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專案管理的流程架構

 專案管理定義原理 > 1. 專案管理定義篇 作者:賴志宏 博士   出處:Kris專案管理顧問   日期:2011/4/18 

 

 

     專案管理的流程是指:「在專案生命週期中,不同決策階層的專案管理團隊,根據個別的角色及職責所從事的管理活動之程序或步驟。」這些專案管理活動包含三大類別,摘要如下:

  • 週期性(cyclic)的控管活動:定期的進度追蹤、績效審核、進度報告、工作會議及訊息發布等控管活動。

  • 重複性(Iterative)的控管活動:不定期的議題、變更、風險之登錄、評估、審查及處理等活動;或專案計劃的持續更新及審查等活動;或產出文件登錄、審核、存檔、版本控管等活動。

  • 順序性(sequential)的管理活動:按專案生命週期階段順序所從事的定義、組織、計劃及執行等相關活動,如啟動(e.g.需求範疇定義及團隊建立等)、計劃(e.g.人力資源獲取、交付驗收、品質控管及採購作業等)、執行(e.g.人力資源獲取、交付驗收、品質控管及採購作業等)及結案(e.g.行政結束、合約結束及結案檢討等)。

     專案管理基本上包含啟動、計劃、執行、控管、及結案等五個流程階段。通常,專案的開始是從專案正式被授權之後。然而,從實務面來看,很多專案在未被正式授權之前,專案支助者(project sponsor)或專案經理就已經參與了專案問題需求的分析、評估及定義的工作,同時還要製作專案提案書來做為專案正式成立的授權依據。既然,大多數專案管理人員都必須參與提案相關的活動。因此,以符合實際需求的角度來看,提案階段應被納入專案管理的流程內。

     根據上述的說明,我們將專案管理分為六個主要的流程群組,亦即;提案(proposing)、啟動(initiating)、計劃(planning)、執行(executing)、控管(controlling)、及結案(closing)等。透過這六大流程群組相關活動間的相互作用,形成一個有系統的專案管理流程架構(見圖1.5-1)。進而,有效率地達成專案的目標,以滿足專案的需求,並獲取專案最終預期的效益。有關此六大流程的主要活動、目的及負責人員等說明,請參考表1.5-1的內容。

     雖然,上述的六大流程和大家所熟悉的PMBOK (PMI的專案管理知識體系)五大流程及九大知識領域架構略有不同,但以實務來看,專案管理流程架構的方法並不限於一種。就像英國的Prince2及SEI(軟體工程協會)的CMMI中的專案管理流程架構也有相當的差異。基本上,發展各專業領域所需的專案管理流程架構本應因地制宜,不必全然相同,如此才能適合不同規模、不同組織、不同環境、不同產業的專案管理需求,至於參考哪一種特定的國際標準並不是太重要,重要的是適用與否,而PMBOK、Prince2、及CMMI等國際專案管理標準,只是企業組織在發展其專案管理流程架構的較有參考價值的模型罷了。

     原則上,產業類別及經營策略決定專案管理策略需求,進而決定專案管理組織需求,最後才決定專案管理流程架構需求。再者,任何流程方法只是管理架構運作的手段方法,還必須根據管理組織中各階層的責任角色、報告管道及決策權限等之需求變化不斷調整。專案管理流程架構發展亦然,沒有絕對的架構模式,只要能符合企業組織獨特的需求才是最重要。

圖1.5-1:專案管理的流程架構

表1.5-1:專案管理六大流程的主要目的、活動與負責人員

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