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如何定義組織的專案管理流程架構之功能需求

 專案管理流程建立 > 5. 如何定義組織的專案管理流程架構之功能需求 作者:賴志宏 博士   出處:Kris專案管理顧問   日期:2011/7/13 

 

 

     專案管理流程架構建立的工作是根據組織的實際需求,制定專案管理的共同流程、方法、工具、與範本。其主要用途在指導或規範組織的專案管理人員,來從事各種專案的管理工作,以有效達成專案的預期目標。

     基本上,組織建立專案管理流程架構的目的是:做為組織內「全部專案」管理運作的指導規範。通常,組織僅需制定一套共用的專案管理流程架構,以提供給「組織內所有單位」的人員來使用。而這套架構也必須適合「組織內部所有單位」在從事的「所有專案」時的需求。

     從上面的定義來看,組織在制定專案管理流程架構時必須考量兩個最重要的需求條件。第一:專案管理流程架構必須具備良好的特定性(specific),以符合組織特定的服務或生產作業型態之需求,第二:專案管理流程架構必須具備良好的擴縮性(scalability),以便能有效地被調整來符合各種不同專案的需求。良好的特定性(specific)和擴縮性(scalability)創造出良好的適合性(suitability),如此才能使組織的專案管理流程架構符合組織內「所有單位」在從事「所有專案」時的需求。

     瞭解上述定義和需求後,接著我們該如何來決定不同組織的專案管理流程架構需求呢?而這些需求包含哪些項目呢?根據一般管理系統的規格定義方法,專案管理流程架構的需求可分為功能性(functional) 需求及非功能性(non-functional)需求等,其摘要說明如下。

功能性的需求條件

     為組織專案管理運作所必要的操作功能需求,包含專案管理生命週期流程的所有與輸入、操作、及輸出相關必要活動及流程架構之功用及特性需求。這些需求又可分為以下的四大需求,包含:

  • 專案管理流程的管理層級需求:確認組織對不同專案管理層級的流程需求,亦即:投資組合管理流程、群組專案管理流程、及個別專案管理流程等。通常,對那些只需要管理小型及簡單專案的組織而言,建立一套簡單的專案管理流程應該就能符合其需求。但對那些需要管理群組專案及投資組合的組織,則需要更高層級的管理流程。

  • 專案管理生命週期流程的需求:根據組織專案管理生命週期的架構邏輯及實際專案工作執行方法,來確認所有專案管理之重要階段範圍,及各階段的活動項目間之前後順序關係。例如:提案、起始、計劃、執行、控管、結案等六大流程階段的所有主要及次要流程等的架構。

  • 專案管理的功能要素及相關活動需求:確認組織對不同的專案管理功能要素及其相關活動項目的需求,例如:範疇、時間、品質、成本、資源、…等。通常,若事組織僅從事一些技術簡單、預算規模小、時間很短、團隊人數少,及風險很低的專案,它只需專注於專案產出品質和里程碑時間的控管即可,並不需要太正式的流程來控管專案的成本、資源、議題、變更、風險、採購、組態、需求…等功能要素,反之亦然。

  • 專案管理流程的文件表單及工具技術需求:根據組織專案管理的流程架構,確認每一個流程單元所需的輸入文件、工具技術及輸出文件等。由於個別組織對每個流程單元內的活動及作業程序定義不同,因此所需要的輸入文件、工具技術及輸出文件之項目、數量、格式、使用難易程度也大不相同。

     以上的四項功能性需求及是專案管理流程架構最主要的構成要素。通常,只要藉助一些系統分析的工具,例如:工作分解圖及流程圖等,將不難定義及架構出此四項功能的需求規格。但最難的還是在找出那些會直接影響上述四項功能需求的因素,以及那些因素所影響方式及程度。相關的討論在下一段的內容中有更進一步的說明。

非功能性的需求條件

     為專案管理流程架構在實際運作時,所應具備的品質需求及限制條件等,其目的在確保整體架構的操作功能及產出效用能夠滿足及適合使用者的期望目的(fitness to purpose)。根據專案管理系統的作用功能的原理(見圖1.2),我們可以歸納出六個最主要的非功能性需求,包含:適合性(suitability)、相容性(compatibility)、一致性(consistency)、實現性(realizable)、擴縮性(scalability)、適應性(adaptability)等,其摘要說明如下:

  • 適合性:「指專案管理流程架構必須符合個別組織之行業特性、作業型態、規模大小、及專案類型的需求。」例如:在專案管理運用的專業程度上,以行業特性來看,服務業通常不如製造業,而製造業通常不如工程業;以作業的形態來看,生產為導向的組織不如專案為導向的組織;以組織的規模大小來看,具同樣作業型態的組織,小型的組織不如大型的組織;以專案的規模大小來看,具同樣技術性質的專案,小型的專案不如大型的專案。在制定組織的專案管理流程架構時,就像穿衣服一樣,不能將大人的衣服套在小孩子身上,或將上班用的西裝穿去參加生日派對。必須針對組織特定的需求來量身訂做,如此才能裁剪出合用的專案管理流程架構。

  • 相容性:「指專案管理流程架構的操作功能要與現有管理的組織架構、報告方法及決策行為模式要有一致的邏輯。」專案管理為組織營運管理的一部分,它的運作效能必會受到現有管理環境因素的影響與限制,例如:組織的文化價值、制度標準、組織架構、及主管作風等。這些因素會造成組織人員在思考、行事,溝通及決策的集體慣性。進而,決定組織人員對新制度流程及管理架構的適應程度。因此,不論所規劃的專案管理流程架構多好,若不能與現有的管理環境因素相容,將會導致水土不服的狀況。

  • 一致性:「指組織中,不同類型的專案及不同專案團隊之管理流程架構,必須具有共同的專業術語、邏輯方法、及技術工具。」雖然在組織中,不同技術類型及規模大小的專案所應用的管理流程架構會有所不同,但所運用的專業術語、邏輯方法、及技術工具卻必須有高度的一致性。若缺乏必要的一致性,將造成不同部門單位及不同專案管理團隊間互相溝通及合作的困難。同時,也會造成個別專案間相互作用的效能無法有效整合。

  • 實現性:「指組織能夠及願意投入專案管理流程架構正常運作與持續改善所需的資源及人才。」再好的專案管理流程架構,如果沒有必要與足夠的資源及人才,將無法使其正常運作。但通常的情況是:許多組織雖致力於建立一套完美的流程和表單,卻也不願意投入必要的資源,以致所建立的專案管理流程架構僅能當作參考用。這種情況的發生的原因可能包含:(1)使用者缺乏必要的操作能力;(2) 所制定的架構不符合使用者實際的需求;(3) 使用者不願意改變舊有的工作方法;(4) 缺乏明確的組織權責定義等。因此,在制定專案管理流程架構時,必須同時確定組織是否願意投入必要的資源,否則光有流程和表單,卻沒有資源和人才來使用,那麼專案管理流程架構的效用將無法被實現。

  • 擴縮性:「指專案管理流程架構必須具備良好的擴縮性,可以讓不同經驗及能力的專案管理人員,來運用在不同規模及不同專業特性的專案上。」在同一組織中,經常存在許多不同規模及專業特性的專案。因此,每個專案的負責人都要根據實際的需求來規劃適當的專案管理流程、工具及表單。例如:資深的專案經理因具有較多的經驗及能力,對風險的掌控能力較好,因此、只需要採取重點式的計畫和控管,並不需要太複雜的流程和表單。而一個新產品研發專案,因為技術面和組織面的複雜程度皆很高,因此所需使用的流程和表單會比一個舊產品的改善專案要複雜許多。專案管理流程架構內除了要涵蓋組織所有專案必要的流程及表單外,最重要的還需建立一套「有效建立不同專案所需管理架構的作業辦法。」如此才能提高組織專案管理流程架構的適用性。

  • 適應性:「指專案管理流程架構必需可以快速及有效地被調整或改善,以因應組織對環境變化的需求。」因應經營策略需求的不斷改變,組織需不斷地調整專案管理的策略,組織,及方法架構,以適應實際的需求。適應性是一個難以具體化的抽象的需求,必須建立有效的績效量測及分析辦法,如此才能找出現有方法架構效率不足的地方及程度,以做為持續改善的依據。

     以上是建立專案管理流程架構所需的規格需求。若缺乏詳細的規格需求定義,將導致所建立的專案管理流程架構無法符合組織實際的應用需求。其後果是:使用者的信心喪失,進而棄而不用。那麼有哪些重要的因素會影響專案管理流程架構的規格需求定義呢?在下一段的內容中,我們有進一步的歸納和說明。

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