裝修工程專案,可能只需要3個月的工期,幾十萬的預算,加上少於5個不同技術背景的專業工作團隊。基本上,所使用的專案管理方法、流程、技術、工具、及表單是相當簡單的。

    「專業性」是用以區分專案管理類型的另一種簡單方法。「專業型」的專案管理流程架構在方法、流程、工具、及表單上是較為專業及複雜,因此,在實際的使用上需要相當的專業知識、技術及經驗。相對的,「簡單型」的專案管理流程架構只需要簡單而實用的方法、流程、工具、及表單就足夠了。

     在解釋「適用性」及「專業性」的定義後,接著,我們在下面的內容中進一步說明那些影響「適用性」及「專業性」的主要因素及其影響的方式。

  • 何為影響「適用性」的主要因素?

    「適用性」的類型區別主要受到個別組織的「作業型態」、「專案類別」及「組織類型」等三個要素的影響。根據作業型態來看,企業組織可分為專案型(project-based)和作業型(operation-based)等兩種。專案型的企業組織主要提供單件式(one-off)的服務或產出為主,例如:建築公司、工程公司、軟體公司、或顧問公司等。而作業型的企業組織則提供大量、標準化或重複性的服務或產出為主,例如:銀行、大量生產公司、或石油公司等。

    一般而言,「專案型」的組織所從事的專案是組織的主要服務或生產作業,為組織營業獲利的直接來源。這類專案的成立是根據外部顧客的合約或需求,並透過專案的執行來交付顧客所需的產出,以獲取顧客的支付報償。為了符合組織營運作業型態的需求,這類組織通常具有專案化(projectized)的組織架構,及「專用型」的專案管理流程架構,以求最佳的營運效率。

    作業型的組織所從事的專案和其營業獲利通常無直接的關係。這類的專案主要與組織內部的機會開創、環境建置、問題解決、效率改善等有關(見1.2.5)。對這種組織而言,除了內部一些以專案工作為主的部門單位外(例如:產品研發部門及資訊部門),所從事的專案通常是不特定及不固定的類型。因此,它的專案管理流程架構通常是沒有固定或統一的形式。雖然,有許多組織想藉由專案管理辦公室的成立來統合不同專案的管理方法架構,但由於組織本身是以作業型的服務或生產為主,故對專案管理流程架構整合需求的程度通常不高。

    總括而言,以單件式(one-off)服務或產出為主的專案型(project-based)組織,通常從事單一類型的專案,其內部的管理組織架構趨近「專案化」的型態,對專案管理流程架構的需求以「專用型」為主。反之,以大量、標準化、重複性服務或產出為主的作業型(operation-based)組織,通常所從事的專案大多是非特定技術型類的任務,其內部的管理組織架構也大多以「功能化」的型態為主。因此,對專案管理流程架構的需求會以「泛用型」為主。

  • 何為影響「專業性」的主要因素?

    「專業性」的類型區別主要受到個別組織的「組織規模」、「專案規模」及「技術困難度」等三個要素的影響。當組織規模愈大、專案規模愈大及技術困難度越高,專案所牽涉的管理階層、部門單位、及職務角色間的介面關係會越複雜,相對地,專案管理人員在團隊管理、溝通報告、問題解決、及風險控管上的工作會變得相當複雜。那麼,組織所需的專案管理流程架構也會更專業。

    一般而言,同一種服務或生產型態的企業組織,當他們的組織規模愈大時,所從事的專案類型會愈多樣化,包含許多不同的複雜程度、不同的專業技術本質、及不同的規模大小的專案等。因此,所需的專案管理流程架構會較複雜。例如,以一家大型的金融控股公司和一家小型的銀行來比較,雖然兩者都是以金融服務作業為主要的組織,但前者在許多重要專案上,其管理架構的複雜程度都遠大於後者,例如:策略投資專案、產品研發專案、資產設備建置專案、及資訊系統建立專案等。

    另一個考量因素是而專案的規模大小。一般而言,專案的規模越大,組織所從事專案的工作範疇會愈大、時間較長、資源較多、預算較高、決策及控管的需求程度較高、同時管理的組織也會較為複雜。因此,所需的專案管理流程架構會更專業。例如,一個需要三年時程的新技術研發專案與一個需要三個月時程的小型技術改善專案相比較,前者所需的專案管理流程架構肯定要比後者要專業得多。

    最後一個考量因素是而專案的技術困難度的更低。所謂「技術的困難度」是根據該專案所需從事的「技術工作」之高低難易程度來判斷。所謂的「技術工作」是指完成技術產出(i.e.非管理產出)所需從事的資料收集、分析判斷、構想發展、細部規劃、產出製作、及測試審核等相關工作。技術工作的困難度越高,相對地,專案管理人員在技術工作的範疇、時間、品質、成本、變更、及風險等的管理工作會較為複雜。

    專案在技術面的困難度及組織面的複雜度愈高,其所需的專案管理知識方法、流程工具、表單範本、組織架構、專案負責人員等方面都要更專業。亦即,所需的專案管理流程架構也會較為複雜,反之亦然。

     藉由對上述專案管理流程架構的兩個特性、四種類型及六種影響因素的分析說明,可以協助組織客觀地瞭解何種專案管理流程架構才是最適合其真正需求。如此,才不會產生類似以下的疑問:「我們為什麼不能只用簡單的流程或表單就好了?或我們真的需要那麼多複雜的流程或表單嗎?」複雜或簡單並不是真正的重點,合適不合適才是大家應該關注的。如果組織所建立的專案管理流程架構不適合,那麼再簡單也是沒有用的。下一段我們會針對上述四種不同的專案管理流程架構的特性及其適用的組織類型做進一步的探討,以協助組織選擇適合的專案管理流程架構類型。

     基本上,似乎不可能有一套定型的專案管理流程架構可以完全包容(accommodate)及符合所有類型專案的管理需求。因為,若是專案管理的架構太簡單則不適用於複雜的專案,而太複雜的架構也不適用於簡單的專案。那麼該如何建立一套適合特定組織的專案管理流程架構呢?綜合上述的分析說明,表6.1歸納出四類專案管理流程架構的特性和其適用的組織類型,以做為組織在發展其專案管理流程架構時的參考依據。

     這裡要特別強調:以上的分析只歸納出普遍適用的法則,但並無法完全符合每個組織個案的獨特需求。針對每個組織的產業特性及專案管理環境的現況,負責架構組織專案管理流程架構的人員尚需仔細的分析所有的功能需求,以發展出該組織真正需要的專案管理流程架構。有關如何有效建立專案管理流程架構的方法步驟在下一段的內容中有更進一步的說明。

圖6.1:組織專案管理流程架構的類型及其規格需求主要的影響因素

表6.1:四種不同專案管理流程架構適用的組織類型

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