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專案管理的主要特性

 專案管理定義原理 > 1. 專案管理定義篇 作者:賴志宏 博士   出處:Kris專案管理顧問   日期:2011/4/18 

 

 

     專案管理的特性主要是因應專案的「獨特性」、「暫時性」及「跨部門組織」等所衍生而出的。由於獨特性的關係,專案的問題需求和實現方法通常是根據某種程度的假設及限制來設定的,因此產生了一定程度的「不確定性(uncertainty)」,進而形成可能的風險。再者,從專案的階段執行結果中,逐漸獲得更精確的管理資訊,藉由「漸進式的修正(progressive elaboration)」,使專案的不確定性降低風險,進而減少風險的形成。

     由於暫時性的關係,所有工作分包的執行人員都是分別在不同時間參與專案的進行。因此,不同工作分包間的介面安排及責任區分經常不明確,因而會造成相當程度的「衝突性(conflicting)」。除此以外,由於專案團隊的成員大多來自不同功能部門、不同管理階層或不同組織單位。因此,在彼此的經驗背景、利害考量或做事方法上通常有相當程度的差異。

     還具有三個重要的特性,說明如下:

  • 複雜性(complexity)
    專案主要為跨部門的矩陣組織,團隊成員來自不同專業領域或功能部門。加上不同階層或單位之重要利害關係人對專案的不同興趣及影響力,使專案在溝通、協調和控管上的複雜程度比例行性的作業相對高很多。
  • 不確定性(uncertainty)
    專案為非例行性的作業,經常用以解決未知的問題或探索新的需求。因此,在需求目的,解決方法、預期效益、產出範疇、人員安排、時程需求、資源需求、成本預算等上,皆有相當程度的未確定性。而這些未確定性會帶來不可預期的問題,進而導致各種不同程度的風險。

  • 衝突性(conflicting)
    不同專案利害關係人對專案的各種需求(如範疇、時間、品質,成本,資源等)在重要性與優先性上經常有不同的認知及考量。因此,彼此間的衝突是無可避免的。而衝突會直接影響專案成員的合作關係,進而影響專案的工作效率。

     由這三個專案的特性來看,若想順利地完成專案,就必須要能夠有效地管理這三種特性所帶來的各種可能的問題及風險,特別是在專案的需求、技術、組織、資源、與環境等構面上。當然專案有簡單與複雜之分,簡單專案的可能問題及風險相對較少,複雜的專案相對較多。而要如何有效管理不同複雜程度的專案,則和專案的組織型態、用人方法,控管模式等有密切的關係,這部分在下面的單元有更詳細的說明。

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