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專案管理制度導入的主要失敗因素

 專案管理制度導入系列文章 > 6. 甚麼是PM制度導入的關鍵成敗因素? 作者:賴志宏 博士   出處:Kris專案管理顧問   日期:2011/1/18 

 

 

     在專案管理制度導入中,組織中的每個利害關係人都具有一定的影響力,但他們卻不一定會願意負起個人應有的責任,這種狀況通常是因為彼此對問題的衝擊影響、發生原因及解決需求沒有一致的認知和共識。因此,最重要的就是要讓他們形成必要的共識,才能願意接受個人應有的責任,進而才能發揮他們的必要的影響力來促成各種任務的順利達成。若重要利害關係人缺乏對其責任的正確瞭解,將會造成以下的幾個問題:

  • 很難建立正確的需求共識:專案管理制度的導入將有利提升整體組織及個別部門單位的專案管理能力,若重要利害關係人之間缺乏對其應有的責任及影響力的正確認知,將無法使其以積極的態度來尋求對問題及需求的共識,更不用說讓他們有參與及支持的承諾。

  • 很難避免對責任的相互規避:當重要利害關係人之間缺乏對其應負責任的瞭解及認同時,將會產生遇事推諉塞責的現象。以致在執行過程會以旁觀者及批評者的角色自居,而非以參與者及支持者的角色來貢獻其心力及承擔該有的責任。

  • 很難促使組織單位間有效的合作:有效合作的關鍵在彼此對責任的認同,當重要利害關係人不贊同其應有的角色及責任時,當然已不會有真心的承諾及付出,更不會對其他合作的單位提供應有的協助。相同的,也不會善意的態度來回應可能的問題與衝突。

  • 很難規劃有效的溝通策略及方法:由於缺乏對重要利害關係人之間應有的責任及影響力正確的認知,當然無法根據不同關係人的興趣與影響程度,來規劃出有效的溝通方法,以說服及影響他們做出正確的認知、思考、判斷、決策、及行動,以滿足各利害關係人的對專案管理制度導入的興趣及期望。

 
章節大綱
6.1 專案管理制度導入的主要失敗因素
6.2 專案管理制度導入的主要成功因素

     每個利害關係人因其職務的不同,其角色及責任也不同。雖然如此,他們對專案管理制度的成功導入都具有不可或缺的是重要性。例如:如果沒有高層主管的熱情宣示、鼓舞及支持,就算專案管理的制度被建立得多好,在政策及制度的推動上也難以獲得到部門單位的認同和接受;相對地,如果沒有部門單位主管的協助及參與,在制度及方法的實際落實上必定是窒礙難行。同樣地,若缺乏專案委員會及專案贊助者的影響力,許多跨部門的資源整合及溝通協調工作將無法有效進行,更不用說是缺乏有能力的專案負責人及團隊成員,或是缺乏有經驗的外部顧問。

     因此,唯有讓所有重要利害關係人都能認同他們各別的角色及責任,及瞭解他們各別的重要性及影響力,才能讓他們願意真心來參與及支持整個專案管理制度導入的行動。否則,就算大家表面上都好像支持,但行動上卻缺乏實際的作為。如此,就算專案管理制度的導入有再正當的需求及重要性,也只不過是個概念或理想。因為沒有人願意負責的專案,怎會有成功的可能呢?而這正是專案管理制度導入最常遭遇的問題。參考表3.2所列的重要利害關係人主要的興趣和期望,下圖列出專案管理制度導入的主要失敗因素。

圖6.1:專案管理制度導入的主要失敗因素

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