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為什麼專案管理訓練課程會規劃不當?

 專案管理人才培訓系列文章 > 4. What-哪些是企業主管必修的核心專案管理培訓課程? 作者:賴志宏 博士   出處:Kris專案管理學院   日期:2011/1/6 

     以我們多年的培訓經驗來看,目前市面上的 專案管理課程,公開訓練幾乎都是為了考試認證所辦的。而企業內訓也大多是根據考試認證的課程架構所規劃的。這些課程的內容和企業主管在實際工作中所需要的職能通常關聯程度不高。

     因此,雖然有一大堆通過考試的證照達人,但卻很少人真正能將從所學應用到真正得實務工作中。但仍然有許多企業的培訓負責人員在規劃課程時偏愛以考試認證的課程為依據。通常他們認為:上了考認證的課程不但有機會拿到證照,而且還可以增加理論知識,至於那些理論知識是否能夠提升受訓者的工作能力那就不清楚了。

     另外一種狀況是「決定課程內容的人和真正要上課的人」在課程的需求定義上不同。理論上,一個企業的主管職的管理課程辦得好不好,最常根據的就是受訓者的課後滿意度調查結果,雖然有時候調查的結果並不能完全反映課程真實的好壞程度,但至少是一個有用的參考根據。從以往的經驗中,我們發現:只要在規劃課程時,受訓者的意見不被仔細諮詢,通常課後的滿意度都不會太高

   

     但問題是,就算真的事前做足了培訓對象需求的調查工作,就真的能保證所規劃的課程內容能符合受訓者的需求嗎?尤其是當負責調查的人員對什麼是 專案管理的功能、什麼是不同主管在專案管理中應扮演的角色和職責、或什麼是主管必要的核心職能一知半解時,如何能夠有效進行問卷調查或面談來獲取受訓者正確的需求資訊呢?
從我們過去的經驗得知,那些不符合主管核心專案管理職能需求的課程,通常有以下的幾個特徵,包含(見圖1):

  • 缺乏適合性 (unsuitable):課程內容和受訓者實際的專案管理工作性質及專案管理能力需求相關性很低,以致造成受訓者缺乏學習的興趣,並對他們的實際的工作助益不大。例如:有些基層主管只需從事一些小型的工作改善任務,卻被要求去學一些和他們實際工作關聯性很低的 專案管理知識和技巧,例如採購合約、品質保證、實獲值分析、投資評估技巧等。而有些需要從事策略專案管理的高階主管,卻去上了一些工作分解及排程的操作技巧。而一些連最基本的工作分解技巧都不熟悉的基層主管,卻去學了複雜的成本估算或風險分析的技巧。

  • 缺乏相容性 (incompatible):課程內容的方法架構與實務專案管理方法架構缺乏一致性的邏輯,以致在實務應用中無法發揮良好的功用。例如:在架構 專案管理課程時,最符合實際工作邏輯的就是根據專案管理生命週期流程,亦即「定義、組織、計畫、執行、控管、結案」。但觀察現有的專案管理培訓課程,由於考證掛帥的情況下,幾乎大家都是根據所謂的九大知識領域的單元來做為課程的架構方式。這種依循傳統功能分工模式所產生的 專案管理邏輯架構,似乎和專案管理強調以跨部門整合模式的邏輯架構不一致。因此當很多受訓者上完了整套冗長又無整合性的課程後,大多不知如何將所學的個別知識單元拼湊來用在真正的工作中。

  • 缺乏完整性 (incomplete):整個課程內容缺乏「軟性與硬性技巧相容」的完整架構組合,以致在實務應用中的效用不佳。例如:一般專案管理訓練大多專注在流程、技巧及工具等硬性技巧的應用,大都無法將它們和管理者花費最多時間要的「領導、組織、用人、決策、溝通」等軟性技巧做有效的連結。造成受訓者經常誤以為只要會用那些流程工具,就可以產生很好的管理效果。但往往卻發現流程工具若沒有軟性的帶人技巧,根本發揮不出效用。

  • 缺乏實用性 (impractical):課程內容太重視複雜的知識理論和技術工具,忽略了最直接、簡單及常用的常識和經驗法則,尤其是和人性有關的道理。通常,在管理科學理,愈簡單的工具通常被認為是最實用的,太複雜的工具往往效用不佳,特別是那些充滿計算公式的作業研究(operations research)方法。當受訓者學了一些看似先進的專案管理技術,例如:估算、排程、成本分析等工具,就以為可以發揮很好的效用。但實際上,用了之後才發現根本不是那回事。

     受訓者對規劃不當的課程最直接的反應就是:缺乏興趣和喪失認同。就算台上的講師多麼賣力演出,試圖引發學員的學習熱忱,也會終究功虧一簣。良好而適切的課程內容是培訓成功最重要的基礎,缺乏這樣的基礎,再好的講師和課程執行控管也是枉然。當然要做到絕對完美的地步是不可能的,但對 專案管理職能訓練而言,課程的規劃必須以「對受訓者的工作實際有用」為最終達成的目標,才會有實質的意義。如果訓練的目的只是為了完成一件工作,而不是達成一個目標,那就是浪費。

 

圖1:規劃不當的專案管理培訓課程特徵

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