PMO成立的成功法則

Principles for PMO Set-up Success

PMO成立指導手冊 > 8. PMO成立的成功法則

作者：賴志宏博士出處：Kris專案管理顧問日期：2017/3/27

失敗的風險考量面向

所謂「失敗為成功之母」，若能先了解PMO成立的失敗原因，便可推出其成功的要素。基本上，造成PMO成立失敗的原因主要來自以下四個面向：

技術面：缺乏PMO功能建立所需的知識、技術、工具、文件範本及人才等。
管理面：缺乏PMO成立所需的提案、起始、計劃、執行、控管及結案的專案管理能力、經驗及人才。
人際面：重要利害關係人的關係不佳，所產生的溝通、協調、決策及合作問題。
環境面：缺乏有利的企業政策、文化、主管風格、組織制度、組織資產等

PMO成立之前，應仔細分析專案前、中、後階段，會有哪些可能的失敗風險，並事先規劃預防的措施，如此才能確保專案的最終成功。

PMO成立的9大成功法則

根據上述PMO成立的風險考量面向及諸多專家的看法，PMO成立的主要成功法則，可歸納為下列9項 (如圖8)：

獲得高層主管及部門主管的buy-in及承諾：提出具體的問題需求及效益評估資料，以說服這些重要利害關係人。
指派有熱心、意願、能力的專案贊助者與專案經理：最佳的人選通常來自最需要的專案管理部門，例如研發、IT及負責策略投資專案督導的單位等。
定義符合實際需求的專案範疇：定義PMO的階段性發展需求目標，及各階段所需的服務功能等。
提供足夠的人力資源及預算：獲取各部門的參與並提供所需的人力資源。另外也需要足夠的預算來進行整個專案的工作，特別是在聘請外部顧問的預算上。
召集有能力及有熱情的專案團隊成員：找尋及召集各部門中有能力及熱情的PMO功能建置人員，由其是具有問題分析及商業案例評估能力、專案管理能力、標準流程撰寫能力、資訊系統開發能力、教育訓練規劃及執性能力及績效評核辦法制定能力等。
從事小範圍的試行作業：先找一個適合的部門或專案來做PMO服務是試行(pilot-run)的對象，以實驗的方式和態度，來找出需要檢討及改善的地方，以減少正式導入時的阻力。
有效解決部門的障礙及抗拒：鼓勵各部門主管及人員參與PMO功能建置及導入的決策、執行及改善工作，並加強各利害關係人的良好溝通及互動，以減少因猜疑和誤解所產生的抗拒態度及行為。
展現近程的戰果：以漸進式的導入方法將PMO的服務功能逐漸落實，並確實展現每一階段的具體成效。有了近程的戰果後，將提升重要利害關係人對PMO導入的信心，對後續其它功能的導入及未來組織PM能力發展有很正向的幫助。
持續提升組織的PM能力成熟度：清楚設定組織PM能力成熟度在各層級(level)的需求和目標，逐步提升PMO的服務能力，使企業獲得更多PMO成立的好處。