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專案流程、專案管理流程、與專案技術流程的差異

 專案管理定義原理 > 1. 專案管理定義篇 作者:賴志宏 博士   出處:Kris專案管理顧問   日期:2011/4/18 

 

 

     許多企業組織的主管常誤以為:「專案的技術流程」就是「專案的管理流程」。因此,當我們建議他們來建立專案管理的流程時,他們的回答總是:「我們早就有一套完整的專案管理流程了,何必要再建立一套新的流程呢?」事實上,他們所以為的專案管理流程其實只是專案技術流程而已。為了減少大家對專案流程、專案管理流程、專案技術流程定義的誤解,特以本節來予以說明。

     按照生命週期的時間順序,所有專案的工作都可以由幾個共通的重要的階段(phases)所串連而成,包含:評估階段、需求階段、規劃階段、執行階段、結案階段等。通常,我們把專案的整個工作程序稱作「專案生命週期流程(project life-cycle process)」,簡稱為「專案流程 (project process)」

     接著,根據專案團隊的工作責任來看,專案的工作可被區分為管理工作及技術工作。管理的工作由專案的管理團隊來負責,其主要成員角色包含:專案委員會、專案支助者、專案經理、專案管理控管及行政支援人員、及技術小組組長等。我們稱這些專案管理人員的工作流程為「專案管理流程(project management process)」。專案管理流程主要是非線性 (non-linear)、重複性(repetitive)、或週期性(cyclic)的管理及行政工作,並由不同職級的專案管理人員來負責。由於此類的工作主要與「領導、組織、計畫、用人、及控管」之活動的「執行、稽查及審核」作業有關,因此、通常不涉及技術性工作的執行與產出。專案管理的相關人員通常會全程參與專案的工作,直到專案正式結束後才會解散。

     相對地,專案技術流程(project technical process)主要是線性的(linear)技術工作之執行及產出作業這些工作通常由不同的「功能技術部門或外部包商」所指派的技術工作人員所負責。這些技術人員通常以專業的「設備、材料、方法、工具」來從事如「技術評估、規格定義、構想設計、功能測試、系統建置」等相關的技術工作。按個別工作的時程計畫,不同的專案技術團隊會在不同的期間參與專案的工作,直到他們工作完成後,就會回到原來的部門單位。

     根據上述的說明,我們可知:「專案的流程」是由「專案管理流程」和「專案技術流程」所組合而成的。根據圖1.7-1,我們可以更清楚地將「專案管理流程」與「專案技術流程」的生命週期流程架構予以區分,據此可以瞭解專案管理及技術流程的工作內容,進而有效地確認專案管理及技術人員在專案中所應變演的角色及責任。表1.7-1則歸納出「專案管理流程」與「專案技術流程」的主要差異。由此表的比較分析結果可知:「專案管理流程」與「專案技術流程」的負責人員,各自的工作內容、所會面臨的主要問題、及各自所應具備的專業能力都不同。

     一般企業組織的主管在專案的執行上,為什麼經常重技術而輕管理呢?主要原因之一是:專案經理大多出身技術背景,熟知技術面的操作流程及方法,因此,他們以為只要把技術工作做好,專案自然會成功。當然,如果專案經理所從事的是規模小、時程短、預算低、風險程度低、技術成熟度高的經常性專案,就算他們不用正式的專案管理流程及方法,也可以順利完成專案。但若遇到一些人際及組織介面複雜的專案,那他們所主要依賴的技術能力則必定不足。

     這是因為專案經理雖具有足夠的技術經驗和能力,但卻大多缺乏橫向整合的領導、組織、用人、計畫及控管的能力,致使專案經常因為不良的管理而造成延遲、超支、及不符需求的情況。這種現象產生的原因,一方面是他們不清楚專案管理的工作是什麼,另一方面是他們忽視專案管理對專案成敗的重要性。因此,建議想要從事專案管理的人,一定要仔細的瞭解甚麼是專案管理流程和專案技術流程的差別,才能認清自己真正應該花心思的地方。

圖1.7-1:專案管理流程與技術流程

表1.7-1:「專案管理流程」與「專案技術流程」的主要差異

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