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專案管理資訊系統(PMIS)建置顧問服務案

基本資料

輔導案名稱 Lotus Notes專案管理資訊系統(PMIS)建置。
客戶產業別 金融服務業。
客戶名稱 Top1金融公司 (因合約規定,此項保留真實名稱)。
輔導單位 企業總部專案辦公室及IT部門專案支援人員。
輔導時間 預計8-12個月,每星期4小時。

需求背景

專案管理資訊系統(PMIS)主要包含PDM, PLM, PIDM, PICM, PKM等五個次系統。其主要功能如下:

  1. PDM (Project Document Management) -將專案之管理及工作相關文件、檔案及記錄,有效地運用資訊系統來管理及儲存;
  2. PLM (Project Life-Cycle Management)-將提案管理(Portfolio Management)、計畫管理(Program Management)、專案管理(Project Management)及工作活動管理(Activity Management)工作生命週期之標準作業流程(Workflow),透過資訊系統的架構來予以自動化(或半自動化)的管理;
  3. PIDM (Project Integrated Dashboard Management)-將專案管理正式溝通報告資訊,如專案狀態、分析及報告資訊(即時或非即時)有效地整合及呈現,以提供給各階層PM控管及執行的人員作為溝通、分析、決策之用;
  4. PKM (Project Know-How Management)-將專案管理及工作之過程及結果產出,透過資訊系統的整合功能予以有效地分類、檢核、評等、彙整及索引,以做為有價值的查詢、參考及運用資料,如重要的參考資料、檢討報告、範本、範例、 標準規範等;
  5. PICM (Project Interactive Community Management)- 將專案管理成員非正式的資訊溝通,透過互動式的社群溝通平台,來鼓勵及強化資訊的傳布、討論、分享、及連結。

本輔導顧問專案的範疇共包含四個主要階段的任務:(1)PDM及PLM的資訊系統建置,主要以Portfolio Management 與Project Management為主;(2)PIDM資訊系統建置,同時包含Program Management Module的PDM及PLM;(3)PKM管理資訊系統建置;(4) PICM專案互動社群管理資訊平台建置。

本顧問輔導工作主要以第一階段的任務為主,相關的工作摘要請參考以下說明。

專案目標

  • 在預定時程及預算內,完成符合客戶需求的第一階段「PDM及PLM資訊系統建置工作」。
  • 規畫第二階段「PIDM資訊系統建置工作」,第三階段「PKM資訊系統建置工作」,及第四階段「PICM資訊系統建置工作」。
  • 協助PMO 規劃及執行必要的系統導入訓練。訓練對象包含PMO負責專案輔導及控管相關人員,及公司各事業單位專案負責團隊成員等。
  • 協助各事業單位建立專案管理及工作最佳的參考範本及範例,並有效地整合於PM資訊系統中,以提升專案資訊系統導入及實務應用的效率。
  • 逐步展現PMIS實務應用的成果及績效,以獲得上層管理者及各事業單位主管對PMO業務推廣上更多實質的支持及協助。

交付產出及驗收標準

主要產出
  • Lotus Notes專案管理資訊平台PDM及PLM功能模組,主要包含提案(Portfolio)及專案(Project)管理之工作流程(Workflow),產出文件,檔案,工作範本及範例,操作紀錄,訊息發布,權限控管,管理儀表板,指導說明等主要功能。

  • PMIS導入之教育訓練計畫、上課、評核資料。

輔導過程工作產出
工作計劃產出 工作執行產出 工作控管及結案產出
  • PMIS建置之範疇、預算、工作團隊、時程、溝通,文件檔案控管、產出品質驗收、階段進度檢討等計劃。
  • 系統設計之工作產出及定期檢討報告。
  • 顧問輔導使用的簡報及範例。
  • 階段現況報告。
  • 階段成果審核報告。
  • 工作小組之工作計劃、進度報告、文件記錄。
  • 小組結案報告。
  • 工作小組團隊績效評核報告。
驗收標準
按事先規劃之以下各階段之審核表單驗收:
  • 「交付產出審核表」
  • 「階段狀況及結束審核表」
  • 「建置小組團隊工作進度績效評分表」

預期效益及評量方法

階段
階段預期效益
評量方法
1. 系統建置期 藉由使用者直接地參與PMIS系統建置進行的設計發展,讓PMO及各事業單位專案控管人員能夠逐步熟悉專案輔導及控管作業流程之半自動及自動的管理方式。以加速系統導入的速度及效率。同時,使系統的功能更能符合公司的操作習慣及業務需求。
  • 設計檢討及工作績效報告。
2. 導入訓練期 運用On-Job-Training的實作情境訓練課程,有效試行(pilot run) PMIS的導入應用,藉此測試及修正系統之操作功能,並建立各功能單位之專案最佳案例範本及範例,以利進一步的擴大推廣。
  • 實作訓練成果評核報告。
  • 系統測試報告。
  • 最佳案例之範本及案例製作驗收報告。
3. 應用推廣期 透過PMO人員之正式運作的專業輔導及控管業務,逐步擴大各事業單位PMIS的應用範圍,並藉由各事業單位實際應用過程的回饋,不斷地修正及改善PMIS的功能。
  • 內部顧客意見調查及處理報告。
  • 內部顧客服務績效評核報告。
  • 事業單位專案結案績效報告。
  • PMO輔導及控管專案效益達成結果分析報告。
  • PMO組織能力評量表。

輔導工作摘要

輔導顧問負責工作
客戶PMO負責工作
  • 協助建立專案管理團隊。
  • 製作專案範疇及工作計劃。
  • 擬定專案溝通及控管計劃。
  • 擬定交付產出品質驗收標準及里程碑。
  • 提供及講解必要的設計規格及定義文件。
  • 協助進度的追蹤及跟催。
  • 協助設計檢討、測試及的審校工作。
  • 協助規劃專案小組的工作任務、時程及相關的溝通協調機制。
  • 依排定時程進行相關作業。
  • 指派合適的專案贊助者及專案經理。
  • 指派合適的人員組成專案小組來負責執行PMIS建置的工作。
  • 配合專案時程參與及負責執行系統架構、設計、程式撰寫、測試、訓練、維護的工作事項。
  • 配合專案需求進行討論或建議。

執行及後續

輔導執行成果 第一階段之交付產出皆如期如質完成。
後續輔導工作
  • 導入訓練及應用推廣之顧問輔導。
  • 後續PIDM、PKM、PICM資訊系統建置顧問輔導。
客戶回饋 客戶對整個專案進行全力支持及參與,並對執行的成果予以高度的期望及肯定。

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