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PMO成立的成功法則

Principles for PMO Set-up Success

 PMO成立指導手冊 > 8. PMO成立的成功法則 作者:賴志宏 博士   出處:Kris專案管理顧問   日期:2017/3/27 

失敗的風險考量面向

所謂「失敗為成功之母」,若能先了解PMO成立的失敗原因,便可推出其成功的要素。基本上,造成PMO成立失敗的原因主要來自以下四個面向:

  • 技術面:缺乏PMO功能建立所需的知識、技術、工具、文件範本及人才等。
  • 管理面:缺乏PMO成立所需的提案、起始、計劃、執行、控管及結案的專案管理能力、經驗及人才。
  • 人際面:重要利害關係人的關係不佳,所產生的溝通、協調、決策及合作問題。
  • 環境面:缺乏有利的企業政策、文化、主管風格、組織制度、組織資產等

PMO成立之前,應仔細分析專案前、中、後階段,會有哪些可能的失敗風險,並事先規劃預防的措施,如此才能確保專案的最終成功。

PMO成立的9大成功法則

根據上述PMO成立的風險考量面向及諸多專家的看法,PMO成立的主要成功法則,可歸納為下列9項 (如圖8):

  • 獲得高層主管及部門主管的buy-in及承諾:提出具體的問題需求及效益評估資料,以說服這些重要利害關係人。
  • 指派有熱心、意願、能力的專案贊助者與專案經理:最佳的人選通常來自最需要的專案管理部門,例如研發、IT及負責策略投資專案督導的單位等。
  • 定義符合實際需求的專案範疇:定義PMO的階段性發展需求目標,及各階段所需的服務功能等。
  • 提供足夠的人力資源及預算:獲取各部門的參與並提供所需的人力資源。另外也需要足夠的預算來進行整個專案的工作,特別是在聘請外部顧問的預算上。
  • 召集有能力及有熱情的專案團隊成員:找尋及召集各部門中有能力及熱情的PMO功能建置人員,由其是具有問題分析及商業案例評估能力、專案管理能力、標準流程撰寫能力、資訊系統開發能力、教育訓練規劃及執性能力及績效評核辦法制定能力等。
  • 從事小範圍的試行作業:先找一個適合的部門或專案來做PMO服務是試行(pilot-run)的對象,以實驗的方式和態度,來找出需要檢討及改善的地方,以減少正式導入時的阻力。
  • 有效解決部門的障礙及抗拒:鼓勵各部門主管及人員參與PMO功能建置及導入的決策、執行及改善工作,並加強各利害關係人的良好溝通及互動,以減少因猜疑和誤解所產生的抗拒態度及行為。
  • 展現近程的戰果:以漸進式的導入方法將PMO的服務功能逐漸落實,並確實展現每一階段的具體成效。有了近程的戰果後,將提升 重要利害關係人對PMO導入的信心,對後續其它功能的導入及未來組織PM能力發展有很正向的幫助。
  • 持續提升組織的PM能力成熟度:清楚設定組織PM能力成熟度在各層級(level)的需求和目標,逐步提升PMO的服務能力,使企業獲得更多PMO成立的好處。

若能把握這9個成功法,則在PMO成立的過程中,將可以有效避免來自技術面、管理面、人際面及組織面的風險,進而提高PMO成立的執行效率和產出成果。

PMO成立的成功法則

圖8:PMO成立的成功法則

 
pmosetupsuccess

目錄:

bulletPMO成立的目的

bulletPMO成立的效益

bulletPMO的類型及功能

bulletPMO成立的困難

bulletPMO成立的流程

bulletPMO的需求規劃

bulletPMO導入的方法

bulletPMO成立的成功法則

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