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PMO成立的效益

PMO Setup Benefits

 PMO成立指導手冊 > 2. PMO成立的效益 作者:賴志宏 博士   出處:Kris專案管理顧問   日期:2017/3/22 

直接效益

組織成立PMO的最主要目的就是要解決現有專案管理的問題。因此,藉由各種有效的方法來整合及統一調度所有專案相關的人、事、時、地、物及錢等,進而改善專案管理的效率。

因此,從改善專案管理效率來看,PMO成立所產生的最直接效益,包含:

  • 組織及流程效率高:藉由專案管理組織制度化及流程標準化來達成。
  • 資訊管理效率高:藉由專案管理工具、資訊及文件的系統化來達成。
  • 共用資源使用效率高:藉由多重專案資源的集中規劃及控管來達成。
  • 人員能力佳:藉由專案管理人員能力評核、訓練及生涯發展的制度化來達成。
  • 績效管理能力佳:藉由專案績效量測、分析及評核的數據化來達成。
  • 知識管理能力佳:藉由專案管理實務知識、技術及經驗管理的系統化來達成。

最終效益

藉由上列六項直接效益的逐漸呈現,組織就可以大幅提升整體Projects、Programs及Portfolios的執行績效,亦即「產出對、時間短、成本少與品質好」等。當Projects、Programs及Portfolios的績效提升之後,就能夠增加專案投資的效益,進而提高內外部顧客的滿意度。有關PMO成立的直接及間接效益的因果關係,請參考圖2

效益認同的困難

PMO的成立基本上是一個策略投資專案,因此在成立之前,所有的效益及投資報酬率都是根據不同的假設條件所評估而來的,這些條件最主要包含專案的風險、成本及利益。因此,效益評估是否準確,還需要根據評估負責人的能力和經驗來決定,同時也要看高層主管及重要利害關係人願不願意買單(buy-in)。

通常,不同利害關係人對PMO成立效益的認定,是根據其對現有專案管理問題及嚴重性的主觀認知。但由於PMO成立的範疇涉及政治面、組織面、人際面、技術面及經濟面等各面向的複雜議題。因此,不同利害關係人對PMO成立效益的認定很難有一致的想法。

該如何提出PMO成立效益的客觀證據或說法,來說服具有不同立場及想法的利害關係人,並獲得其的一致的認同和持續的支持,是PMO成立負責團隊最大的挑戰。

PMO成立的效益

圖2:PMO成立的效益

 
pmobenefits

目錄:

bulletPMO成立的目的

bulletPMO成立的效益

bulletPMO的類型及功能

bulletPMO成立的困難

bulletPMO成立的流程

bulletPMO的需求規劃

bulletPMO導入的方法

bulletPMO成立的成功法則

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