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專案管理制度導入的主要成功因素

 專案管理制度導入系列文章 > 6. 甚麼是PM制度導入的關鍵成敗因素? 作者:賴志宏 博士   出處:Kris專案管理顧問   日期:2011/1/18 

 

 

     在同一企業組織中,人們面對的問題相同,但對問題發生的原因及需求的認知卻不相同,更不用說是對解決的方法及行動的認同,於是造成彼此在採取解決行動的認知、意願及積極程度也各不相同。所謂的認知包含人們對「問題狀況」及「解決方案」的察覺、瞭解、判斷、決定的能力及態度。基本上,這會受到利害關係人的管理層級、部門單位、專業知識、經驗能力、互動關係,利害考量等的影響。例如:從個別專案的立場來看,基層的專案管理人員,大多較關心技術性或操作性的問題;部門的主管則較關心目標達成及資源效率的問題;而上層主管則較關心策略性及組織性的問題。

 
章節大綱
6.1 專案管理制度導入的主要失敗因素
6.2 專案管理制度導入的主要成功因素

     從「問題解決與決策」的理性思考模式來看,即使大家對的問題有共同的瞭解,也不見得對問題的急迫性及重要性有一致的認知,更不用說對問題解決的需求及方法有一致的認同。因此,一個組織中的所有成員「若沒有共同的問題,就沒有共同的需求及目標、也就不會有共同的解決方案」。套用這個觀念,我們不難理解,若企業組織各階層對專案管理的制度導入問題的定義、原因、及嚴重程度沒有一致的看法,那麼他們就無法定義共同的需求,當然也就無法引起他們的行動意願。

     雖然,從專案管理的定義原理,應用範圍、制度系統、成本代價、及實質效益,我們瞭解專案管理制度的導入是有其必要性,並具有充分的正當性理由。但從專案管理制度實際導入狀況來看,許多企業組織的高層主管卻仍然抱持著觀望及試探的態度。因為,他們擔心:「導入專案管理的制度雖好,但可能會招致組織內部各功能部門的消極配合或反彈,除非他們覺得有實質的必要及意願,否則很難由上而下的去強迫他們來接受及配合。

     然而,當我們問那些功能部門的主管或專案經理是否反對專案管理制度的導入,他們卻說:「並不是我們反對專案管理制度的導入,真正的問題是高層主管們平常就不太主動參與專案進度的檢討及審核工作,就算導入專案管理的制度,寫了一堆專案報告,到頭來高層主管也不會採用。那麼導入專案管理有什麼用呢?反正現在做得好好的,何必浪費時間去製造一堆多餘的表單報告,而影響我們正常工作的進行速度。

     以上的說法到底誰的是正確的呢?從雙方的立場來看,似乎都有道理,但似乎又有些不對。從許多過去的經驗告訴我們:技術面的問題往往不會比組織面的問題對專案失敗影響還大。特別是專案管理制度導入,牽涉到必須改變不同部門的作業流程及組織權限,必然遭遇許多不可預期的障礙及阻力。部門障礙產生的主要原因在於:「自我的保護及恐懼變化」。專案管理制度要求所有部門要依照共同的方法及流程來執行專案,造成很多主管及其下屬的疑慮及恐慌,由其是可能損及個別部門利益的疑慮上。

     而為了消除這些疑慮及恐慌,最又效的就是:「高層主管的公開支持及宣導」。特別要不斷的重申專案管理制度導入對企業組織整體的意義及效益。高層主管的堅定信仰是鼓舞各單位主管願意承諾及付出的最大動力來源,缺乏這項重要的影響因素,專案管理制度導入專案將很難成功。專案管理制度導入成功與否牽涉到環境面,組織面、技術面、管理面等相關因素。雖然,各別專案所面臨的狀況不同,但大致上不脫以下的幾個重要的原因(見圖6.2)。

圖6.2:專案管理制度導入的主要成功因素

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