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從主管工作來看專案管理職能的需求

 專案管理人才培訓系列文章 > 2. Why-為什麼企業主管需要專案管理職能? 作者:賴志宏 博士   出處:Kris專案管理學院   日期:2011/1/6 

     一般企業大多以功能性(functional)的組織架構來從事不同的服務或生產作業,例如:行銷、業務、人資、財會、採購、品管、設計、工程、生產等,通常各部門單位的主管除了需要具備良好的專業能力外,還需要具備良好的部門管理能力。

     然而,隨著企業持續對創新及改善工作的需求,企業主管們不但要管理部門的例行性(routine)工作外,還要經常負責或參與跨部門的暫時性(temporary)專案工作。例如:產品研發專案、問題的解決專案、或組織變再造專案等(見圖1)。因此主管們也必須具備良好的 專案管理能力,才能有效帶領專案團隊來達成專案的目標。

   

     管理暫時性的專案工作和管理例行性的作業工作之最大不同在於:被管理團隊的特性和其工作方式的差異。基本上,同單位的人員具有較相同的專業背景,並經常在一起工作,因此較容易建立彼此的共識及合作默契,加上部門內通常具有標準作業流程來做為工作執行及控管的依據,因此,在溝通協調及監督控管上較容易。

     相對地,這些暫時性的專案工作通常由臨時編組的專案團隊來執行,而參與專案的團隊成員大多來自不同的功能單位,他們大多具有不同的專業背景,因此較不容易建立彼此的共識及合作默契。

     同時,專案的工作產出大多是獨特的(unique),亦即並非重複性或標準化的工作產出,因此,專案的執行及控管通常沒有固定的標準作業流程可供遵循,這也讓專案團隊的溝通協調及監督控管相對困難許多,有關 專案管理和作業管理的差別,請參考表2的內容。

     從工作需求上來看,不管是何種層級的主管職人員都避免不了要負責或參與專案的工作。雖然主管們通常會具有一定程度的一般管理能力,但在管理跨部門的專案工作時,這些能力顯然是不足的。這也就是為什麼有很多主管被指派來管理專案時,常會發現他們有力有不逮的感覺。

     若是企業主管缺乏專案管理的能力,將使他們在管理專案時,遭遇到各種專案溝通及衝突管理的問題。因此,企業主管們要能夠做好 專案管理的工作,首先就必須要克服傳統的部門溝通障礙,並加強不同專業領域團隊的協調能力,才能讓不同專業背景、不同部門文化、不同工作習慣的專案團隊成員合作無間,並產出良好的專案績效。

     總而言之,專案管理是現代企業主管不可或缺的必要管理職能,不論你是從事行銷業務、市場產品規劃、產品研發、製造生產、人事行政、採購、或資訊管理,若想要晉升「主管職」的人,都應該具備 專案管理的能力。因此建議你應該根據自己實際工作的需要,確認哪些是自己應有的專案管理職能,並透過有效的培訓課程和實際運作來建立良好的專案管理能力。有關如何有效建立不同層級主管的 專案管理能力,將在下面的章節中有更詳細的說明。

圖1:企業主管需經常參與或負責的專案類型

表1:專案管理與一般作業管理的主要差異

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