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PMO的類型及功能

Types and Functions of PMO

 PMO成立指導手冊 > 3. PMO的類型及功能 作者:賴志宏 博士   出處:Kris專案管理顧問   日期:2017/3/23 

PMO的服務

PMO的主要服務項目包含:支援(supporting)、顧問(consulting)、控管(controlling)及指揮(directing)等四種。以下簡述此四種功能的定義:

  • 支援(supporting): 針對組織的專案、計劃或投資組合專案團隊,提供專案管理相關的行政支援工作。
  • 顧問(consulting): 針對組織的專案、計劃或投資組合專案團隊,提供PMO組織架構、標準流程、系統工具、人才訓練、績效考核及知識管理等方面的系統方法建立、導入、督導、諮詢及顧問的服務。
  • 控管(controlling): 追蹤、紀錄、監督及查核組織的專案、計劃或投資組合專案團隊之工作。
  • 指揮(directing): 命令、指導及派任組織的專案、計劃或投資組合專案團隊的工作。

PMO的功能

根據上述PMO的四種服務,進一步將PMO的功能分為以下的功能:

  • 行政支援:支援部門/事業處/公司層級之所有專案/計劃/投資組合專案的行政作業,如工具操作、文件報告撰寫、檔案記錄處理、資訊溝通等。
  • 監督輔導:負責督導專案管理管理標準流程、文件範本、技術工具及知識管理的落實。
  • 諮詢顧問:提供專案管理相關知識、方法、技術、工具的諮詢及專家顧問服務。
  • 標準建立:建立專案管理之政策、組織架構、標準流程、方法、文件表單等。
  • 工具發展:發展及維護專案管理之軟體工具及資訊系統等。
  • 訓練評核:定義不同層級的專案管理職能需求,並規劃及執行必要的能力評核及教育訓練,同時培養內部講師。
  • 人才發展:協助挑選及考核適任的專案經理,同時協助專案經理人發展期個人的生涯。
  • 單專案管理:從事單一專案、計劃或投資組合專案之管理工作。
  • 多專案管理:從事部門所有專案的組織、計畫、控管、報告及績效考核的工作。
  • 多計劃管理:從事事業處所有計劃的組織、計畫、控管、報告及績效考核。特別在目標協調及共用資源的整合上。
  • 多組合管理:從事企業所有投資組合專案的管理工作。

PMO的服務功能可能是上述其中一種或多種功能的組合,組織可以根據實際的需求,來選擇必要的功能組合。

PMO的類型

根據PMO在不同組織層級及專案層級的功能需求,可將PMO區分為「PSO (專案支援辦公室)」、PMCOE (專案管理卓越中心)、PO (專案辦公室)、PMO (專案管理辦公室)、PgMO (計劃管理辦公室)及SPMO (策略專案管理辦公室)」等六種類型,其說明如下:

  • PSO (專案支援辦公室):提供專案、計劃或投資組合專案的行政支援服務。可以是設立於「部門、事業處或公司層級」的一個組織單位。
  • PMCOE (專案管理卓越中心):提供專案、計劃或投資組合專案的顧問的服務,其主要功能包含「監督輔導」、「諮詢顧問」、「標準建立」、「工具發展」、「訓練評核」及「人才發展」。可以是設立於「部門、事業處或公司層級」的一個組織單位。
  • PO (專案辦公室):提供單一專案、計劃或投資組合專案的管理服務。可以是設立於「部門、事業處或公司層級」的一個「臨時性」組織。
  • PMO (專案管理辦公室):提供部門內所有專案的管理服務。通常是設立於「部門層級」的一個組織單位。
  • PgMO (計劃管理辦公室):提供事業處內所有計劃的管理服務。通常是設立於「事業處層級」的一個組織單位。
  • SPMO (策略專案管理辦公室):提供企業內所有投資組合專案的管理服務。通常是設立於「公司層級」的一個組織單位。

PMO的存在時間

根據PMO存在的時間性來看,PMO可分「臨時性及長期性」兩種,說明如下:

  • 臨時性的PMO:根據單一及大型的專案、計劃或投資組合專案的管理需求,所設立的臨時性組織,當專案、計劃或投資組合專案的工作結束後,此類組織也會被解散。它們通常被稱為PO,然而PO可能是專案辦公室(project office), 計劃辦公室(program office)或投資組合專案辦公室(portfolio office)的簡稱,在此我們統稱PO為專案辦公室。由於PO僅從事臨時性的專案管理工作,因此在企業成立長期性的PMO而言,PO並不被列入探討的範圍
  • 長期性的PMO:除了PO(專案辦公室)之外,企業可根據不同組織層級(如;企業/事業處/部門)或專案層級(如:專案/計劃/投資組合專案)的需求,來設立長期性的「PSO (專案支援辦公室)」、PMCOE (專案管理卓越中心)、PMO (專案管理辦公室)、「PgMO (計劃管理辦公室)」及「SPMO (策略專案管理辦公室)」等五種類型的PMO。

基本上,組織可以設立「臨時性或永久性」、「單一或多個」PMO於不同層級的單位中,而這需要根據組織的「專業類別、規模大小、管理層級及能力程度」的來決定。有關這方面的資料,請參考「PMO的需求規劃」的內容。有關PMO各種功能及類型的相互關係,請參考圖3

PMO的類型與功能

圖3:PMO的類型與功能

 
pmofunctions

目錄:

bulletPMO成立的目的

bulletPMO成立的效益

bulletPMO的類型及功能

bulletPMO成立的困難

bulletPMO成立的流程

bulletPMO的需求規劃

bulletPMO導入的方法

bulletPMO成立的成功法則

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