PMO的需求規劃

雖然PMO的成立有許多好處，但若無法正確地規劃其功能需求、並順利推展PMO的工作，反而會帶來更多壞處，包含：可能會讓專案團隊產生抗拒和挫折、並加深不同部門之間的衝突、進而造成人們對PMO的存在失去信心。

為了規劃適合的PMO功能需求，我們必須仔細地回答以下幾個重要的問題，包含：

• 在過去及現在，組織中有哪些嚴重的專案管理問題？這些問題主要發生在哪些管理層級 (如：公司、事業單位(BU)、事業處(division)、部門)？
• 上述問題主要發生在哪些專案層級(如：project、program、portfolio)？發生在哪些專案類型(如：事業投資、IT、研發、品質、設備工程)？
• 上述的問題，其發生的根本原因為何(如：人員、工具、流程、組織、政策、文化)？
• 針對過去或現在的專案管理問題，組織是否曾經試圖採取任何解決行動？其成效如何？
• 目前在組織中，有哪些是顧客或高層主管最在意的專案管理問題？而他們期望的解決需求和目標為何？
• 針對上述期望的問題解決需求和目標，有哪些具體及可行的解決方案(如：針對人員、工具、流程、組織、政策、文化等方面)？其重要性排序為何？
• 根據「組織專案管理成熟度發展架構原理」來看，組織現有的專案管理成熟度等級為何？
• 根據組織專案管理成熟度等級架構來分析，目前及未來組織在專案管理能力發展的階段性需求及目標為何？
• 根據上述專案管理能力發展的階段性需求及目標，目前及未來組織在PMO階段性服務及功能需求為何 (參考「PMO的類型及功能」)？

根據上面的問題引導分析方法，可歸納出以下六個PMO需求規劃的步驟：

• 分析PM問題現況
• 分析PM問題解決需求及目標
• 分析PM問題解決解決方案
• 分析組織現有的PM成熟度
• 分析組織的PM成熟度需求
• 確認PMO的服務及功能需求

有關這六個步驟與上述問題的關聯，請參考下圖的內容。

圖6：PMO的需求規劃步驟

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