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專案的定義

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 專案管理定義原理 > 1. 專案管理定義篇 作者:賴志宏 博士   出處:Kris專案管理顧問   日期:2011/4/18 

 

 

     「專案是一個暫時性(temporary)的組織與努力付出,在一段事先確認的時間內,運用事先決定的資源,以產出一個獨特的(unique)且可以事先定義的產品、服務或結果。」

     依照上述的定義,專案就是那些非例行性(non-routine)的任務,同時需要有一個暫時性的專案團隊來執行。所謂暫時性的團隊,即團隊中的所有成員都是被暫時指派來擔任專案的某個工作角色。視實際需要,這些角色可能是全職或半職的。每個成員加入及參與專案的時間是根據其被指派工作的起訖時間(start-finish)及需要時程(duration)而定,只要其被指派的工作完成即可回到其原屬單位或繼續參與其它專案。

     通常,專案團隊的成員大都來自不同功能單位或組織,為了協助專案的進行而被指派來負責某項專業技術或行政支援的工作,因此,專案的運作大都是以跨部門、跨技術領域、及跨組織單位的資源整合及溝通協調為主,和一般以同一功能部門為主的團隊運作有很大的不同。因此,以較嚴謹的看法來定義:「專案是跨部門、跨領域、跨單位組織的暫時性任務或活動。」但若以較廣泛的看法來定義:「專案也可以是任何暫時性的任務或活動,不管專案的成員是來自同單位或不同單位。」

     至於,專案的產出是否是一個獨特的結果呢?那就要看用什麼條件來判別。若以時程的長短、預算的多寡、參與團隊成員的不同、資源需求的差異、品質要求的程度等條件來看,很少有兩個不同專案的產出會完全一樣的。但單純就專案的產出需求規格來看,有時不同專案也會產出相同規格的結果或產品。例如,同一個客戶在不同時間、地點蓋兩棟相同規格的大樓,雖然大樓的設計也許會有一些客製化的差異,但大體而言,兩棟的規格樣式大同小異。

     因此,所謂得獨特性的差別程度其實並不是那樣明顯及重要。而真正強調獨特性的意義是在管理面的考量,因為不同專案在人、事、時、地、物的管理需求上通常是有很大的差異的,就算是最終的產出需求規格是一模一樣。縱使兩個具有同樣產出規格需求的專案,在工作範疇、時程、預算、資源、品質、溝通、風險的控管需求程度上絕對不同,這才是強調專案的獨特性真正意義。

     那麼,要多長的期間才算是暫時性呢?其實重點不是期間多長,重要的是要看這個專案是否有正式成立一個專案團隊,是否有正式被授權啟動。如果以上回答皆是,那麼縱使是一個五天或五年的任務皆可被稱為是專案。長期的專案可能長達5-10年、或更長的時間,例如新藥物的研發專案,從構想到正式上市平均可能要花10-20年的時間。而短的專案,如辦一個年終尾牙的活動,可能只要2-3個月就可以了。

     慣例上,長期的策略型(strategic)專案通常被稱作「投資組合」 (portfolio),而中期的戰術型(tactical)專案通常被稱作「群組專案」(program)。通常,一個「投資組合」可由多個獨立的「群組專案」或「專案」所組成,而一個「群組專案」可由多個獨立的「專案」所組成。同時根據需要,一個大的專案也可以再分割成更小的子專案(sub-project)或階段(phase)。再者,每個子專案(sub-project)或階段(phase)可根據其介面管理及專業分工的需求,來細分為不同的工作分包(work package),然後再分為成更細的任務(task)及活動(activity),以方便工作計劃和控管的需求。

     企業組織中常見的專案包含:新事業投資專案、市場行銷專案、產品研發專案、組織變革專案、問題解決及改善專案、管理系統導入專案、資訊系統發展專案、功能部門臨時的任務等(如圖1.1-1)

圖1.1-1:企業組織中常見的專案

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