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何謂專案管理系統?

 專案管理制度導入系列文章 > 1. 什麼是企業組織的專案管理制度? 作者:賴志宏 博士   出處:Kris專案管理顧問   日期:2011/1/18 

 

 

專案管理系統的構成要素

     專案管理系統是企業組織在專案管理運作的架構和功能。基本上,它是由的「策略」、「組織」、「流程」、「工具」、及「人才」等五個大子系統所組合而成,其摘要說明如下(如圖1.2):

 
章節大綱
1.1 什麼是專案管理制度?
1.2 什麼是專案管理系統?
1.3 什麼是組織專案管理能力成熟度發展模式?
  • 策略 (Strategy):位於金字塔的頂端,有關企業存在的意義、價值、願景及目標。用以決定“做有意義及對的事”,是專案需求的最初來源。包含專案管理價值信念、專案管理策略需求、與專案管理政策方針等。

  • 組織 (Organization):用以確保企業的專案管理系統之正常運作及發展,建立專門的部門機制來有效建置、推展、維護、發展企業之專案管理系統。包含專案管理之組織架構、角色責任、專案管理組織能力發展等。

  • 流程 (Process):整合企業專案管理的最佳流程及方法,用以協助專案在提案、起始、計劃、控管、執行及結案,各階段中的有效執行,包含所有專案管理流程架構、方法技術、作業規範、文件表單等。按照組織的管理階層分類,組織的專案管理流程包含投資組合管理流程(portfolio management processes)、群組專案管理流程(program management processes)、及專案管理流程(project management processes)等三種。

  • 工具 (Tool):應用專案管理必要的設備環境、軟體工具、資訊系統等,用以協助專案管理在技術操作、溝通、資訊管理的有效的進行。

  • 人才 (People):為金字塔模型的基石,亦為專案管理的核心能量及動力來源。所有的一切判斷、決策及行動皆操之在“人”的手上。從構想有意義的策略、確認正確的範圍目標、規劃有效的流程方法、到選擇合適的專案團隊成員,皆是人的影響結果。包含專案管理人才教育訓練、專案管理人員績效及能力評核、專案管理人力資源需求規劃、獲得與管理等。

     以下的五大子系統是企業組織發展專案管理系統的五大基石,缺一不可。若無法定義明確的策略,則無法架構有效的組織,也因此無法規劃正確的流程及工具,進而無法發展有用的人才。專案管理系統的發展是必須是五個子系統同步展開,由簡單的運作開始實施,漸漸地發展成更進步的系統。

專案管理系統的作用功能

     由於專案管理系統的五個子系統及構成要素間的互相關聯及作用,共產生的以下五個主要的功能(圖1.3),包含:

  1. 策略需求管理
    根據組織的經營環境及策略需求,規劃專案管理的策略需求、目標、與政策方針,並持續監視及控管組織專案管理系統的運作績效及成果,以做為專案管理系統功能持續改善的依據。

  2. 管理組織與責任
    根據專案管理的策略需求,規劃符合需求的專案管理組織架構及角色責任。並清楚地載明所有專案管理人員應有的承諾。及持續改善專案管理組織的功能,以確保其運作的最佳效率。

  3. 資源管理與發展
    專案管理的主要資源為包含人員與工具兩項。人員管理與發展主要包含專案管理人才教育訓練、專案管理人員績效及能力評核、專案管理人力資源需求規劃、獲得與管理等。工具管理與發展主要包含專案管理設備環境、軟體工具、資訊系統的需求確認、規劃、建置、運用、維護及改善等。

  4. 專案管理流程
    根據組織專案的性質及規模來制定專案管理流程方法及作業規範,以做為專案管理執行的指導說明。而隨著組織在專案管理能力的不斷進步,專案管理的作流程方法也需隨之改善。例如:從單一專案品質與時間的管理,進步到單一專案的目標、需求、時間、成本、資源、議題、變更、風險、組態的管理;或從最初的單一專案管理,進步到群組專案管理及投資組合管理。

  5. 持續稽核與改善
    持續量測及分析專案管理的績效成果,並評估必要的更正行動。據此來改善專案管理的組織責任、流程方法、設備工具及人員能力等。

     這些功能最主要的用途目的有二個,包含:

  • 成功產出專案的目標
    藉由建立有效的專案管理組織團隊、資源設備、流程方法、技術工具等,將內外部顧客的專案需求轉化成預期的目標。專案的目標包含專案的績效目標及預期效益,所謂的績效目標是專案完成時必須達成的範疇、時間、品質、預算等目標。所謂的預期效益是專案完成後所產生的有形利潤或無形的好處。例如,新產品研發專案的預期效益就是要增加市場的競爭力,來獲得更好的銷售業績和利潤。而根據而管理階層的區別,專案管理的可分為組合投資管理、群組專案管理及個別專案管理等三大管理需求功能。

  • 維持組織專案管理運作的最佳效能
    藉由定期監視、量測及分析組織內外環境的需求及專案的績效成果,制定組織及員工專案管理能力的需求,並持續改善專案管理系統的功能,以維持組織專案管理運作的最佳效能。例如,持續調整專案管理系統運作負責的功能組織,並有效地發展專案管理的資源及流程,以確保系統的持續有效運作,這些資源包含人才、設備、工具等。

圖1.2:專案管理的系統架構及組成要素

圖1.3:專案管理系統的作用功能

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