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PM標準流程建立的成功法則

Principles for Successful PM Standard Process Establishment

 專案管理標準流程建立指導手冊 > 8. PM標準流程建立的成功法則 作者:賴志宏 博士   出處:Kris專案管理顧問   日期:2017/4/11 

失敗的風險考量面向

基本上,造成PM標準流程建立失敗的原因主要來自以下四個面向:

  • 技術面:缺乏PM標準流程建立所需的知識、技術、工具、文件範本及人才等。
  • 管理面:缺乏PM標準流程建立所需的提案、起始、計劃、執行、控管及結案的專案管理能力、經驗及人才。
  • 人際面:重要利害關係人的關係不佳,所產生的溝通、協調、決策及合作問題。
  • 環境面:缺乏有利的企業政策、文化、主管風格、組織制度、組織資產等。

PM標準流程建立之前,應仔細分析專案前、中、後階段,會有哪些可能的失敗風險,並事先規劃預防的措施,如此才能確保專案的最終成功。

PM標準流程建立的9大成功法則

根據上述PM標準流程建立的風險考量面向及諸多專家的看法,PM標準流程建立的主要成功法則,可歸納為下列9項 (如圖8):

  • 獲得高層主管及部門主管的buy-In及承諾: 提出具體的問題需求及效益評估資料,以說服這些重要利害關係人。
  • 指派有熱心、意願、能力的專案贊助者與專案經理: 最佳的人選通常來自最需要的專案管理部門,例如研發、IT及負責策略投資專案督導的單位等。
  • 設計符合實際需求的PM標準流程架構: 有效設計符合一般專案共用的PM標準流程架構,並發展成可調整大小(sizing)及客製化(customizing)的辦法。
  • 提供足夠的人力資源及預算: 獲取各部門的參與並提供所需的人力資源。另外也需要足夠的預算來進行整個專案的工作,特別是在聘請外部顧問的預算上。
  • 召集有能力及有熱情的專案團隊成員: 找尋及召集各部門中有能力及熱情的PM標準流程建立人員,由其是具有專案管理能力、標準流程撰寫能力、教育訓練能力等。
  • 規劃有效的導入方法: 先選擇少數適合的部門或專案來做PM標準流程試行(pilot-run)的對象,以實驗的方式和態度來找出需要檢討及改善的地方,以減少全面導入時的阻力。
  • 有效解決部門的障礙及抗拒: 鼓勵各部門主管及相關人員參與PM標準流程建立及導入的決策、執行及改善工作,並加強各利害關係人的良好溝通及互動,以減少因猜疑和誤解所產生的抗拒態度及行為。
  • 展現近程的戰果: 以漸進式的導入方法將PM標準流程逐漸落實,並確實展現每一階段的具體成效。有了近程的戰果後,將提升重要利害關係人的信心及持續支持。
  • 持續檢討及改善PM標準流程的效率: 透過不斷的實務應用、檢討及改善,讓PM標準流程及文件表單更符合組織的實際需求,並實際提升組織的專案管理能力。

若能把握這9個成功法,則在PM標準流程建立的過程中,將可以有效避免來自技術面、管理面、人際面及組織面的風險,進而提高PM標準流程建立的效率和成果。

PM標準流程建立的成功法則

圖8:PM標準流程建立的成功法則

 
pmosetupsuccess

目錄:

bullet缺乏PM標準流程的問題

bulletPM標準流程建立的效益

bulletPM標準流程建立的困難

bulletPM標準流程的定義原理

bulletPM標準流程架構的設計

bulletPM標準流程建立的步驟

bulletPM標準流程導入的方法

bulletPM標準流程建立成功法則

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