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專案管理制度導入的專案控管方法

 專案管理制度導入系列文章 > 5. How-如何進行PM制度導入的工作 作者:賴志宏 博士   出處:Kris專案管理顧問   日期:2011/1/18 

 

 

     專案管理制度導入的工作,除了那些以專案生命週期來架構的階段與活動項目外,還有一些通常不會列在工作分解圖(WBS)上的例行性活動。這些活動主要是用來處理周期性的工作管理與日常性的行政事務,例如:專案狀況資料的監視、追蹤、收集、分析、審核與處理;專案問題的登錄、評估、解決與管理等;及專案溝通訊息的整理、發布、回饋與處理等。

     進一步的分類,我們可以將這些專案控管活動分成五個類別,包含(見圖5.5):

  • 工作執行控管:從事WBS上所有工作的過程品質及產出品質之控管工作,包含監督、記錄、審查、核准等。

  • 進度控管:從事專案時程、資源、成本的進度及績效控管工作,包含追蹤記錄、差異分析、評估審核與及更正行動等。

  • 問題控管:從事專案議題、變更、風險管理的工作,包含追蹤登錄、分析評估、解決計畫、行動控管等。

  • 溝通控管:從事專案溝通報告、會議管理、資訊管理的工作,包含專案報告製作、會議的召開及管理、訊息發布及回饋、資訊的紀錄及管理等

  • 文件控管:從事專案文件的提交、登錄、審核、傳送、狀態追蹤、版次管理、及存檔管理等。

 
章節大綱
5.1 專案管理制度導入的流程步驟
5.2 專案管理制度導入的組織架構
5.3 專案管理制度導入的工作及時程計劃
5.4 專案管理制度導入的專案控管工作

     以上的控管工作,除了一些重要的查核工作外、大多是周期性的報告活動或日常性的行政工作,雖然這些工作看起來像是雜事(chores),但缺乏他們卻會造成專案進行上時工作秩序的混亂(chaos)。良好的專案控管可以確保專案工作能夠按原來的計畫,如時(time)、如質(quality)、如預算(budget)及如範疇(scope)的被執行及完成。而這些專案控管的實際工作項目內容、流程辦法及負責人員則必須在專案計畫書上被清楚的定義與說明,以做為專案團隊共同遵循的依據。

圖5.5:專案管理制度導入的主要專案控管工作

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