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什麼是專案管理制度?

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 專案管理制度導入系列文章 > 1. 什麼是企業組織的專案管理制度? 作者:賴志宏 博士   出處:Kris專案管理顧問   日期:2011/1/18 

 

  「當組織成員透過體制化的過程而建立共同的承諾與行為模式時,可帶給組織成員的團結與穩定。但相對的,體制化的組織也可能讓每一個體的思考變得狹隘及僵化。自由與混亂或秩序與僵化,端視組織的制度如何設計與持續改善。」  
章節大綱
1.1 什麼是專案管理制度?
1.2 什麼是專案管理系統?
1.3 什麼是組織專案管理能力成熟度發展模式?

何謂制度?    

     「制度(Institution) 是一系列規則構成的制約體系,用以規範、約束、指導特定社會團體內組成分子的價值及互動行為,使呈現有秩序的狀態。廣義的制度涵蓋正式及非正式的約束。非正式的約束通常指人們在長期的互動關係中無意識地形成的價值觀念、意識形態、倫理規範、道德觀念、及風俗習慣等。這些非正式約束並無強制性的效力,但卻有相當大的影響力或約制力。狹義的制度意指正式約束,是人們有意識創造的強制性規則,用以約束社會組織的行為模式。

     「制度(Institution) 是一系列規則構成的制約體系,用以規範、約束、指導特定社會團體內組成分子的價值及互動行為,使呈現有秩序的狀態。」廣義的制度涵蓋正式及非正式的約束。非正式的約束通常指人們在長期的互動關係中無意識地形成的價值觀念、意識形態、倫理規範、道德觀念、及風俗習慣等。這些非正式約束並無強制性的效力,但卻有相當大的影響力或約制力。狹義的制度意指正式約束,是人們有意識創造的強制性規則,用以約束社會組織的行為模式。

     對企業組織而言,為了要讓整個組織集體的行動效率達到最大化,必須建立正式與非正式的約束規則。非正式的約束可以透過企業高層的願景、價值及使命等來形成組織的文化及氣氛(climate),以影響員工的心理認知模式,例如:知覺、感受、及判斷等。進而使員工的價值、觀念、態度及行為符合組織的期望。正式的約束可以透過公司的政策方針、組織章程、員工守則、及各種規範辦法等來指導或規定員工作事方法及行為模式。

     當然,組織成員透過體制化的過程而建立共同的承諾與行為模式時,可帶給組織成員的穩定秩序與合作效率。但相對的,體制化的組織也可能讓每一個體的思考及行動變得狹隘及僵化。再者,人性本質就是:「以自身利益的最大化為考量」。因此,當個人的利益與組織的制度互相矛盾與衝突時,制度的基本價值及制約規則將遭受考驗及挑戰,進而可能造成制度的崩潰。

     因此,從自然演化的角度來看,任何制度都需要被不斷地調整,以適應環境變化所帶來的新問題及新需求。所謂:「制度是死的,人是活的。」制度固然會使企業組織的組成份子間有法有效分工合作,但僵化的制度將扼殺他們的創意及熱情。唯有在上位者隨時體察制度成立真正的意義及需求,並勇敢的檢討及變革,如此才會活化制度存在的價值及效用。

何謂專案管理制度?

     「專案管理制度」為企業組織規定其「專案管理系統」運作之共同遵守「價值信念」、「行動準則」及「作業規範」,用以指導(guide)、調控(regulate)或制約(restrict)所有負責及參與專案管理人員的規定與條約。所有專案管理制度的內容記載於「專案管理手冊」(參考4.1),以做為企業組織所有人員從事專案管理相關作業的正式指導文件。相關項目的定義如下:

  • 價值信念」是指:企業組織對專案管理制度存在的認知價值及信奉理念。它和公司的使命與價值有一致性的關聯,通常是由企業的高層來定義及闡述,以作為專案管理制度存在正當性理由的主要法源依據。若缺乏明確的價值信念,專案管理制度的導入及發展將無法獲得高層主管的承諾與各部門單位的支持。

  • 行動準則」是指:在行為及決策上必須遵守的政策、原則及規定。其目的在指導所有負責及參與專案管理工作的人員,如何做出正確的思考、正確的決策及正當的行為。行動準則將抽象的價值理念具體化,使個人及團隊的外顯行為展現出符合價值理念所期望的內涵意義。

  • 作業規範」是指:將企業組織專案管理系統實際運作的組織責任、方法架構、流程步驟、技術工具、及文件表單,以標準作業流程書、程序書及工作說明書來予以詳細規定。其用途在將符合企業組織實際需求的專案管理系統運作原理及方法,予以具體地標準化及書面化,以提升專案管理系統的運作效率。

     在此要特別說明的是,專案管理制度在專業名詞中有兩種不同的講法,包含「專案管理流程架構-project management framework」或「專案管理方法論-project management methodology」。基本上,這兩種講法似乎都無法貼切的描述專案管理制度的內容和功能。首先,「專案管理流程架構」和「專案管理方法論」兩者名稱雖然不同,但在內涵卻是一樣的,主要都是專注於說明專案管理的流程架構。而專案管理制度卻是包含整個專案管理系統的五個子系統之作業規範。因此,嚴格說來,專案管理制度在英文中並無相對適切的翻譯,唯一最可能的說法就是:「制度化的專案管理系統-institutionalized project management system」。但在國際上最常用的專有名詞還是「專案管理方法論-project management methodology」,雖然它的實際內涵和意義並非如中文般的貼切。

圖1.1:專案管理制度的範疇

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