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PMO成立的困難

Difficulties of PMO Set-up

 PMO成立指導手冊 > 4. PMO成立的困難 作者:賴志宏 博士   出處:Kris專案管理顧問   日期:2017/3/23 

PMO成立的過程中,經常會遇到許多困難。而這些困難將是專案執行的潛在風險。因此,必須事先確認困難,並規劃風險避免的方法,否則PMO的成立將會遇到許多挑戰和挫折。以下說明PMO成立前、中、後最常遇到的困難及影響(參考圖4)。

成立前的困難

PMO成立前,最常遇到的困難及影響如下:

  • 很難提出客觀的效益證明:重要利害關係人對PMO成立效益的認同,主要是根據他們對組織內現有專案管理問題的認知。問題愈嚴重,則PMO成立就愈重要,反之亦然。雖然有許研究證明了PMO成立的效益。但在組織沒有實際PMO成立的經驗和重要利害關係人對專案管理問題的認知不一之下,他們對PMO成立的效益往往抱持懷疑的態度,導致對PMO的成立缺乏具體的承諾和支持。
  • 很難整合利害關係人對PMO功能需求的意見:PMO的功能需求和組織權力的分配有密切的關聯。成立PMO將會使專案經理的權力由自主性(autonomous)轉成中央化(centralized)。因此,對一向具有獨立控管權力的專案經理或部門主管來說,意味著其權力將會被削減及自主性將會喪失。從理性的角度來看,專案經理或部門主管也許可以認同PMO的功能需求的必要性,但在內心的感受上,可能就很難接受權力的改變。這也就是為什麼那麼難以整合重要利害關係人對PMO功能需求的意見。
  • 很難找到有能力及經驗的專案負責人員:PMO成立的負責人員,基本上需要具有「組織問題分析、商業案例評估及專案管理等的能力」。同時還需要具有「組織發展及變革管理的能力」。除此之外,還需要有「PMO功能需求規劃、專案管理人才訓練、專案管理標準流程建立、專案績效評核辦法建立、專案管理資訊系統建立及專案知識管理系統建立等方面的能力」。然而,在組織中,似乎很難要找到具備以上能力的人才。
  • 很難獲得足夠的資源和預算:PMO的成立所需的人力資源通常是由各相關部門來提供。然而部門主管對PMO成立的經常是意見分歧,因此很難讓他們提供足夠的人力資源。除此之外,高層經理對PMO成立的效益也經常抱持懷疑的態度,因而很難讓他們提供足夠的預算。

成立中的困難

PMO成立中,最常遇到的困難及影響如下:

  • 很難進行PMO的功能需求規劃、建置及維護的技術性工作:PMO成立專案團隊經常缺乏足夠的知識、經驗、技術、工具來進行PMO功能需求規劃、建置及維護的技術性工作,這些功能需求主要包含「專案管理人才發展辦法建立、專案管理標準流程建立、專案績效評核辦法建立、專案管理資訊系統建立及專案知識管理系統建立等。」
  • 很難有效進行PMO成立的專案管理工作:PMO成立專案團隊經常缺乏足夠的專案管理知識、經驗、技術、工具來進行PMO成立的管理性工作。這些專案管理工作主要包含「專案問題分析、商業案例評估、專案團隊建立、專案計畫、控管及結案等。」

成立後的困難

PMO成立後,最常遇到的困難及影響如下:

  • 很難克服人們對PM組織及流程變革的抗拒:在PMO的功能建立完成後,接著就是將這些功能導入組織中。例如,要求所有的專案團隊必須要向PMO報告、必須遵照標準的專案管理流程來做事、必須填寫規定的文件表單、必須使用指定的專案軟體及資訊系統、及必需接受定期的績效考核及教育訓練等。這些要求往往讓專案人員很難適應,進而產生抗拒的態度和行為,因此導致PMO無法有效推展其功能來產出預期的效益。
  • 成立後,很難在短期內有效地呈現具體的效益:PMO成立後至少必須經歷幾個階段後,才能產生初步的效益,包含:「介紹期、抗拒期、接受期、表現期」等。通常最短也要12-18個月的時間才能走完這些階段。但若組織本來的專案管理能力就不好,或是組織內部的部門障礙很多、或是專案團隊的抗拒很大、或是PMO導入的執行效率不佳。那麼時間可能要更長,甚至有可能根本無法走完這些階段。基本上,組織的高層主管都會想要立刻就看到PMO成立的效益,因此,若遲遲無法看到,他們將會對PMO的成立失去信心,進而不再支持PMO的繼續運作。

PMO成立的困難

圖4:PMO成立的困難

 
pmodifficulties

目錄:

bulletPMO成立的目的

bulletPMO成立的效益

bulletPMO的類型及功能

bulletPMO成立的困難

bulletPMO成立的流程

bulletPMO的需求規劃

bulletPMO導入的方法

bulletPMO成立的成功法則

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