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PM標準流程導入的方法

Methods of PM Standard Process Implementation

 專案管理標準流程建立指導手冊 > 7. PM標準流程導入的方法 作者:賴志宏 博士   出處:Kris專案管理顧問   日期:2017/4/11 

PM標準流程導入的目的和需求

PM標準流程導入的工作主要在確保以下幾件事情:

  • 有效介紹及訓練PM標準流程的實務應用知識及技術。
  • 有效驗證PM標準流程的功能及效用是否符合實際的需求。
  • 有效檢討及改善PM標準流程的功能缺失,使其更符合實際的需求。
  • 有效讓相關部門接受PM標準流程,並落實於實際的工作中。
  • 有效於短期內展現PM標準流程在實際應用上的成效。

基本上,導入期的主要工作在「宣導、訓練、試行、檢討、改善、展現效用、獲取認同。」其主要目的在確保PM標準流程被全面導入前,其功能是合適的、其效用是被肯定的、以及其導入是被支持的。

PM標準流程導入的步驟

據上述的需求,PM標準流程導入的方法可細分為七個步驟(參考圖7),說明如下:

  1. 確認初期局部試行的部門、專案及種子人員
    根據PM標準流程導入的緊急性及重要性,將組織內的專案區分為高、中、低三種優先順序。並以優先性高的專案做為初期導入試行的對象。接著,再從這些專案的管理團隊中,選出優秀的人才來做為PM標準流程導入的種子人員。
  2. 進行導入推廣種子人員的先期教育訓練
    規劃及進行PM標準流程導入種子人員的先期教育訓練。訓練的內容主要包含:(1) PM標準流程的方法架構、工具技術及文件表單的實務應用,(2) PM標準流程應用的輔導服務方法。PM標準流程導入種子人員經訓練及評核及格後,可做為後續擴大範圍推廣的訓練輔導人員,同是也可以做為PMO成立及正式運作時的主要負責或支援人員。
  3. 進行初期導入試行、檢討及改善的工作
    將PM標準流程試行於優先性高的選定專案,其目的在測試PM標準流程的完整性及實用性。藉由檢討試行的結果來做為進一步改善的依據。小範圍的試行,可以避免全面試行可能產生的混亂和抗拒。
  4. 進行第二期擴大範圍試行、檢討及改善的工作
    完成初期試行、檢討及改善工作後,有必要時可擴大試行的範圍,以進一步來證驗及提升PM標準流程的可靠性及可調性。第二期擴大範圍試行的對象可為哪些重要性高或中等的專案。
  5. 建立不同類型專案的PM最佳流程及文件範例
    以試行專案的實際應用結果,來製作各類專案所需最佳流程及文件範例,以做為未來類似專案的參考依據。這些專案包含不同規模大小及專業領域的代表性專案。
  6. 制訂PM標準流程落實的輔導及稽核辦法
    在將PM標準流程全面落實於組織的所有專案前,先制訂有效的輔導及稽核辦法,如此才能確保全面導入的具體成效。
  7. 進行全面導入、輔導、稽核及持續改善的工作
    配合PMO的成立,進行M標準流程全面導入、輔導、稽核及持續改善的工作。

PM標準流程導入的方法

圖7:PM標準流程導入的方法

 
pmoimplementation

目錄:

bullet缺乏PM標準流程的問題

bulletPM標準流程建立的效益

bulletPM標準流程建立的困難

bulletPM標準流程的定義原理

bulletPM標準流程架構的設計

bulletPM標準流程建立的步驟

bulletPM標準流程導入的方法

bulletPM標準流程建立成功法則

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